コミュニケーションとは、ある人から、ある人へ情報が伝えられることを指します。

ソフトスキル、対人関係スキルと呼ばれることもあります。

コミュニケーションにはさまざまな方法がありますが、どのコミュニケーションも、情報を共有するという重要な役割を果たしています。

今回は、さまざまな種類のコミュニケーションについて解説し、スキルアップの秘訣をご紹介します。

私たちがお互いに情報を共有するには、いくつかの方法があります。

例えば、会議をする際には、口頭でのコミュニケーションを使います。

求人に応募したり、メールを送信する時には、文面によるコミュニケーションをします。

では、どんなコミュニケーション方法があるのか、見てみましょう。

口頭でのコミュニケーションとは、言葉を使って、会話や手話で情報を伝達することを指します。

最も一般的なコミュニケーションで、プレゼンテーションやWeb会議、電話などでよく使用されます。

口頭でのコミュニケーションは、効率性にメリットがありますが、非言語コミュニケーションや文章によって補完すると、より一層効果が上がります。

非言語コミュニケーションとは、ジェスチャーやしぐさ、顔の表情などのボディランゲージを使って、情報を伝えることを指します。

ノンバーバルコミュニケーションとも呼ばれます。

非言語コミュニケーションは、相手の考えや気持ちを理解しようとするときに役立ちます。

文章によるコミュニケーションとは、手書きやパソコンでの入力、印刷などの方法で、文字や数字によるテキストの情報を伝えることを指します。

文章によるコミュニケーションのメリットは、情報を記録し、参照できることです。

業務効率化や情報共有のためのコミュニケーション方法の種類を見てみましょう。

場面に応じて適切なコミュニケーション方法を選択することも、仕事を進めるうえでは大切です。

対面でのコミュニケーションはビジネスをする上で欠かせないコミュニケーションです。

対面でのコミュニケーションをする時は、非言語コミュニケーションに注意しましょう。

対面でコミュニケーションを取ることは、言葉以外のコミュニケーションが65%を占めているため、相手を不快にさせないような非言語コミュニケーションを取る必要があります。

昨今減ってきている電話でのコミュニケーションです。

時間を取られたり、顔が分からないので、電話にでるのが不安といった理由により、敬遠されている電話ですが、ビジネスシーンや緊急時にはよく使われています。

と言っても、電話で相手の顔が見えないため、丁寧な言葉遣いだけでなく、声のトーンやボリューム、会話の間などの非言語コミュニケーションが非常に重要です。

丁寧な言葉遣いでも、暗い声で話されると、クレームにつながったり、相手との関係の悪化を招くので、注意した方がいいでしょう。

電話でのコツは、相手が目の前にいると思って、明るくハキハキと話すことが大切です。

メールは、業務連絡など、ビジネスでよく使われています。

相手の時間を奪わない、こちらの都合で返信ができるなどのメリットはありますが、注意点もあります。

見落としがあるのがデメリットです。

対面や電話ですと、その場で回答をもらえますが、多くの人が毎日たくさんのメールを受け取っています。

そのため、メールの見落としを防ぐために、緊急時は電話をする、目を引くような件名にするといった工夫をする必要があります。

は意図や感情が、相手に伝わりにくいこともデメリットです。

テキストコミュニケーションは感情を読み取るのが難しくなりますので、相手へ適切に伝わるように、背景や前提なども記載するといいでしょう。

ビジネスでは欠かせなくなってきているチャットツールでのコミュニケーションです。

例えば、chatworkやslackなどが挙げられます。

チャットは、SNS感覚でメールよりも迅速に連絡を取ることができ、チームでコミュニケーションが取れることが大きなメリットです。

逆に、メールのように、意図や感情が伝わりにくいことがデメリットです。

「ありがとうございました。」「ありがとうございました！」

上記言葉は、同じ言葉でも、伝え方次第で、受取人の印象は大きく変わります。

そのため、誤解を与えるような言葉は使わず、ポジティブな言葉を使うようにするといいでしょう。

Zoomなどのオンライン会議で、テレワークの普及とともに、非常に利用されるようになっています。

対面を避けるため、面接や商談、セミナーにも使われており、オンラインで実施されるwebセミナーはウェビナーと呼ばれています。

オンライン会議は、移動時間をなくせるメリットがある一方、人数が増えすぎてしまうと、発言のタイミングをつかみにくいなどのデメリットもあります。

相手の意見をしっかり聞いて意思疎通をするためにも、オンライン会議は適切な人数でしましょう。

コミュニケーション活性化の行動をしていくと、人間関係が良好になって、仕事のやりとりも活性化していきます。

業務の効率化や活性化を目指すために、仕事におけるコミュニケーション活性化の方法を見ていきましょう。

あいさつは、仕事での信頼関係を築く基本です。

人には、繰り返し接触すると、好感度が上がる単純接触効果があります。

あいさつだけで相手に好印象を持ってもらえるなら、あいさつをするべきでしょう。

では、どうやって好印象を持たれるあいさつをするのかについて以下に紹介します。

良好な人間関係を築き、周囲に助けてもらえる人は、視線を合わせ、笑顔で、明るくはっきりとした口調であいさつをしています。

相槌は、相手の緊張をほぐしたり、相手の承認欲求を満たし、好かれるといった効果があります。

ですが、相槌ができていないと、相手の話を遮ってしまったり、話が通じないと思われてしまうことがあります。

ですが、オウム返しをしてみてください。

例えば、上司に「ここが分かりません」と言ったときに、「そうなんですね」と言われるより、「ここが分からないんですね」と言われた方が、部下は共感してくれたと思い、心を開いてくれるでしょう。

仕事の人間関係では、業務でのやりとりをスムーズにさせるためにも信頼関係が大切です。

お互いの価値観を知る機会になりますので、共通点を探るために、雑談でもして話に耳を傾けましょう。

相手の話を否定しないでコミュニケーションをすることで、業務連絡が気軽にしやすくなり、コミュニケーションが活性化します。

相手の話を拾って広げる質問できると、コミュニケーションが続きます。

たとえば、オンライン会議で採用の面談を実施するときに、質問力を磨くことと、相手の能力や人となりを知るきっかけになります。

ビジネスコミュニケーション方法の種類には、メールや電話、ビジネスチャットやオンライン会議など、さまざまな方法が挙げられます。

業務のやりとりを円滑化させるために、あいさつなど、従業員がコミュニケーションをとりやすい職場づくりを整えることが大切です。