打ち合わせの依頼メールは、プロジェクトのスムーズな運営に欠かせません。

では、打ち合わせの依頼メールを書く際には、どのような部分に気をつければよいのでしょうか。

今回は、打ち合わせの依頼メールの書き方のポイントなどを解説します。

簡素な返信をしてもらい、お互いに気持ちよく仕事を進めましょう。

打ち合わせ依頼メールとは、実施予定の打ち合わせに関する情報を、関係者に伝えて、日程調整するためのメールです。

打ち合わせを依頼する側として、情報を過不足なく伝えて、相手に都合のいい日程を返信してもらうことが大切です。

社内と社外のどちらに送るかで内容は異なりますが、メールのやりとりが何往復にもならないように工夫して作成する必要があります。

打ち合わせ依頼メールを作成する際のポイントについて見てみましょう。

毎日メールをたくさん受信するビジネスマンは多いため、件名を見て何のメールかわからないと、メールの開封が後回しにされてしまうことがあります。

いつの打ち合わせのことで、してほしいことを件名に書けば、相手にメールを早くチェックしてもらえる可能性が高くなります。

「〇月　〇〇に関する打ち合わせ　日程のご相談」という件名にすれば、メールの内容が簡潔に伝わります。

社内の依頼メールには、部署名、役職、氏名、敬称の順番で宛名を書きます。

一方、社外のメールには、会社名、部署名、役職、氏名、敬称の順番で宛名を書きます。

社内外に関係なく、複数の受信者に同時にメールを送信する場合、役職の高い順番に宛名を書いたほうが丁寧な印象を与えるでしょう。

また、〇〇部長様のように役職に敬称をつける書き方は、役職に敬称の意味合いがあり、よくないとされているため、部長　〇〇様、〇〇部長のどちらかを使うようにしましょう。

従業員間のメールであっても、「お疲れ様です」「よろしくお願いいたします」といった定型句といわれるような文言を挿入する必要があります。

社外へのメールは、丁寧な言葉遣いが求められ、メールの冒頭に定型的な挨拶文を使います。

メールの最後に、「お手数をおかけしますが、ご回答いただきますようお願い申し上げます」というように、相手への気遣いを示すことが重要です。

打ち合わせ依頼メールの本文は、簡潔にまとめましょう。

打ち合わせの目的と内容、場所、持ち物、日程を箇条書きにするといいでしょう。

社内メール・社外メールに関係なく、文末に、署名（会社名や部署、名前、連絡先）を書きましょう。

書いてあると、丁寧なだけでなく、打ち合わせに関する質問を電話でしたいときに、連絡先を確認しやすいからです。

打ち合わせ依頼メール文は、3つに分けて構成されるのがいいでしょう。

1.序文
2.本文
3.結びの言葉

序文については、何のためのメールであるのかをしっかりと明記するようにしましょう。

本文には、打ち合わせの日時・場所・持ち物・打ち合わせ内容を書きます。

打ち合わせ日時については、相手のスケジュールがわからないため、候補日程を3つあげて、相手に選んでもらいましょう。

最後の結びは、簡潔に記す方がいいです。

「お忙しいところを誠に恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。」といった簡素なものがいいでしょう。

【件名】
○○の打ち合わせの件

【本文】
○○株式会社
営業部　鈴木翔太様

いつもお世話になっております。

株式会社○○○の山田でございます。

先日は、お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

早速ではございますが、先日お話いただいた○○の件について打ち合わせをお願いしたく存じます。

つきましては、下記の日程でご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。

１.○月○日（○）○時～
２.○月○日（○）○時～
３.○月○日（○）○時～

貴社にお伺いしての打ち合わせを想定しております。

上記以外の日程や場所でも調整できますので、ご指定があればご連絡ください。

以上、お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。

依頼メールに用いる敬語は謙譲語です。

尊敬語は相手を高めて敬う気持ちを表し、謙譲語はへりくだった言い方で相手への敬意を表します。

「行く」は「伺う」、「もらう」は「いただく」といった使い方に注意しましょう。

自分の存在を相手よりも上に置くような言葉使いになることは、NGです。

また、ポイントを明確にすることも大切です。

時間、日時、場所だけでなく、場所に関して不安があるのであれば、地図を用意しておくといいでしょう。

相手の返信に質問がなければ、依頼メールとしては十分です。

打ち合わせ依頼メールは適切に送らなければ、やりとりの回数が増え、さまざまな悪影響を及ぼしかねません。

受信者がNGと思う打ち合わせ依頼メールはどのようなものなのか見てみましょう。

打ち合わせにあたって、必要事項が書かれていないと、相手は質問しなければいけなくなります。

やりとりの回数が増えると、業務効率が低下するため、5W2Hを意識してメールを作成しましょう。

• Why（なぜ）
• Who（誰が）
• What（何を）
• When（いつまでに）
• Where（どこで）
• How many／How much（どのくらい）
• How（どのように）

5W2Hは、打ち合わせ依頼メールだけでなく、情報伝達には意識しておきたい基本です。

適切な言葉遣いができているかどうかは、重要です。

親密さをアピールしてカジュアルな言い回しを使ったり、命令口調になっているなど、相手にあった適切な言葉使いをしないと。相手が不快感を感じてしまうでしょう。

相手と自分の都合を調整して、日程を調整しますが、打ち合わせ依頼メールは自分の都合を押し付けるのではなく、相手の都合に合わせることが基本になります。

候補日の提案をして、「どの日程もご都合の悪い場合は、ご遠慮なくご都合をお知らせくださいませ」という相手を気遣う文言が必要になります。

打ち合わせ依頼メールの内容や、やり取りのしかたを工夫すると、相手とのコミュニケーションが変わります。

簡潔でわかりやすい文面を意識して、メールを作成しましょう。