意思の疎通を図る方法やコツについて解説

コラム

2023.08.26

ビジネスでは、意思疎通をうまくできることが重要です。

意思疎通がうまくできると、人間関係が良好になり、モチベーションアップにつながるからです。

ですが、意思疎通に問題があると、情報共有ができず、企業にとって不利益になる可能性があります。

今回は、意思の疎通を図る方法やコツについて解説します。

意思の疎通とは

意思疎通とは、自分と相手の考え方が通じ合って理解していることです。

意思疎通ができていないと、業務に支障を出るだけでなく、社内の人間関係にも悪影響を及ぼします。

情報共有が円滑に行われるようにするためにも、意思疎通がしやすい風通しのいい職場にしましょう。

意思疎通をするメリットとは

意思疎通をすることによって、どんな業務上のメリットがあるのでしょうか。

以下で見てみましょう。

生産性が向上する

意思疎通がうまくできていると、生産性が向上します。

というのも、チームメンバーの進捗状況をすぐに把握でき、課題について相談しやすくなるからです。

適切な情報共有ができる

意思疎通が十分行われていると、適切な情報共有ができ、伝達の漏れがなくなります。

ですが、意思疎通が不十分だと、必要な情報が伝達されないため、問題が起こったり、取引先の信用をなくしてしまうおそれがあります。

従業員の離職を減らすことができる

意思疎通がうまくできていない職場では、人間関係がよくないため、従業員のモチベーションが下がります。

人間関係がよくないことは、従業員が企業を退職する主な理由の１つです。

そのため、従業員間の意思疎通を円滑にすることによって、人間関係が良好に保たれ、離職を減らすことができます。

意思疎通をするための方法

意思疎通が適切に行われていないと、人間関係が悪くなり、従業員の仕事へのモチベーションが著しく低下します。

そうならないようにするために、どのように意思疎通をしたらいいのか、その方法について見てみましょう。

ITツールの導入

テレワークを実施している企業が多くありますが、その状況下では、対面コミュニケーションが減るため、意思疎通に課題のある企業が少なくありません。

そのような場合には、ITツールを導入するといいでしょう。

Web会議システムやビジネスチャットなど、さまざまなツールがあり、情報を迅速に共有できます。

コミュニケーションスペースの設置

従業員同士の意思疎通を促すために、社内にコミュニケーションスペースを設置することもおすすめです。

一般的に、従業員は、固定席で仕事をするため、席が近い従業員と会話をすることが多いです。

そのため、コミュニケーションスペースを設置すると、他の部署の従業員とコミュニケーションをする機会を持つことができ、耳より情報を得ることができたり、新たなアイデアが生まれるきっかけにもなります。

社内報の活用

社内報を活用して、従業員の意思疎通を図るのもいいでしょう。

社内報とは、会社の情報や理念、社員紹介などを発信する冊子です。

大企業では、経営陣の話を聞く機会がなかなかないため、社内報に経営陣へのインタービューに載せますが、それも意思の疎通に役立ちます。

情報を発信することで、会話をしたことがない従業員と交流する機会になったり、従業員間のコミュニケーションが活性化するでしょう。

意思疎通をするためのコツとは

意思疎通をするためのコツを知っておくと、さまざまなメリットがあります。

意思疎通の成果を出すためは、どのようなことをすればいいのか、見てみましょう。

対面コミュニケーションをする機会を作る

意思疎通を図るために、対面コミュニケーションを取れる機会を作るといいでしょう。

上司と部下、従業員間で、対面での会話をするための方法として、1on1ミーティングやWebミーティングが挙げられます。

顔を合わせて話をする機会を設けると、業務上の課題や悩みについて相談しやすくなるでしょう。

従業員と話し合う

コミュニケーションの機会を設けても、意思疎通に効果が出ない場合には、従業員と話し合いましょう。

なぜ意思疎通がうまくいっていないかを聞いて、改善しましょう。

改善したら、アンケートをして、どれくらい効果が出ているのか検証する必要があります。

相手のことを知る

相手のことをよく知ると、スムーズに意思疎通ができます。

なんとなく自分と合わないような気がして、話をしづらいということがあります。

ですが、相手を知ると、価値観を理解できるため、意思疎通ができるようになります。

まとめ

コミュニケーションスキルがあると、意思疎通をはかりやすくなります。

そのためには、相手を知り、相手に合った意思疎通の方法を見つけるといいでしょう。

意思疎通がスムーズにできるようになると、人間関係が良好になり、仕事もうまくいくでしょう。

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