「遅い時間にビジネスメールを送ってもいいのだろうか」と疑問を抱えている方もいるのではないでしょうか。

取引先や社内の人と連絡を取るのにメールを使用する人は多いですが、メールは24時間いつでも送ってもいいというわけではありません。

メールの送信時間によっては非常識と捉えられたり、相手のプライベート時間に返信の対応をさせてしまったりする可能性があります。

今回は、遅い時間にメール送信してはいけない理由やどうしても送らないといけない場合のメール作成のポイントを解説します。

メールを送る際は、相手の営業時間と営業日を気遣い、就業時間内に送信するのがマナーです。

送信時間は、始業直後から午前中の早い時間帯がいいでしょう。

人によって、メールを確認するタイミングは異なりますが、午前中にメールを送信しておけば当日中に読んでもらえる可能性が高く、受け取った相手の都合の良いタイミングで返信できるからです。

夜中にメールを送る必要がある場合には、夜9時までに終わらせることを推奨します。

また、休日にビジネスメールを送ったり、相手が有給休暇や特別休暇を取得するとわかっているのであれば、その期間中はメールを送らないようにしましょう。

お互いが勤務している状態である時間帯や期間に送信することを意識することが求められます。

なぜ深夜にビジネスメールを送信するのを控えた方がいいのでしょうか。

深夜に仕事のメールを送ることは、相手に迷惑をかけるだけでなく、自社にとってもデメリットとなる可能性があります。

夜にビジネスメールを送信すると、相手に無理強いをさせてしまう可能性があります。

緊急性がないにもかかわらず、事務作業の依頼をしたり、急ぎでない報告をすると、営業時間外の夜に相手に仕事をさせてしまいます。

ビジネスメールの送信者が、相手に仕事をさせる気がなくても、メールの受信者は不快感を感じるかもしれません。

就業時間帯以外に仕事をさせないためにも、夜にビジネスメールを送信するのは控えるようにしましょう。

夜にビジネスメールを送信するのは、相手に迷惑をかけるだけでなく、自社の業務状況に疑問を持たれてしまいます。

働き方改革やコンプライアンスが重視されて、就業時間以外の業務を禁止している企業が多くあります。

働き方への意識が変わっているにもかかわらず、夜にビジネスメールを送ると、相手に、働き方改革やコンプライアンスが重視していない会社と思われてしまい、自社の信頼を落とすことになってしまいます。

夜にメールを送ることは、ビジネスマナー違反であるため、夜にメールを送るのを控えるべきです。

ビジネスメールもマナーに則って送信することが、社会人として大切です。

従業員個人の評判だけでなく、企業全体がマナー違反であると見なされてしまうため、注意しましょう。

緊急時や、相手が返信を急いでいる場合、締切日なのに就業時間内には間に合わないなど、仕事の都合上どうしても就業時間外にメールを送らなければならない場合もあるでしょう。

そのようなときは、以下のことに注意して、メールを送信しましょう。

深夜などに仕事をしていて、やむを得ずビジネスメールを送る場合、メール文の冒頭にお詫びや気遣いの文言を入れましょう。

・夜分遅く（早朝、休日）に失礼いたします

・夜分遅く（早朝、休日）に申し訳ございません

・業務時間外（就業時間外）に失礼いたします

・業務時間外（就業時間外）に申し訳ございません

夜分遅くの時間が何時から何時までを指すのかについては、諸説あります。

19時や20時などで「夜分遅くに」という言葉に違和感があるときは「業務時間外に」とするのがいいでしょう。

就業時間外にメールを送る際は、お詫びと併せて理由も添えましょう。

「ご依頼頂いていました提案書について、お送りいたします。」という文面を深夜に送ったとすると、相手は、なぜこの時間に送るのかと疑念を持つでしょう。

「提案書に対するコメントをすぐにほしいのか」と相手は焦ってしまうかもしれません。

相手に失礼だと思わせないようするために、「提案書がさきほど完成し、早めにご報告させて頂きたく、失礼ながら、深夜の時間帯にお送り致しました」と理由を加えるようにしましょう。

緊急性があるメールを送る場合、そのことを伝えなければいけません。

至急書類を確認してほしい場合や、トラブルのためすぐに確認してほしい場合など、やむを得ず深夜にメールを送ることがあります。

受信者が緊急性が高いことを理解すれば、遅い時間でも対応をしやすくなるでしょう。

ですが、緊急性が高い場合、メールでなく、他の手段を使った方がいいのかについて考える必要があります。

送信者と受信者に時差がある場合、送信者のローカルタイムをメールに書くのもおすすめです。

時差があるので、日本時間の夜中にメールを送信するのは仕方がありませんが、できるだけ相手の環境を意識してみましょう。

新規取引先には、時差があることを付け加えてみましょう。

「明日の午前中に確認してほしいが、午前中に会議があって、メールを送るのを忘れてしまいそう」、「明日は時間がないので、今メールを送りたい」といった場合など、急ぎではないメールは、送信予約機能を活用するのをおすすめします。

送信予約は、設定した時刻になると自動的にメールが送信されます。

業務時間内に設定しておくと、送信忘れを防げます。

メールは、いつでもどこでも、送信や確認ができて便利ですが、送信時間によっては相手に負担をかけてしまいます。

ビジネスメールを深夜に送信することは、ビジネス的にマナー違反とされており、相手との関係によくない影響を与える可能性があります。

ですが、夜中にメールを送る必要がある場合、お詫びをメール文に加えたり、理由を添えたりして、相手に配慮することが大切です。

自分自身や自社の印象を悪くしないためにも、ビジネスメールは就業時間内に送信するようにしましょう。