営業事務を効率化するための方法について解説
2023.08.21
営業は、企業の収益に直接結びつく重要な部門です。
営業活動をサポートして働きやすい環境を作る営業事務も、営業品質や顧客満足度に影響を与える重要な役割を担っています。
営業事務の仕事は、営業の処理能力に必要な高いスキルが必要とされますが、業務内容が多岐にわたるため、業務を効率化しないと、担当者の負担は大きいでしょう。
営業事務の仕事を効率化できれば、担当者の負担を減らせるだけでなく、コスト削減や顧客満足度の向上といったメリットがあります。
今回は、営業事務を効率化するための方法について解説します。
営業事務の仕事内容とは
営業事務は、営業職をサポートするための事務の仕事のことです。
例えば、以下のような業務があります。
・社内の資料作成
・データ集計
・来客応対
・電話やメールなどによる顧客の問い合わせ対応
・在庫管理
・他部門と連携をとる
営業職の仕事が増えると、営業事務の仕事も非常に増えます。
そのため、営業事務の進捗が遅れると、営業担当者の仕事や会社の売上に影響を及ぼします。
営業事務の業務が滞ることなく、安定して業績を伸ばしていくためには、営業事務の効率化は非常に重要です。
営業事務を効率化するメリットとは
営業事務を効率化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
以下で見てみましょう。
従業員の負担を軽減する
営業事務の業務を効率化すると、長時間労働が減り、従業員の負担を軽減します。
例えば、売り上げの数値の入力をする業務を自動化すると、入力ミスがなくなり、ミスをしてしまうのではないかと心配する必要がなくなります。
また、作業を早く終わらせることができ、人件費を減らすこともできます。
コストを削減する
営業事務の業務を効率化すると、残業時間が減るため、人件費が削減できます。
また、残業のない働き方ができると、従業員の定着率が上がり、採用や教育にかかるコストを下げることができます。
したがって、会社の利益アップにつながります。
顧客満足度の向上
労働時間が短縮されることによって生まれた時間を、顧客サービスの時間にあてると、顧客満足度を高めることができます。
営業担当者の仕事を営業事務に任せると、営業担当者は本来の仕事に集中することが可能になります。
したがって、売上が上がったり、新規事業に取り組むこともできるでしょう。
営業事務を効率化する方法とは
営業事務を効率化するには、何をすればいいのでしょうか。
営業事務を効率化する方法について解説します。
業務の仕分けをする
必要な業務と不必要な業務を仕分けして、不必要な業務を廃止しましょう。
業務内容・頻度・工数を見直して、簡素化したり、1つの部署に仕事を集めることも必要です。
業務の仕分けをすることによって、業務が改善されるでしょう。
デジタル化をする
アナログでしていた仕事をデジタル化しましょう。
例えば、アナログで保管している紙の書類をデジタル化すると、書類を探すときに、書類保管庫にわざわざ行かず、パソコンで検索するだけでいいため、書類を探す手間と時間がかかりません。
アウトソーシング
重要でない業務をアウトソーシングするのもいいでしょう。
アウトソーシング（Outsourcing）とは、業務の一部を外部の協力先に発注することを示します。
つまり、業務に必要な人やサービスを、外部（アウト）から調達（ソーシング）するという意味です。
例えば、データ入力業務が挙げられます。
単純作業を外注して、作業時間を減らすことによって、業務の生産性が向上します。
営業マニュアルを作る
営業担当者が、一般的に、取引先からの問い合わせに対応します。
ですが、出張や外出で不在の場合、営業事務が用件を伺うことがあります。
ですが、営業事務担当者が対応できず、結局、営業担当者が戻り次第対応しなければいけないといったケースもあるでしょう。
このような場合、営業マニュアルが作成されていれば、営業事務担当者も対応でき、業務効率化につながります。
営業支援システムを導入する
SFAやMAツールを導入することは、業務効率化をするためにおすすめです。
SFAは、営業の業務を効率化するためのツールです。
営業の進捗や売上をひと目で把握できます。
MAツールは、マーケティングの自動化を実現するためのツールです。
メール配信管理やリード管理、広告管理をすることができます。
自社に必要なツールを正しく選定して運用することで、業務効率化につなげましょう。
営業事務の効率化を進めるための手順
営業事務の業務効率化を進めるには、どのような手順で進めればいいのか解説します。
現状を把握し、課題を発見する
まず、現状の業務を把握して、現状と理想を認識して、課題を見出しましょう。
業務内容や手順、工数などを可視化して、業務上の課題があるのかを確認する必要があります。
業務改善の優先順位を決める
次に、業務改善の優先順位を決めましょう。
業務と課題を納期と重要度によって、優先順位を決めるのです。
自社だけで解決できない業務は、外部企業の力を借りることも考えたほうがいいでしょう。
効率化の方法を決める
最後に、営業事務の業務効率化の方法を決めましょう。
担当者を決めておくと、進捗状況の確認がすぐにできます。
どのような方法をいつまでに決定するかを決める必要があります。
また、定期的に進捗を確認し、改善策がうまくいっているかどうかの振り返りをしましょう。
うまくいっていない場合、内容を見直して、PDCAサイクルを回すことが大切です。
まとめ
今回は、営業事務を効率化する方法などについて解説しました。
営業事務の業務効率化をすることは、担当者や企業の負担を削減するだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。
売上増加やコスト削減、顧客満足度向上につながる営業事務の効率化に着手していきましょう。