社内問い合わせを削減し、効率化する方法とは
2023.07.25
働き方や雇用形態の多様化により、テレワークの普及が進み、総務部などバックオフィス部門へ社内問い合わせが増加し、担当者はその対応に追われています。
「社内問い合わせが増えて、対応が追いつかない…」「社内問い合わせを減らしたい…」などとお悩みの方が増えているようです。
社内問い合わせ対応の効率を上げないと、担当者の本来業務の遂行に支障をきたしたり、負担を感じる恐れがあります。
今回は、社内の問い合わせの削減と社内問い合わせの効率化の方法を解説します。
社内問い合わせメールが増える原因とは
なぜ社内問い合わせを効率化したほうがいいのか
では、なぜ社内問い合わせを効率化したほうがいいのか、その理由について見てみましょう。
マニュアルがない
よくある質問というのは、例えば、雇用や給与に関する質問、経理に関する質問、パソコンなどデバイスのシステムや環境に対する質問が挙げられます。
窓口がどこかわからない
窓口が１つになっていないと、社内問い合わせが増えてしまいます。
というのも、窓口が１つになっていないと、従業員はどこに問い合わせをすればいいか分からない状態になるため、問い合わせがたらい回しになってしまい、それぞれの部署の負担が増えてしまう恐れがあります。
従業員の意識が低い
従業員の意識が低いことは、社内問い合わせが増える要因です。
どんな小さなことでも、自分で調べず相談しようと考えている従業員が多くいるのではないでしょうか。
もし、マニュアルを読めばわかることを読まずに質問する従業員が多いと、それだけ社内問い合わせは増えます。
そのような状況があるのであれば、マニュアルが無駄になってしまっていますので、従業員の意識の問題について考え直すといいでしょう。
対応のための時間や手間といったコストを削減できる
問い合わせが多すぎて担当者が対応できないと、解決により多くの時間がかかるだけでなく、業務が停滞して他の部署にも影響が出ます。
本来の業務に集中できる
負担を減らしてストレスを緩和できる
頻繁に問い合わせをされると、ストレスを感じることがあります。
また、問い合わせをされた時に、相手から不満を言われて、心身の健康を損ねてしまうこともあります。
質問者からすると、社内問い合わせが効率化して、知りたい情報を早く得ることができると、ストレスになりません。
したがって、社内問い合わせが効率化することは、質問者と対応者の負担を軽減し、ストレスを緩和することが可能になります。
社内の問い合わせを減らす方法とは
FAQシステムを使う
FAQシステムとは、従業員がよくある質問と答えを検索できるシステムのことです。
チャットボットを導入する
チャットボットを導入することもおすすめです。
チャットボットとは、人に代わって問い合わせ対応をするツールのことです。
よくある質問と答えをチャットボットに登録しておくと、質疑応答を自動でしてくれます。
チャットボットに問い合わせ業務を任せれば、社内問い合わせ担当者の負担が軽減されます。
よくある質問をデータ化して、マニュアルにまとめる
まとめ
今回は、社内問い合わせを削減し、効率化する方法について解説しました。
社内問い合わせが増えると、担当者のストレスや業務負担が多くなり、悪影響を及ぼす恐れがあります。
上記で見てきた解決方法などを参考に、社内問い合わせを減らして、本来の業務により多くの時間を費やせる環境を整えましょう。