引き継ぎメールは、異動や退職、長期休暇などの理由によって、担当していた業務を外れ、後任者が業務を引き継ぐことをお知らせするメールのことです。

引き継ぎメールの目的は、やりとりをしていた関係者に、担当者の変更を知らせるだけでなく、業務がこれまで通りこなせるように安心感を与え、不安な気持ちにさせないことにあります。

担当者が変更になると、関係者は、「業務がスムーズに進んでいくのだろうか」「後任者は、きちんと仕事をしてくれるのだろうか」と心配になるからです。

引き継ぎメールを送らないで担当者が変わってしまうと、関係者は、「知らないうちに担当者が変わっていた」と、不信感を持ちます。

また、担当者が変更すると、連絡の行き違いが出てしまい、トラブルになる可能性もあります。

そのため、お世話になった関係者にお礼を伝えるためにも、引き継ぎメールを送らなければいけないでしょう。

社内の関係者宛ての引き継ぎメールは、どのようなポイントを押さえたメールを送ればいいのでしょうか。

以下で見てみましょう。

社内への引き継ぎメールの件名は、「担当者変更のお知らせ」といったように、ひとめでわかるようにしましょう。

引き継ぎメールは、緊急性や重要度のない案件のため、件名に、至急や重要といった文言をつけるのはやめましょう

また、業務引き継ぎメールは、返信する必要がありませんので、メールの最後に、「返信は不要です」と書いておくと、相手に返信のストレスがかからないでしょう。

引き継ぎメールでは、「◯月◯日付けで」と、後任者に引き継ぐ日付を書きましょう。

引き継ぐ日を記載していないと、関係者は、いつ後任者に変わるのかが分かりません。

そうなると、連絡の行き違いや言った言わないのトラブルになってしまうかもしれないでしょう。

そのため、いつ後任者が業務を引き継ぐのかを明確に記載する必要があります。

前任者が、引き継ぎメールで、後任者の紹介します。

前任者が後任者の紹介をしておくと、後任者が関係者にメールを送信した時に、関係者は、自然に後任者を受け入れることができるからです。

後任者の紹介をする時は、「〇〇の分野には精通している」などといったポジティブな紹介をしましょう。

後任者が新入社員で未経験であっても、未経験ですがとネガティブに紹介してしまうと、関係者は、後任者が今まで通り、きちんと仕事をしてくれるのか不安になるからです。

後任者と仕事にしたいと思わせるようなポジティブな紹介をすることによって、後任者がうまく関係者と仕事ができるようにサポートしてあげることも前任者の役割です。

では、引き継ぎメールを送る時の注意点について解説します。

業務の引き継ぎメールは、引き継ぎが決まったら、できるだけ早く送りましょう。

後任者への引き継ぎ期間があるため、関係者に早めにメールを送ると、業務が停滞することがなくなるからです。

ですが、異動の場合は、機密情報になるため、社内へ告知してもいい日になるまで、口外してはいけない場合があるため、業務の引き継ぎメールを送るタイミングを上司に相談して、慎重に決めましょう。

引き継ぎメールは、前任者が後任者より先に送ります。

そのため、前任者と後任者が、引き継ぎメールの送信日について、予め決めておくといいでしょう。

前任者が関係者に先にメールを送って、業務を引き継ぐ理由や後任者の紹介をし、その後で、後任者が自己紹介や仕事への意欲を書いた引き継ぎメールを送るからです。

メールで引き継ぎの連絡をする場合、お世話になった関係者には、一斉送信で連絡をしないで、個別に送信しましょう。

ですが、連絡をするタイミングや人数によって、一斉送信をしなければいけない場合は、直接個別に連絡ができないことに対して、お詫びの気持ちを添えるといいでしょう。

例えば、「本来であれば、お一人お一人にご挨拶をすべきではございますが、一斉送信によるご挨拶となりますご無礼をお許しください。」といった文面を記載しておきましょう。

引き継ぎメールでは、引き継ぐ日付や後任者の紹介を伝えます。

そして、関係者に、お世話になったことに対する感謝の気持ちを書きましょう。

退職によって担当者が変更になる場合は、感謝の気持ちと後任者のサポートをお願いする一文を添えておきましょう。

ここでは、後任者に引き継ぐことを社内に伝えるメールの例をご紹介します。

件名：異動のご挨拶　営業部　田中

本文：
お疲れ様です。

営業部の田中です。

このたび、4月1日をもちまして、企画部に異動することになりました。

在籍中は大変お世話になりました。

営業部の一員として、いくつものプロジェクトを推進した経験を糧に、新しい職場でも業務に励みたいと思っております。

現在の取引先に関しては、商品部から異動してこられる山田さんに引き継ぐことになります。

万全の引き継ぎを行いますので、引き続きご協力をお願いいたします。

本来ならご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

今後もご指導いただきますよう、よろしくお願いいたします。

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山田翔

所属部署　営業部
メール：〇〇＠〇〇〇.jp
電話：00-0000-0000
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件名：担当者変更のお知らせ　営業部　山田

本文：
お疲れ様です。

営業部の山田です。

この度、一身上の都合により4月1日付けで退職することになりました。

着任以来、提案書へのアドバイスをいただき、深く感謝しております。

特に、新製品の案件では、細かくサポートしてくださったことは決して忘れません。

本当にありがとうございました。

私が担当している業務に関しては、同じ課の佐藤さんに引き継ぐことになります。

万全の引き継ぎを行いますので、引き続きご協力をお願いいたします。

本来ならご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

末筆ながら、皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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山田翔
所属部署　営業部
メール：〇〇＠〇〇〇.jp
電話：00-0000-0000
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今回は、社内向け引き継ぎ（担当変更）メールの書き方について解説しました。

社内宛ての業務の引き継ぎメールは、取引先宛てのメールのようにかしこまった文面を書く必要はありません。

ですが、ポイント押さえておかないと、効率な引き継ぎの連絡ができなくなってしまいます。

今回ご紹介したことを参考に、できるだけ早く引き継ぎメールを送って、業務が停滞しないようにして、後任者がスムーズに業務に取り組めるようにリードしましょう。