フリーアドレスとは？メリットとデメリット、導入のポイントを解説
2023.05.30
ICT（情報通信技術）の発展やテレワークの普及により、オフィスに固定席を設けないフリーアドレスを導入する企業が、増えています。
フリーアドレスにすることで、コミュニケーションの活性化などのメリットがありますが、コストやルールなど考えておくべきこともあります。
今回は、フリーアドレス制のメリットとデメリット、導入のポイント について解説します。
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、従業員が、オフィスで自由に働く席を選択できるワークスタイルを意味します。
個人専用のデスクで仕事をするよりも自由に仕事ができる、プロジェクトのチームメンバーの近くに座れるなど、従業員は、業務内容や仕事の状況に合わせて、好きな場所を選んで働くことができます。
生産性の向上と多様な働き方のために導入されることが多く、ソファーやカフェテーブルなどを置いている企業もあり、新たなイノベーションやアイデアの活性化が期待されています。
フリーアドレスを導入するメリット
フリーアドレスの実現には準備が必要ですが、オフィスをフリーアドレスにすると多くのメリットがあります。
では、フリーアドレスを導入するメリットについて見てみましょう。
コミュニケーションの活性化
フリーアドレスを導入すると、部署を超えて、さまざまな従業員と顔を合わせる機会が増えるので、社内コミュニケーションの活性化につながります。
これまで交流する機会が少なかった部署や従業員同士が接することで、互いが持つノウハウ・ナレッジの共有が進み、業務課題の解決や商品・サービスの改善や開発につながるアイデアが生まれるかもしれません。
フリーアドレスでは、自由に席を選べるため、交流する機会が少なかった部署や従業員同士が接することで、互いが持つノウハウ・ナレッジの共有が進み、業務課題の解決や商品・サービスの改善や開発につながるアイデアが生まれる可能性があります。
プロジェクトに合わせて席を決めれる
省スペース化の実現
フリーアドレスを導入すると、オフィスの場所を有効活用することができます。
従来のオフィスでは、従業員それぞれにデスクが割り当てられるので、営業や出張、テレワークによる出社人数の変動で、使わない場所が出てしまいます。
ですが、フリーアドレスの職場は、レイアウトの自由度が高く、出社人数の増減に柔軟に対応でき、オフィスを縮小して、コストを削減することができます。
生産性の向上
フリーアドレスの導入は、生産性の向上にも効果的です。
業務内容によっては、他の従業員とコミュニケーションをとりながら作業を進めたほうがいい時があれば、一人で集中して作業に没頭するほうがいい時もあります。
フリーアドレスであれば、従業員が、気分や業務内容に応じて適切な環境で仕事に取り組むことができるため、業務効率化や生産性向上につながります。
フリーアドレスを導入するデメリット
フリーアドレス導入を検討する時には、メリットだけでなくデメリットにも目を向けなければいけないでしょう。
フリーアドレス導入によるデメリットも吟味したうえで、導入するかどうかを判断しましょう。
コストの負担
フリーアドレスを導入すると、初期コストがかかります。
レイアウト変更、オフィス家具や備品の買い替え、インターネット環境の整備、ITツールやクラウドサービスの導入など、フリーアドレスを機能させるための環境を整備する必要があります。
マネジメントの煩雑化
チームメンバーの席が固定席でなく、メンバーの席が近くにないため、報連相がスムーズにできなくなったり、チームへの帰属意識が希薄化する可能性が考えられます。
コミュニケーション不足
フリーアドレスは席が自由に選べるので、チーム単位で集まって座る固定席と比較すると、チーム内のコミュニケーションが不足になりがちになります。
新入社員や異動したばかりの人は、仕事の確認や相談が多くありますので、同じチームの従業員が近くに座るといいでしょう。
個人の持ち物が置きづらくなる
同じ場所に座ってしまう
フリーアドレスを実施しても、仕事のしやすさなどから、同じ場所や同じ人の近くに座ってしまうケースがあります。
そうなると、フリーアドレスの席でも、固定席の席でも、変わらなくなってしまいます。
そのような状況であるなら、フリーアドレスよりも固定席が適しているかもしれませんので、フリーアドレスが必要かどうかを検討する必要が出てくるでしょう。
フリーアドレス導入のポイントとは？
フリーアドレスの導入目的を明確にする
フリーアドレスを導入する目的を明確にしておくことが重要です。
従業員の理解が得られないと、固定席からフリーアドレスに移行することに抵抗感を覚える従業員が少なからずいるかもしれないからです。
フリーアドレスの導入によって、どのようなメリットがあるのかを、従業員に説明して、フリーアドレス導入の目的を理解してもらいましょう。
運用ルールの決定
明確なルールがないと、フリーアドレスを導入しても、うまく機能しないでしょう。
前日と同じ席には座らないといった、ルールを決めることが大切です。
ペーパーレス化
導入する部署を決める
フリーアドレスをどの部署に導入するのかの見極めが、重要です。
営業や企画、マーケティングなど、コミュニケーションが生産性に大きく影響する部署は、フリーアドレスが向いています。
逆に、経理や法務など機密性の高い情報を扱う部署では、向かない傾向があります。
デスクワークの事務職な固定席のほうが働きやすいことが多いです。
私物や書類の保管場所を作る
座席に持ち込む荷物が多いと、他の従業員の迷惑になってしまいます。
また、盗難や紛失を避けるために、鍵をかけられる、私物や書類を保管するための場所を用意する必要があります。
ひとりで集中できる環境を作る
まとめ
フリーアドレスの導入が進んでいますが、テレワークの推進により、ますます多くの業種で導入が進んでいくことが考えられます。
デメリットもありますが、フリーアドレスには、新たな発見や予期せぬメリットを享受できる可能性もあります。
フリーアドレスが自社に適したワークスタイルなのかどうか、検討してみてから導入するといいでしょう。