日報メールに記載する内容とは？ポイントや注意点についても解説
2023.08.27
「日報に、何を書くのかわからない」と悩む方も少なくないようです。
日報は、毎日の業務の進捗や成果を報告するためにします。
テレワークを実施している企業では、上司が部下の仕事ぶりを見えないため、業務進捗を報告するための手段として活用されています。
今回は、日報メールに記載する内容やポイントについて解説します。
日報メールに書く内容
日報メールには、どんなことを書けばいいのか、以下で見てみましょう。
業務内容
業務内容は、日報メールで必ず記載しなければいけない項目です。
日報に慣れないうちは、時系列で業務内容を書くといいでしょう。
例えば、「10：00～11：30 新製品の会議、 11：30～12：00 サンプルチェック」といったように記載しましょう。
「何をしたのか」「どれくらいの時間でしたのか」「成果や目標達成度はどうか」という点は、必ず記載します。
反省点と今後の課題
1日の行動を振り返って、反省点や今後の課題を記載しましょう。
例えば、「提案書の作成に時間がかかってしまった」といった反省点を見つけて、改善策を検討しましょう。
改善策を実行する方法を考えることはスキルアップにつながり、着実に成長できます。
所感
業務中における気づきや改善点などの所感を日報メールに記載します。
所感を書く際には、感想文にならないように意識することが大切です。
「提案書の作成が遅れてしまった」というのは感想文です。
「優先順位を考えないで取り組んでしまったため、次回は、スケジュールと時間配分を考えて、時間の無駄をなくすようにする。」というように、改善策を書いて、自分の成長と組織に貢献するための考えを述べましょう。
目標と課題
日報の最後には、次回の行動を記載します。
今日の業務内容や進捗、反省点などをもとに具体的な次の目標を立てましょう。
「アポイント獲得を頑張る」という書き方では内容が不明瞭です。
「明日は、5件のアポイントを獲得する」といったように、数字を入れて、件数や時間などを具体的に記載します。
そうすることで、進捗や達成状況の振り返りがしやすくなります。
日報メールを書く時のポイントとは
内容がひとめでわかる件名を記載する
メール内容が一目でわかる件名を書きましょう。
受信ボックスには、多種多様なメールが届きます。
したがって、件名を見てメールの趣旨が伝わるようにすると、他のメールに埋もれることがなく、コミュニケーションロスを防げます。
「◯月◯日の日報：鈴木翔」という件名を定型化すると、検索する時に便利なだけでなく、振り分け登録もできるため、上司が日報を管理しやすくなるといったメリットにもつながるでしょう。
箇条書きで簡潔にまとめる
箇条書きで簡潔にまとめることも大切です。
日報は、見やすさを重視するため、長くダラダラ書くのではなく、箇条書きにして、視覚的に読みやすくしましょう。
複数人のメール日報に目を通さなければならない上司に、短時間で内容を把握してもらい、負担を軽減できるように工夫をする必要があるでしょう。
結論を冒頭に記載する
結論や重要な報告は、冒頭に記載します。
情報が多いと、結論が読み飛ばされてしまう場合があるからです。
その後で、現在の状況や課題、反省点を付け加えましょう。
数字や固有名詞を使う
数字や固有名詞を使って、日報を書きましょう。
業務の進捗や成果がどれくらいなのかが明確になるからです。
例えば、「10：00～12：00は、アポイントの電話を40件かけた」といったように記載します。
日報は業務内容を共有するためのものであるため、進捗や成果がひとめで把握できるように、数値を使って書きましょう。
日報メールを送信する時の注意点
日報メールを送信する時には、注意点を意識しましょう。
以下で注意点について見てみましょう。
日報は当日に送信する
日報メールは、当日中に作成して送信することが基本です。
提出が遅れたり、何日か分の日報をまとめて提出されると、上司は、業務内容や進捗確認がきちんとできなくなるからです。
当日中に送信できない場合、上司に連絡をして、翌営業日には送信しましょう。
チェックをして提出する
提出前に、日報メールの内容、記入漏れがないかどうか、感想文を書いてないかをチェックしましょう。
また、誤字・脱字は、誤解につながってしまう可能性があります。
業務に忙しく、日報作成の時間がないと、チェックを怠ってしまうことがあるかもしれませんが、確認してから提出するようにしましょう。
まとめ
日報メールは、業務内容や進捗、結果などを報告するものです。
時系列で、数字を入れた業務内容を書いて、わかりやすく伝えることがポイントです。
また、日報には、反省と改善点も記載するため、次はどのように業務に取り組めばいいのかを意識できるため、従業員にとって有効なPDCAツールになります。
書き方や提出期限を守るだけではなく、日報の意義を理解すると、企業の生産性向上や業務改善につながるでしょう。