キックオフミーティングとは？キックオフミーティングの目的と進め方
2023.06.03
キックオフミーティングに参加したことはあっても、何のためにキックオフミーティングを実施するのか、意味をよく理解していない方も多いのでないでしょうか。
通常の会議とは異なり、キックオフミーティングは、通常の会議とは異なり、プロジェクトを成功に導くための重要な役割があります。
今回は、キックオフミーティングを効果的なものにするために、キックオフミーティングの目的や進め方について解説します。
キックオフミーティングとは？
プロジェクト計画を念入りに練っても、内容に関してチームメンバーが共通の認識を持っていなければ、プロジェクトはうまく進行しません。
そのため、キックオフミーティングは通常のミーティングとは異なり、新しいプロジェクトを開始する際に最初に行われるミーティングのことです。
社内のメンバーのみで行われることもありますが、業務委託先、システム開発会社の人が参加するものもあります。
キックオフミーティングの目的
プロジェクトを立ち上げる際に最初に行う会議であるキックオフミーティングには、さまざまな目的があります。
キックオフミーティングには、どのような目的があるのか解説します。
プロジェクトの概要の把握
新しいプロジェクトのメンバーは、まず、プロジェクトの概要を把握しなければいけません。
例えば、プロジェクトの内容、メンバー、スケジュールなどです。
メンバーがそれらを共有していると、プロジェクト開始前に、疑問や不明点をクリアにしておくことができ、効率良く仕事を進めることができます。
メンバーの顔合わせ
キックオフミーティングでは、プロジェクトに関わるメンバーの顔合わせもします。
メンバーは、社内の人だけではなく、社外の人も関わる可能性があります。
顔や名前も知らない人と仕事を始めることは不安になることもありますが、キックオフミーティングで、お互いの顔やその人が持つスキルなどを知っていれば、プロジェクトを安心して進められるようになります。
メンバーの顔合わせをすることは、信頼関係を持つために重要とされています。
方向性を合わせる
プロジェクト開始前までに、方向性をきちんと確認し、全メンバーが同じ方向を向いてスタートする必要があります。
最初から、メンバーの方向性がずれていると、いい結果をもたらしませんので、スタートラインに立った時に、キックオフミーティングをして、プロジェクトのメンバー全員が同じ方向を向いてスタートするようにしましょう。
モチベーションの向上
キックオフミーティングは、メンバーのモチベーション向上につながります。
新しいプロジェクトを始める時、多くの人は、意欲的になっていることが多いです。
キックオフミーティングをして、全メンバーが同じ目標を共有することによって、モチベーションアップが期待できます。
キックオフミーティングの実施方法
キックオフミーティングは、対面だけでなく、さまざまな方法があります。
どんな方法があるのか、見てみましょう。
対面で行う方法
社内の会議室などに、メンバーが集まって、対面形式で行う方法です。
メンバーが直接顔を合わせるため、メンバーの一体感やモチベーション向上につながりやすいです。
Web会議システムを使う方法
昨今、テレワークの普及にともない、キックオフミーティングに、Web会議システムを利用するケースが増えています。
会議室にメンバーが集まる必要がないため、移動時間や交通費など、さまざまなコストを削減できます。
また、遠方のメンバー同士でも、会議に参加できます。
相手の顔（表情）が見えるか見えないかによって、コミュニケーションの質に大きな差が出るため、カメラをオンにして参加するといいでしょう。
ですが、一度に接続できる人数が限られているシステムがあるため、導入しているシステムの同時接続数を、事前に確認しておく必要があります。
チャットツール
チャットツールを利用して、キックオフミーティングを実施することもできます。
会議のやりとりは、テキストで情報共有をします。
メンバーの顔を見ることはできませんが、プロジェクトの内容確認、スケジュールの把握といったことは、共有できます。
また、チャットツールを使用する場合、プロジェクトの資料を閲覧できるように、ファイルの送受信に対応していると便利です。
キックオフミーティングの進め方
キックオフミーティングの一般的な進め方について解説します。
プロジェクトの概要説明
メンバーの役割決め
自己紹介
質疑応答
プロジェクトを始めるにあたって、不明点がある場合、できるだけ早く解決しておかなければいけません。
そのため、キックオフミーティングの最後に、不明点を解決するための質疑応答の時間を作りましょう。
質疑応答の場で、意見を出し合うことができると、プロジェクトが円滑の進むでしょう。
キックオフミーティングをする際の注意点
キックオフミーティングをスムーズにするために、注意点について確認しておきましょう。
キックオフミーティングをする時期
キックオフミーティングは、プロジェクトの開始前にするミーティングです。
準備に不備があって、キックオフミーティングをする日が、プロジェクトの始動後になってしまったというケースは少なくありません。
ですが、あまりに早い時期にキックオフミーティングをすると、メンバーのモチベーションを維持しづらくなります。
したがって、キックオフミーティングをする場合は、プロジェクト開始の1週間ぐらい前に設定しましょう。
キックオフミーティングの方法を考える
キックオフミーティングは、できるだけメンバーの顔が見られるような形式でセッティングしましょう。
知らない人と新しいプロジェクトを始めることに、不安を覚える人は少なくありません。
遠方のメンバーが参加がしやすく、お互いの顔を確認できるWeb会議システムを利用したミーティングをおすすめします。
質問の時間を多く取らない
キックオフミーティングなので、わからないことがある場合、質問をして不明点をクリアにすることはとても重要です。
ですが、メンバーのモチベーションが低下しやすいため、長々と質問に回答するのはよくありません。
そのため、あらかじめ質問の時間を決めておき、時間内に終わらせるようにしましょう。
ミーティングの全参加者が知っておきたいことなら、ミーティング中に解決しなければいけません。
まとめ
キックオフミーティングは、プロジェクトの目的や目標について共有し、メンバーのモチベーション向上のために必要とされる会議です。
プロジェクトを成功させるためには、目的を持ったキックオフミーティングが必要不可欠です。
事前の準備をしっかり行うと、プロジェクトの成功に繋がるでしょう。