会社で毎日行っている業務の中には、多くの従業員が、「この業務って必要なの？」と疑問視してしまうものがあります。

働き方改革の一環として、業務効率化を推し進める企業が増えていますが、無駄な業務が社内に存在するのであれば、無駄な業務をなくして、業務をスリム化する必要があります。

今回は、無駄だと思われている業務について解説します。

無駄な業務とは、利益や成果に結びついていない作業のことを指します。

無駄な仕事をすると、時間や費用が無駄になるだけではなく、「忙しいのに、なぜ意味のないことをやっているんだろう。」と他の従業員のモチベーションを下げてしまいます。

無駄な仕事をする従業員は、わざと無駄なことをしているわけではないのですが、どうして無駄な仕事をしてしまったのでしょうか。

その原因として、以下の２つが挙げられます。

・無駄なことに気づいていない、業務効率化の意識がない

・無駄な仕事に気づいていても、見て見ぬふりをしている

大企業では、会社の慣習を効率より優先することで無駄が生まれているにもかかわらず、それに対して意を唱えることができない従業員は少なくないでしょう。

無駄なことをなくすことは、業務の効率化や企業利益の向上につながります。

無駄な業務をなくして、企業の業績アップにつなけるために、改善していきましょう。

では、無駄な業務に、どのような業務があるのか見てみましょう。

朝礼はも、製造業をしている企業で。各従業員の1日の仕事を決めて、効率的に作業を進めるために始まりました。

現在よく行われている朝礼の内容としては、上司の話、担当制で順番で回ってくるスピーチ、情報共有、社是を言う、体操などが挙げられます。

こうした内容はルーティン化されてしまっていて、意味のない無駄であると思っている従業員が多くいます。

従業員にとって無駄だと思われている仕事に、会議があります。

会議は意思決定の場であり、時間がかかることはないのですが、なぜか長くなってしまうことがよく見受けられます。

会議が長くなってしまう原因に、以下のものが挙げられます。

・会議の時間を決めていない

・目的が明確に設定されていない

・資料が多すぎる

会議に参加する必要のない従業員が会議に参加させられているケースもあり、その従業員にとって、会議は無駄でしかありません。

会議を長時間して、最適な結論が出るなら、有意義な会議と言えますが、結論が出ないで会議が終わることもあります。

それは、無駄な時間となってしまいます。

資料作成には多くの時間がかけられており、資料の作成のために残業をしているという従業員も多くいます。

会議の際に、資料を読んでも、その後、資料に目を通さなかった資料もあるでしょう。

そう考えると、時間をかけて丁寧に作った資料は、無駄なものと言えます。

会議の際には、いつも資料を作っている習慣があるということで、資料を作っているのであれば、資料の必要性を考えていないということになるため、そのような資料作成業務は、やめた方がいいでしょう。

請求書などの書類にハンコを押すために出社することが、新型コロナウイルスの感染拡大時に問題になりました。

新型コロナウイルス以前から、押印という手続きに疑問を抱く人は多かったのですが、いっそう浮き彫りになりました。

有給取得の申請などにも、ハンコを押さなければいけない企業もあり、申請者・承認者の双方が、こんなに手間をかけなくてもいいのでは？といった不満があるようです。

では、無駄な業務の改善方法について見てみましょう。

朝礼をやめるのではなく、意義のある朝礼に変えてみましょう。

朝礼は、チームワークや企業文化を構築するきっかけとなったり、情報を共有ができるといったメリットがあります。

有意義な朝礼にするには、どうすればいいでしょうか。

以下にポイントを挙げてみます。

・15分ほどの朝礼にする

・話を聞くだけではなく、全従業員が発言できるようにする

・全従業員に必要な情報だけを共有する

・全従業員で解決すべき問題を提示する

会議は、情報共有や意思決定をしたり、新たなアイデアが生み出す場です。

そのため、有意義な会議にしましょう。

有意義な会議にするには、以下に挙げるポイントを押さえましょう。

・時間を決めて開始し、終了時間には会議を終わらせる

・会議の目的を明確にする

・参加者を絞る

・会議で決まったことを実行する

必要のない資料の作成はやめましょう。思い切って作成をやめましょう。

必要な情報を完結にまとめた資料を作成して、資料作成時間の削減だけでなく、会議の質を高めましょう。

電子契約サービスの導入をしましょう。

従来の紙にハンコを押す作業に代わって、電子データに電子署名（タイムスタンプ）をして、契約を締結できます。

これは、法律でも認められており、企業間の取引においても役に立ちます。

申請書類にも、電子署名を利用したり、ウェブ上で完結するワークフローを導入するなど、手続きのありかたについて検討してみるといいでしょう。

上記でご紹介した無駄な業務は一例で、企業によっては、他にもさまざまな無駄な仕事があるでしょう。

従業員が、無駄な業務を意識して、改善することによって、より効率的に業務に取り組めるようになります。