テレワーク時の郵便物の転送と対処方法
2023.05.31
多くの企業でテレワークが導入されています。
テレワークという働き方には多くのメリットがありますが、郵便物管理のために、出社しなければいけない従業員がいて、郵便物の受け渡しや管理などに課題が存在します。
今回は、テレワーク中に会社に届いた郵便物について解説します。
テレワーク中の郵便物問題とは？
テレワーク中でも、郵便物は会社に届きます。
テレワークを導入している企業では、会社に届いた郵便物を受け取らなければいけないため、出社が必要になります。
では、テレワーク中に起こる郵便物の課題について見ていきましょう。
郵便物受け取りのために出社しなければいけない
多くの企業がテレワークを導入していますが、企業宛ての郵便物は会社に届くため、総務の担当者が定期的に出社して郵便物の仕分けや処理、管理を行うか、各従業員が出社して対応することになります。
これが、郵便物対応の最大の課題です。
働き方改革の一環として、テレワークを実施していても、郵便物の受け取りのために出社する必要があるのは、問題で、解決すべきことです。
ですが、会社に届く郵便物の中には、請求書や契約書など期限が設けられているものがあるため、テレワークを理由に確認しないわけにはいかないというのが実情です。
テレワークを導入する企業での出社理由1位は郵便物関連
テレワーク中に、総務担当者が出社した理由の第1位が、郵便物の対応です。
このように、多くの企業が、テレワーク中の郵便物の対応に頭を悩ませており、総務など一部の従業員に負担がかかっているのです。
テレワーク中に郵便物を受け取る方法とは？
会社で郵便物を受け取ることは、出勤の負担やそれによる感染のリスク、業務効率の低下といった問題が生じます。
そのため、テレワーク中は、郵便物の受取方法を工夫しなければいけません。
では、テレワーク中の郵便物を受け取る方法についてご紹介します。
郵便転送
転送サービスを利用することで、会社に届く郵便物を転送することができます。
転送サービスは、転送代がかからないため、コストをかけずに利用できます。
日本郵便の転居・転送サービスを使えば、会社宛の郵便物を転送し、会社の代表者や総務のもとに届けることができます。
インターネット上で、転送手続きができ、サービスの利用は無料なので、簡単に利用できます
ですが、転送期間は、1年間と期限がありますので、注意しましょう。
バーチャルオフィス
テレワークを実施している企業には、オフィス契約を解約して、バーチャルオフィスを利用している会社もあるでしょう。
バーチャルオフィスとは、オンライン上に構えた架空の事務所のことを指します。
バーチャルオフィスの提供企業の住所を借りて、契約者の荷物を受け取ったり、転送してもらえるサービスがあります。
当店、ブルームのビジネスプランでも、週に１回郵便物転送サービスをおこなっており、ご契約者様からご好評いただいております。
郵便局の転送と違い、どのような郵便物が当店に届いたかについてのご連絡もしておりますので、受け取り漏れやトラブルを未然に防げるように対策をしていますので、ご検討される価値があると思います。
私書箱を利用する
私書箱を利用する方法もあります。
私書箱とは、郵便局に申し込み、郵便局内に専用の受取箱を設置し、郵便物を受け取ることができるサービスを指します。
私書箱を利用する場合、郵便物に宛先の氏名や郵便局名、私書箱番号を記入するだけで荷物を届けることができるようになります。
他にも、私設私書箱と呼ばれる受取代行業者が提供する郵便物受取サービスもございます。
私設私書箱は、サービスによって料金体系が異なってくるため、自社に合ったサービスを選びましょう。
また、サービスによっては、従業員が受け取りに出向かなくても、私書箱に届いた郵便物を登録した住所に転送してくれるサービスをしていることもあります。
ですが、私設私書箱は、免許や許認可といった規制が存在しないため、サービス品質は事業者によってバラつきがあります。
利用する前に、事業者の実績を調査し、信頼できる事業者かどうかをしっかりと確認したほうがいいでしょう。
クラウド郵便サービスを利用する
クラウド郵送サービスを利用する方法もあります。
クラウド郵便サービスとは、最近出てきた新しいサービスであり、サービス会社が郵便物の外装をスキャンし、電子データや写真で郵便物の存在を通知するサービスです。
利用者は、その郵便物の外装から対応方法を選択します。
届いた郵便物の画像や送り主情報は、記録に残されるため安心です。
サービス会社の指定する会社に郵便物を転送したり、サービス会社が自社のポストから郵便物を回収してくれたりと、様々なニーズに対応しています。
導入している企業の従業員は郵便物に手を触れずに、メール感覚で郵便物を確認することができ、原本が必要であれば、転送してもらえるため、出社しないで郵便物を処理することができます。
テレワークを積極的に推進する企業にとって、非常に便利なサービスです。
まとめ
郵便物が会社に届き、従業員が定期的に出社して処理しなくてはいけない郵便物問題は、大きな困りごとです。
テレワーク中の総務担当者が、郵便物の対応をするために出社しても、一部の従業員に負担が偏ってしまうことは、大きな課題といえるでしょう。
郵便物問題は、さまざまなサービスを利用することで解消できます。
当店、ブルームの郵便物転送サービスを利用すると、そのような悩みが一気に解決します。
郵便物対応にお困りの方は、当店ブルームの郵便物転送サービスをご利用して、ぜひ悩みを解消してください。