FAXはいるのか？いらないのか？メリットやデメリットについて解説
2023.04.01
多くの企業でデジタル化が進められており、業務フローやビジネスツールが見直されています。
ですが、FAXを使用している企業は意外と多く、疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。
今回は、FAXのメリットやデメリットなどについて解説します。
FAXがなくならない理由とは？
ペーパーレスやデジタル化が推奨されていますが、FAXを使い続けている企業はたくさんあります。
FAX注文が、なくならない理由について解説します。
業務の見直しが必要となる
FAXを廃止するには、FAXに代わる別のデバイスや手段を用意する必要があります。
FAXを中心に業務を行ってきた企業では、業務フロー・業務内容・使用するツール見直さなければならず、時間・労力・大きなコストがかかってしまうので、FAXを廃止できずに使い続けています。
取引先の意向
取引先がFAXを使用している場合、自社がFAXを廃止したいと望んでも廃止するのは難しいでしょう。
FAXの代替機器を使用する場合、取引先の理解を得られないと、FAXの使用を継続するしかありません。
取引先との今後の関係を維持するために、自社の要望をあまり強く言わない方がいいという事情もあります。
取引先との兼ね合いにより、FAX廃止の実現が難しい企業は少なくありません。
FAXに代わるシステムを導入する必要がある
FAXを廃止するには、FAXに代わるシステムを導入する必要がありますが、システム導入や維持管理、運用には大きなコストがかかります。
システムの導入や運用にかかるコストの方が上回っている場合は、費用対効果が得られないこともあります。
ITリテラシーの不足
経営陣にITリテラシーが不足していて、FAXが廃止されないケースがよくあります。
デジタルツールの利便性や効率性についての知識がなければ、FAXを使い続けるデメリットに気付くことができないのです。
古い体質の企業や変化を嫌う企業では、その傾向が顕著に見られます。
FAXのデメリットとは？
FAX廃止の原因には、FAXのデメリットが大きく影響しています。
送信ミス
返信が遅い
コストがかかる
FAXの代替手段とは？
1.インターネットFAX
2.ビジネスチャット
3.データ共有サービス
インターネット上でファイルのやりとりや共有がおこなえるので、FAX送付の必要性はなくなります。
FAX注文を廃止するメリットとは？
ここでは、FAXを廃止することによって得られるメリットについて解説します。
業務の効率化
FAXは、上記のデジタルツールと比較すると、業務効率が悪いというデメリットがあります。
確認・入力・管理に手間がかかり、レスポンスも早くありません。
FAXを廃止してデジタルツールに代替すれば、大部分の業務を自動化して、迅速な処理を行うことが可能です。
業務がデジタル化されることで、FAXのために離席する必要がなくなり、デバイス上で業務を完結することもできます。
業務の効率化をしたいのであれば、FAXを廃止するメリットは大きいでしょう。
入力作業や入力ミスの削減
FAXは、人の手で行われる作業が多いため、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生します。
FAXを廃止して、デジタルツールへ代替すると、確認作業や入力作業が低減されるので、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
このようにミスによるトラブルを防ぎ、業務の正確性を高められることも、FAXを廃止する大きなメリットです。
まとめ
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