認識違いのお詫びメールとは？お詫びメールを送る必要性や書き方のマナーを解説
2023.08.02
仕事をスムーズに進めるために、確認をしながら正確に作業していても、ニュアンスの違いや捉え方によって、認識間違えや勘違いは、起こり得ます。
ですが、取引先とのやり取りで勘違いをしてしまって、納期などに関して認識違いがあると、大きな問題に発展する可能性があります。
認識違いが起こった場合、当事者の一方に非があるわけではないケースがありますが、自ら認識違いのお詫びメールを送ると、相手との関係に亀裂が入らず、良好な人間関係を保つことが可能になります。
今回は、認識違いのお詫びメールを送る必要性や書き方のマナーについて解説します。
認識違いのお詫びメールとは
お互いが同じ目的で、同じものを見て、同じターゲットについて話しているのに、それぞれが異なる解釈をしてしまっていることを、認識違いと言います。
なぜ認識違いによるお詫びメールが必要なのか
トラブルを防ぐため
コミュニケーションをスムーズにするため
認識違いを修正するため
認識違いによるお詫びメールは、どんな時に送るのか
トラブルがあった場合
認識のズレを修正する場合
第三者に迷惑をかけた場合
認識違いのお詫びメールのマナー
お詫びメールは、マナーを守って、適切な送ることが求められます。
では、認識違いのお詫びメールのマナーについて見てみましょう。
すぐにお詫びメールを送る
認識違いを気づいているにも関わらず、取引先に言わないことはすべきではありません。
今後の対応策を説明する
認識違いによって、大きなトラブルに発展してしまった場合、対応策と責任の取り方について、きちんと説明しなければいけません。
「このたび、私の勘違いによって、納品できなかった商品は、明日必ずお届け致します。」といったように、どのようにトラブルを解決するのかを、詳しく説明する必要があります。
また、時間や数量について連絡しなければいけない場合、明確に記載することが大切です。
お詫びだけでなく、対応策を明記することによって、相手は心配にならないでしょう。
クッション言葉を使う
「認識違いをされていますが」とダイレクトに記載してしまうと、相手は不快感を感じることもあるでしょう。
相手に非があるようなことを記載しない
まとめ
認識違いが発生した経緯や原因を説明するには、相手に配慮した文面にしないと、相手に違った形で伝わってしまうことがあるかもしれませんので、注意したほうがいいでしょう。