異動メールを送る時のポイントやマナーについて解説

コラム

2023.08.24

異動が決まったら、異動の挨拶メールを送ると、引き継ぎがスムーズにできます。

ですが、異動メールを書く機会は、多くないため、メールの作成に苦戦している方も少なくないのではないでしょうか。

今回は、異動が決まった時に送る異動メールについて解説します。

異動メールを送る必要はあるのか

異動前に、異動の話を聞いていることがあるため、異動メールを送る必要がないように思われます。

ですが、今後もスムーズにコミュニケーションを取るために、異動メールを送ったほうがいいいでしょう。

なぜ異動メールを送った方がいいのか、その理由について見てみましょう。

引き継ぎや異動先での準備を進めるため

異動メール送ったら、前任者は、後任者への引き継ぎの準備を進める必要があります。

また、前任者は、それと並行して、異動先の仕事の準備をしなければいけないため、部署全体の仕事を停滞させないために、異動メールを送ることは大切です。

そうすることで、担当者が変わっても、業務を滞りなく進めることができるでしょう。

スムーズにコミュニケーションを取れるようにするため

異動メールを送ると、他の従業員と意見交換ができるため、コミュニケーションを活発にすることができます。

また、先に関係者に異動のお知らせをしておくと、関係者は心の準備ができるため、親切な印象が伝わります。

異動メールを誰に送るのか

異動メールを誰に送ればいいのかについて見てみましょう。

異動前の部署の従業員

異動時に対面で、異動前の部署の従業員に挨拶をしますが、異動メールを事前に送っておくと、引き継ぎの準備が円滑にできます。

異動メールをきっかけに、従業員同士で今まで一緒に仕事をしてきた思い出を話す機会もできるでしょう。

また、別の部署に異動しても、今後も仕事で関わることもあるため、異動メールは、異動前の部署の全従業員に送りましょう。

異動後の部署の従業員

異動日に、異動後の部署の従業員に挨拶をしますが、事前に、異動先に異動メールを送ると、着任した後に、コミュニケーションが円滑にできます。

また、異動メールを送ることによって、異動先の従業員と話をする機会を持てるため、新業務の準備がうまく進められます。

異動先の全従業員に異動メールを送って、いい印象を持ってもらいましょう。

上記以外の関係者

仕事で関わりのある従業員や親しい従業員に、異動メールを送っておきましょう。

事前にメールで伝えておくと、一緒に仕事をする時などに、直接異動の挨拶やお礼を伝えられます。

異動メールを書く時のポイント

では、異動メールを書く時に押さえておきたいポイントについて解説します。

異動のお知らせとわかる件名

件名は、受信者が一番最初に見るところです。

そのため、相手にひとめで異動の報告とわかる件名を書きましょう。

（例）

同じ部署の従業員宛て：人事異動のご報告
他の部署の従業員宛て：人事異動のご報告　営業部山田翔　(自分の名前)
取引先宛て：異動のご報告　株式会社〇〇　山田翔(自分の名前)

異動先の部署・日時・後任者の名前や情報を書く

前任者の異動先の部署、異動の日時を書いて、引き継ぎをスムーズに進めましょう。

後任者の名前や情報も一緒に書いておくと、異動日までに仕事に関する話ができて問題なく引き継ぎができます。

以下のことを書いておくといいでしょう。

・異動の日付

・新しい配属先

・異動後の連絡先

・後任者の名前・連絡先

・引き継ぎの日付

異動後に連絡先が変わる場合は連絡先を記載しましょう。

連絡先の変更がない場合も、連絡先の変更はございませんと伝えておくと、親切でしょう。

感謝と今後の抱負を伝える

お世話になった方に、異動メールで感謝の気持ちを伝えましょう。

相手とのエピソードを入れると喜ばれるでしょう。

また、異動先での抱負を書くと、異動しても前向きに仕事をするという姿勢が伝わり、いい印象を与えれるでしょう。

メール連絡へのお詫び

異動の挨拶を対面でできない場合、メールで異動の報告をすることになってしまうことへのお詫びの言葉を添えましょう。

（例）

「本来ならばお伺いするべきところではございますが、メールにて恐縮ですが、ご挨拶といたします」
「略儀ながらメールにてご報告申し上げます」

このように、直接挨拶をできないことへの無礼を詫びる文面を書くといいでしょう。

後日挨拶に行くのであれば、そのことを伝えましょう。

後任者と一緒に挨拶に行く場合も、その旨を伝えておきましょう。

異動メールを送る時のマナー

異動メールを送る時のマナーについて、見てみましょう。

異動メールを送るタイミング

異動メールを送る時は、異動が決まったらすぐに送るのではありません。

人事異動は解禁されるまで報告をしてはいけない場合があるため、いつ異動の報告をすべきか、上司に相談するといいでしょう。

通常、異動メールを送る時は、異動の数日前に、「お世話になりました」と書いて送るのがいいでしょう。

異動前は引き継ぎなどで慌ただしくなってしまうため、時間のある時にメールを作成して、メール配信サービスの送信予約機能を使って、送信時間を指定しておきましょう。

誰にメールを送るのか

異動メールは、お世話になった人にします。

お世話になった人の範囲は、人によって違います。

ですが、異動の報告の場合には、できる限りその範囲を広く捉えて、挨拶をするといいでしょう。

例えば、部署の上司と全従業員、他部署の業務のやり取りをした方、以前の上司、仲がよかった先輩、同僚や後輩などです。

また、取引先の担当者にも連絡をしましょう。

BCCでメールを送れるか

異動メールは、関わりのあった人それぞれに、個別でメールを送るべきです。

ですが、送信先が多く個別に異動メールを書く時間がない場合は、BCCで送るのもやむを得ないでしょう。

BCCで送ったメールは、テンプレートのような形式的な挨拶文になりやすいです。

そのため、「本来であれば、皆様お一人お一人にご挨拶をすべきところではございますが、まとめてのご挨拶となります無礼をお許しください」という文面を添えて、申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

上司やお世話になった方へはBCCにしないで、エピソードを添えてメールを送ると喜ばれるでしょう。

ネガティブな話は書かない

異動メールは、お世話になった方に感謝の気持ちを伝えるために送ります。

「残留したかったのですが、異動になってしまいました」といったネガティブなことを書くと、相手は返答に困ってしまいます。

そのため、「これまでの業務は、時間を忘れてしまうほど、集中して楽しく仕事をすることができましたが、新しい部署でも、これまでの経験を活かして精進してまいります」という文面を書くとポジティブに受け取ってもらえるでしょう。

異動挨拶メール文例

異動メールを受け取った相手に、「また一緒に仕事がしたい」と思ってもらえるような文面を作成しましょう。

（例）

件名：
異動のご挨拶

本文：
〇〇部各位

お疲れ様です。

山田です。

突然ではございますが、4月7日（月曜日）付で、営業部から総務部へ異動になります。

今後の連絡は、以下にお願い致します。

電話番号：03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇＠〇〇.co.jp

佐藤さんが後任として参ります。

営業部では、皆様と一緒にやり遂げた絵本プロジェクトから、多くのことを学ばせていただきました。

心より感謝申し上げます。

新しい部署では気持ちを新たに、全力を尽くして参ります。

本来なら、お伺いをしてご挨拶すべきところを、メールでのご連絡になってしまったことをお許しください。

今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

—–
署名

まとめ

異動が決まったら、社内外の関係者へ挨拶する異動メールを送りましょう。

異動メールでは、異動日や後任者の紹介といった必要事項を連絡するだけでなく、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

異動メールにもマナーがあります。

マナーを学んで、ポイントを押さえた異動メールを送りましょう。

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