催促メールを送る適切なタイミングとは？
2023.06.16
確認事項に対して、取引先からの回答が遅れて、予定通りに仕事を進められないことが起こる場合があります。
そのような場合、取引先に催促メールを送る必要があります。
では、催促のメールを送る際に、送るタイミングや注意するべきポイントとしてどのようなことがあるのでしょうか。
今回は、催促メールを送るタイミングや注意点などを解説します。
催促メールとは？
催促メールを送るタイミングとは、どのような時なのか？
進捗遅延や納期が迫っている
問い合わせに対する返信が来てない
商談や会議の日程についての返信が来てない
業務連絡で返信が来ない
入金の確認がとれていない
相手が入金していない場合、催促メールを送ります。
相手が入金したのに、催促メールを送ってしまうと、相手に不快感や悪印象を与えてしまうため、請求漏れがないかどうか、行き違いによる確認ミスがないかどうかについて、きちんと確認しましょう。
未入金であっても、相手を責め立てるようなメールを作成しないように注意しましょう。
催促メールを送るタイミングとは？
取引先に催促メールを送るタイミングは、設定した期日を過ぎた翌営業日の午前中です。
入金や書類の提出といった期日厳守の場合は、期日を迎えた当日の午後の早い時間に、催促メールを送るといいでしょう。
返信期日を設定していなかった場合、いつ催促メールを送るのか？
返信期日を設定していなかった場合、メールを送信した2〜3営業日後に返信がなければ、催促メールを送りましょう。
メールを送信した翌日に、催促メールを送ると、相手の状況を考慮しない失礼な人という印象を与えてしまうかもしれないからです。
4営業日以上あけてしまうと、相手は回答することを忘れてしまうかもしれませんので、注意しましょう。
催促メールを送る前に確認したいポイントとは？
業務効率の低下やヒューマンエラーを防ぐために、催促メールを送る前に確認するポイントがあります。
どんなポイントに注意したらいいか見てみましょう。
メールがきちんと送信できていたかをチェックする
メールが誤送信になっていることがあるため、送信したメールが正しく送れているか確認する必要があります。
また、送信エラーになっていたり、送信したと思っていたメールが下書きボックスに入ってしまっていると、メールは未送信になっています。
送信できてなかった場合、相手にお詫びをして、いつまでに対応してほしいのかを伝えなければいけません。
送信履歴をチェックして、催促メールを送るべきかどうかを確認しましょう。
返信メールを見逃していないかをチェックする
間違って催促メールを送らないようにするために、相手からの返信を見逃していないかを確認しましょう。
また、相手のメールが、迷惑メールフォルダに入ってないかの確認も必要です。
催促メールを送る前に確認して、余計な業務を増やさないようにしましょう。
時間をおいて自分が書いたメールの文面を見直す
催促メールを作成すると、感情が文面に表れてしまうことがあります。
強い口調の文章になっていないかどうか、メール作成後に少し時間をおいて、冷静に見直してから送りましょう。
入金通知や宅配便が届いていないかをチェックする
入金通知や宅配便を確認して、対応済みになっていないかチェックすることは大切です。
入金通知や宅配便は、社内の他の従業員が対応してくれている場合があるからです。
入金通知や宅配便の確認をしていないと、相手に間違った催促をしてしまう恐れがあり、相手に余計な手間を取らせたり、混乱させてしまいます。
催促メールを送信する前に、全ての通知類を確認しましょう。
催促メールの書き方
催促メールを送る前に、書き方について理解しておく必要があります。
丁寧な言葉遣いをして、催促メールを送りましょう。
では、どのような書き方をすればいいのかについて見てみましょう。
件名はメールの内容が一目でわかるようにする
催促メールを送る際には、一目で内容がわかるような件名にしましょう。
文言を明確にするだけでなく、隅付き括弧【】を活用すると、相手に重要度や緊急度が伝わりやすく、迅速に対応してもらえる可能性があります。
例）
【商品代金の入金について】対応状況のご連絡をお願いいたします。
前回は「いつ」「何の件」で連絡をしたのかを記載する
相手から返信が来ていない場合、相手はメールのことを忘れている可能性があります。
そのため、相手にすぐに状況を確認してもらうために、催促メールの本文に「前回、いつどんな用件でメールを送付したのか」という詳細を書いておきましょう。
例）
○月○日に送付した提案書の件でございますが、ご確認いただけましたでしょうか。
相手に対応してほしい期日を記載する
催促メールでは、相手に何をいつまでにしてほしいのかを明確に記載しましょう。
相手に対応を促すために、日にちだけでなく、時間まで設定する必要があります。
事前にきちんと決めて連絡をしておくと、後で大きなトラブルにならないでしょう。
催促の理由がある場合、理由を記載する
催促の理由がある場合、その理由を記載すると、なぜ急いでいるのかが相手に伝わりやすくなります。
そうすることによって、早く対応してもらえるようになる可能性が高くなります。
行き違いの可能性を考慮した一文を添える
催促メールが行き違いになることも考えて、配慮する一文を添えておくことは大切です。
入金確認には時間がかかる場合があるので、メールを送信した時に、既に対応済みの可能性があるからです。
メールの最後に「行き違いになった場合は何卒ご容赦いただけますと幸いです。」といった一文を添えると、万が一の場合に、相手に不快感を与えずに済みます。
催促メールの例文
では、催促メールの例文をご紹介します。
・件名
【再送】靴のサンプル品の送付について
・本文
株式会社〇〇
営業部
田中様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の山田でございます。
本日は表題の件でご連絡させていただきました。
先日、貴社から、靴のサンプル品をご送付いただけるとお話をいただいておりましたが、本日11時時点では商品が到着していない状況でございます。
今週中に、弊社にサンプルが届いていないと、今後のスケジュールに支障が出てまいりますため、大変恐縮ではございますが、本日中に発送していただけますでしょうか。
ご対応が難しい場合は、対応スケジュールをご連絡いただけますと幸いです。
なお、本メールと行き違いで、すでにご対応いただいている場合は、ご容赦いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
催促メールは、返信や入金といったように、相手からの対応が確認できないときに送るメールです。
催促メールを送信する前に、メールが相手にきちんと送信できているかどうかを、送信済み履歴で確認しましょう。
また、入金や宅配便の確認もしておく必要があります。
催促メールを送る際の書き方を確認して、相手に不快な思いをさせないように心がけましょう。
取引先と長く良好な関係を保てるようにするために、状況に合ったタイミングで催促メールを送るようにしましょう。