メールがストレスになるのはなぜ？メールのストレス軽減方法について解説

コラム

2023.06.02

メールは使いやすい連絡手段で、毎日、たくさんのメールが届きます。

メールが蓄積していくので、処理しきれなくなることもあり、メール処理だけで一日のほとんどの時間が終わってしまうことに悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで、今回は、大量のメールをストレスなく管理する方法について解説します。

メールがストレスになる理由とは？

メールがなぜストレスになってしまうのかについて見てみましょう。

メールは、対面や電話より、レスポンスにタイムラグが出てしまうのが、ストレスになる原因です。

メールは、自分の都合に合わせて発信できますが、対面や電話に比べると、レスポンスまでに時間がかかってしまうため、返事が返って来ないと気になったり、早く返信しなければいけないというプレッシャーを感じてしまいます。

これが、ストレスにつながってしまいます。

また、受信者がメールを読んで、依頼したことを実行してくれているか分からないので、仕事の効率にも影響を及ぼします。

このように、メールのやりとりによるストレスは、業務効率を低下させる悪循環を引き起こし、いっそうストレスを生じてしまう原因になります。

メールが管理できない原因とは？

たくさんのメールが届くと、なぜ処理しきれなくなってしまうのでしょうか

メールを管理できない原因を特定して、管理方法を見直す必要があります。

では、メールを管理できない原因を見てみましょう。

メールを受信した順番に確認してしまう

メールを受信した順番にメールを確認すると、メールを確認するたびに、その対応をしなければいけなくなり、対応に時間がかかってしまいます。

受信した順番にメールを処理すると、その時の思いつきで対応してしまうことがあるため、メールの緊急度と重要度を判断する必要があります。

そのため、受信メールの確認時間を短縮させるためには、メールの緊急性や重要性を判断してから、対応しましょう。

不要なメールが届いてしまっている

不要なメールであっても受信できる状態にしていると、受信ボックスが乱雑になってしまいます。

例えば、メルマガや迷惑メールを放置しておくと、重要なメールを見落とすリスクが生じます。

また、迷惑メールを開いてウイルスに感染する事態にもなりかねないので、他のメールと明確に分ける必要があります。

したがって、不要なメールは、迷惑メールフォルダに自動で振り分けされるように設定したり、受信拒否設定をする対策を講じなければいけないでしょう。

メールで情報共有している

メールで情報共有をしていると、メールの受信数が増えてしまい、たくさんのメールを処理しなければいけなくなってしまいます。

社内情報をメールで共有していると、全ての社内の連絡メールが受信メールボックスに入るため、重要度の高いメールに気づきにくくなります。

そのため、情報共有として受信したメールは、返信が必要なメールと分けた方がいいでしょう。

場合によっては、情報共有ツールを活用して、情報の共有方法をメール以外の手段に切り替えることも１つの方法です。

メールを管理する方法とは？

メール対応に時間がかかっている場合、メールの管理方法を改善する必要があります。

メール管理の負担を減らして、ストレスをなくす方法を紹介します。

メールを分ける

受信メールを種類ごとに分けましょう。

例えば、フィルターを設定したり、フォルダを分けるといいでしょう。

フォルダに、「社内連絡事項」「A社」とフォルダ名を作成すると、全ての受信メールが、受信メールボックスに入ることはありません。

メルマガのような返信不要メールは、フィルター設定をすると、自動的に整理できます。

このように、メールを分類して整理すると、受信メールの確認時間が大幅に減ります。

重要度の設定をする

重要度を設定しておくと、ひとめで重要なメールだと見分けられます。

重要度を設定すると、受信メールに目印がつくため、見落としがなくなり、件名の横に目印が入るので、他のメールと区別でき、重要度の高いメールは、まとめて確認することができます。

重要なメールには重要度を設定して、他のメールと混ざらないように管理しましょう。

再通知の設定

再通知機能を設定すると、重要なメールを見落とすことを防いでくれます。

例えば、すぐに返信できないメールに再通知を設定しておくと、決まった時間にアラートされるので、見落としを気にしないで、他の業務に取り組めます。

メール送信者がする、メールストレス軽減方法とは？

メールのストレスを軽減するためには、メール送信者が気をつけることがいくつかあります。

では、送信者がどのようなことに気をつけたらいいのか、見てみましょう。

メールの内容を簡潔にする

メールを送る時には、自分が伝えたいことを相手が理解しやすいようにする必要があります。

そうしないと、後でトラブルになってしまう可能性があるからです。

長文メールを読むことは受信者の負担になります。

特に、緊急時の対応をしている場合は、ストレスになってしまうこともあります。

そのため、以下のポイントに注意して、簡潔な文章にしましょう。

・結論と要点だけを書く

・回りくどい表現をしない

・資料はファイルにして添付する

・箇条書き、一行空きにする

依頼と催促のメールに期日を書く

メールの返信が遅い場合、相手に返信を促すようにしなければいけません。

相手の都合や状況を考慮して、｛〇日までに」といった、返信期限日時をメールに記載し、返信を促しましょう。

メールだけでなく電話や対面で伝える

急ぎの案件の場合は、メールではなく、相手に電話をするか、対面で話したほうがいいでしょう。

また、メールでは、内容が相手へ伝わりにくい場合は、メールとは別に、電話や対面で口頭説明をする必要があります。

状況に応じて、メールだけでなく、メールで伝えた内容を電話や対面によって、説明を補足しながら、相手に伝わりやすくなるように意識しましょう。

メール送信者がする、メールストレス軽減方法とは？

メール受信者が注意しなければいけないポイントもいくつかあります。

では、メール受信者が注意しなければいけないポイントについて、見てみましょう。

確認連絡をする

メールを確認したら、メール送信者にメールを確認したという返信をできるだけ早くしましょう。

返信が早いと、相手と信頼関係を築き、よりスムーズに仕事を進めることができるからです。

急ぎの仕事があって、内容に対して細かい返信ができない場合は、「取り急ぎ確認いたしました。〇日までに再度ご連絡いたします、」と連絡をしておけば、相手は余計な気を揉まずに済むでしょう。

メールの整理を習慣づける

忙しいさなかにメールを受信した場合、後で返信しようと思って、そのまま忘れてしまわないようにしましょう。

受信メールを読んでも、返信しないと、相手からの信頼を失ってしまうからです。

そうならないようにするために、受信メールボックスの区分けやメールにマークを付けるなどの工夫をして、確認漏れの防止につながります。

普段から、メールを整理する習慣をつけましょう。

まとめ

ビジネスシーンで、メールは、よく利用されているため、メールによるストレスの問題が生じてしまいます。

ご紹介したポイントを踏まえながら、ストレスを軽減する工夫をしたり、効率的なメールの対応をして、メールによるストレスを軽減していきましょう。

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