スマートワークという言葉をよく耳にするようになりました。

ですが、スマートワークとはどのようなものなのかよく分からないという方は、少なくはありません。

今回は、スマートワークのメリットや課題について、解説します。

スマートワークとは、ICT（情報通信技術）を活用したワークスタイルのことで、テレワークと同じような意味合いで使用されるケースが多く見受けられます。

スマートワークは、生産性の向上を目的としており、ICTを活用して、オフィスに出勤しないで仕事をしたり、IoT（モノのインターネット）を通じて、従業員が手動でしていた業務を自動化するといった取り組みが、例として挙げられます。

スマートワークが生まれた背景には、少子高齢化による労働力不足、育児・介護にともなう雇用維持の難しさ、長時間労働といった社会問題が背景にあります。

これらの問題は、すぐに解決すべき問題であり、その解決策の手段としてスマートワークが活用されているのです。

時短勤務とは、育児や介護をしている人が、仕事とプライベートの両立ができるように、1日の労働時間を通常の7時間よりも1～2時間ほど短縮する働き方のことです。

時短勤務とスマートワークは、家庭の事情でフルタイムでは働けない人の雇用維持や多様な働き方を可能にするという共通のメリットがありますが、本来の目的は異なります。

スマートワークの本質は、労働生産性を向上することですので、労働時間が短縮されることはありますが、働く時間を短くするだけの時短勤務はスマートワークには該当しません。

スマートワークを実現する働き方は、いくつかの種類がありますので、見てみましょう。

テレワークは、ICTを利用することで、時間や場所にとらわれずに働くというスマートワークを象徴する働き方です。

テレワークは、自宅で仕事をする在宅勤務をはじめ、営業担当者が、移動中の乗り物・カフェなどで仕事をするモバイルワーク、コワーキングスペースやサテライトオフィスといったオフィスで働くサードプレイスオフィス勤務があります。

テレワークのメリットは、育児や介護で出社できない従業員の離職を防ぐ効果、通勤時間の削減、満員電車のストレスからの解放などがあります。

フレックスタイム制は、決められた労働時間の範囲内で、従業員が始業・終業時間を決められる勤務形態のことです。

ほとんどの企業が、フレックスタイム制については、1日のうち必ず出勤していなければならないコアタイムを設けています。

ですが、コアタイムを設けないスーパーフレックスタイム制を導入している企業も徐々に増えてきています。

フレックスタイム制を活用すると、満員電車に乗らずに出社や退社ができるので、余計な体力を消耗しなくて済みます。

通勤時間に、読書や勉強をすることもできるでしょう。

自由に仕事のスケジュールを管理できるので、仕事とプライベートのバランスが取りやすいです。

ワーケーションとは、ワークとバケーションを組み合わせた造語で、休暇先で仕事をすることを指します

テレワークとの違いは、旅行がメインで、休暇を楽しみつつ仕事をするという点です。

ワーケーションのメリットは、有給休暇取得率の向上や従業員の心身の健康促進が期待できることです。

従業員のワークライフバランスを推進する上で、有効に働くだけでなく、自由な働き方を採用している企業として、企業ブランド力の向上にもつながります。

スマートワークは、従業員だけでなく、企業にとってもメリットがあります。

どんなメリットがあるか解説します。

働く時間と場所がオフィス以外でも可能になると、プライベートの時間も確保しやすくなります。

家族と過ごす時間や趣味を楽しむ時間が増えれば、心身もリフレッシュされ、仕事にも積極的に取り組めるようになります。

さらに、通勤時間を仕事の時間に振り分けるなど、時間を有効活用することも可能です。

それは、企業の生産性の向上につながります。

テレワークでは、上司や同僚から話しかけられたり、電話に出なければいけないなど、仕事の手を止めることがないので、集中して業務に取り組めるようになります。

従業員にとって働きやすい環境を整備すれば、優秀な人材が集まってくるので、貴重な労働力を得て、さらなる会社の発展につなげることができるようになります。

また、育児や介護により、働けない優秀な人材に対して、雇用創出ができますので、社会的にも大きな意義があります。

スマートワークは、通勤時間や交通費、オフィス賃料を削減したり、通勤ストレスを軽減させるものなので、業務に付随する費用や時間、精神的コストを節約できる働き方であるといえます。

従業員の希望に合う働き方ができることで、ワークライフバランスを最適化できるようになります。

従業員はプライベートを充実させることができ、家族や友人との時間も確保しやすくなります。

また、仕事の不満やストレスを溜めないことは、離職率の軽減にもつながります。

早期退職や優秀な人材の流出も防止できれば、企業にとって大きなメリットとなります。

スマートワークを導入することで、多くのメリットが生じることを解説しましたが、注意すべきポイントがありますので、それを見てみましょう。

スマートワーク推進のためにテレワークを導入する場合、情報漏えいリスクや不正アクセスへの対策が必要となります。

デバイスの持ち出しやデータの取り扱いについて、セキュリティガイドラインを策定し、従業員に遵守させるようにしましょう。

また、重要な社内情報には、閲覧できる人を限定することによって、アクセス制限をかけたり、情報データにパスワードを設定するという対策も不可欠です。

テレワークにより自宅などオフィス以外で働くことになった場合、上司が部下の働いている様子を見ることができなくなります。

そのため、従来のように、業務のプロセスや勤務態度といった評価をすることができない可能性があります。

新たな評価方法を考え、テレワークでも公平な評価ができるようにならなければいけません。

部下の仕事の様子を確認できないので、仕事の過程の評価を適切にすることはできないので、成果主義の評価に変わるでしょう。

上司が成果をきちんと評価すれば、従業員のモチベーションも下がらず、生産性向上につながります。

ですが、数値や成果を明確にする必要があるので、その基準を策定することが重要になってきます。

スマートワークの効果を最大限に発揮するためには、以下のポイントに注意して、働き方の環境を整えることが大切です。

どんな対策をすればいいのか見てみましょう。

スマートワークが導入されると、従業員の働いている姿が見えないので、業務管理と労働管理に対応できるように対策をしましょう。

労働時間などのルールをしっかりと定め、従業員に遵守させる取り組みも大事です。

企業がテレワーク制度だけを設けて、仕事の環境を従業員に整備させないように注意しましょう。

テレワークをしていても、従業員が個人で使っているデバイスを仕事に使わせるのではなく、会社が、業務に必要なパソコンやスマートフォン、タブレットなどを支給しなければいけません。

マウスやキーボード、ポケットWi-Fiなどの周辺機器も貸与し、いつどこで従業員が仕事をしても、従業員間で環境格差が生じないようにしましょう。

従業員が仕事を快適にできるよう、デバイスの貸与などをおこなうことに加え、各従業員がアクセスするシステムの準備をしましょう。当然、この基盤システムは企業側が負担し、運用することになります。

テレワークを導入し、自宅などから業務をする場合、業務効率化を実現させるために円滑なコミュニケーションが不可欠です。

Web会議システムやチャットツールの導入をするといいでしょう。

さらに、ペーパーレス化を実現し、業務をデジタル化することも検討する必要があります。

書類が、社外からも閲覧可能になるので、従業員間で情報が共有できます。

今回は、スマートワークについて解説しました。

労働人口がますます減少していく時代に、企業が業績の向上を図るには、多様な人材が多様な働き方をできる環境整備は必須と言えるでしょう。

スマートワークを導入すると、従業員が仕事とプライベートのバランスを保ちながら、生産性を高めていけます。

自社にあったスマートワークを検討してみてはいかがでしょうか。

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