会議の時間短縮の方法
2023.03.25
会議の問題点とは？
会議によく見られる問題点を挙げて、なぜ会議が無駄な時間になってしまうかについて解説します。
会議時間が長引く原因を知ることで、短縮に向けた改善ができますし、無駄な会議の理由がわかれば、このような会議を削減できるかもしれません。
意見が出ない
業務の時間を割いて会議に出席しても、一部の参加者が意見を言って、他の人からの意見が出ないということがよくあるようです。
会議は議論をする場なので、意見が出なければ開催する意味がなく、無駄な時間となってしまいます。
また、発言したくても発言しづらい雰囲気だったり、すでに結論が決まっていて意見する余地がなかったりすることもあります。
定例会議など開催することが目的の会議
会議が無駄である
会議自体が無駄だと感じている人も多いようです。
自分の業務とは直接関係がない会議も、無駄に感じられることが多いようです。
自分に関わる部分が少ないのに、最初から最後まで参加はしないといけないような会議では必要以上に時間を取られてしまいます。
例えば、報告するだけの会議なら、メールなどで連絡すればいいでしょう。
出席するためにスケジュールを合わせているにもかかわらず、中身のない会議は業務の効率化という意味でも避けたいものです。
会議の時間が長い
目的がわからないまま会議がだらだらと長引くことも、よくある問題です。
業務が忙しい時期に、長時間の会議は参加者のストレスになります。
また、主催者が事前準備を十分に行っていなかったために、会議が始まってから出席者が待たされるケースもあります。
出席者は待っている間、無駄な時間を過ごさなければなりません。
遅れて始まった分、会議が終わる時間も遅くなってしまいます。
会議を効率化するための対策とは？
無駄な時間を過ごさないためにも、回数を減らしたり時間を短縮したりと、会議を効率化する必要があります。
会議を効率化するために、どのような対策が必要なのかについて、解説します。
会議の目的を明確にする
会議をする場合は、会議の目的を明確にすることが大切です。
目的が決まっていると、会議中に何を話し合えばいいのかはっきりします。
また、目的が達成できたら、会議を早々に切り上げれます。
そのためには、主催者があらかじめ会議の目的を伝えておくといいでしょう。
議題や資料を事前に共有する
会議開始後に議題を伝えたり、資料を配布したりするのは時間の無駄になるので、事前に参加者に議題を伝え、資料を渡して、情報共有しておくといいでしょう。
参加者が、事前に議題や資料を把握していれば、会議中に話し合うべき内容や伝えるべき意見を考えておくことができます。
会議の目的以外の話題を出さない
会議の目的が逸れてしまうと、終了時間になっても、会議が終わらなくなってしまいます。
主催者は、話題が目的から逸れたら、別の機会に話し合うようにし、決まっていた会議の内容について、議論し検討するようにしなければいけません。
そのためには、会議の進行予定時刻を記載した書類を作成し、進行に遅れがないかどうかをチェックした方がいいでしょう。
会議の進行役を設定する
会議のメンバーを厳選する
大人数の会議では、発言をする機会がないまま終わってしまう人もいます。
また、一部の人だけが意見を言うような会議なら、それ以外の人は参加する必要がありません。
そういったことから、会議の参加者を決める時は、意見が出やすい人数で調整するのがいいでしょう。
まとめ
会議を効率化するには、事前の準備をしっかりすることが大切です。
また、会議の準備や進行をスムーズにするために、司会を決めたり、ツールや設備を整える必要もあります。
会議中に手間取ってしまうと、参加者の時間を無駄にしてしまうからです。
会議の無駄を省くことは、生産性の向上やコスト削減にもつながりますので、社内で会議のあり方を見直してみましょう。
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