テレワークによって、オンラインコミュニケーションの機会が増えてきました。

ですが、オンラインのコミュニケーションがうまくできないと感じている従業員の方も少なくないようです。

今回は、オンラインコミュニケーションをうまく行うために、オンラインコミュニケーションの問題点と解決策について解説します。

オンラインのコミュニケーションとは、テキストコミュニケーション、ボイスコミュニケーション、ビデオコミュニケーションの3つを指します。

それぞれの特徴や使い方を知ると、スムーズにコミュニケーションができるようになるため、TPOに応じて使い分けれるようにしましょう。

テキストコミュニケーションは、メールやチャットのような文章でやりとりをするコミュニケーションのことです。

ビジネスだけでなく、プライベートでもよく利用されているため、使いやすく、操作方法を覚える必要がないという特徴があります。

また、自分の都合でやり取りができるため、相手の仕事の手を止めないこともメリットです。

メールだけでなく、チャットやSNSを導入する企業も増えていますので、取引先が同じSNSを使っているのであれば、取引先とSNSでやり取りすることが可能となります。

複数人に、一斉に同じメッセージを送信したり、メッセージが残るため、「言った・言わなかった」といった連絡ミスを回避することもできます。

ボイスコミュニケーションとは、声によるコミュニケーションで、電話、ネットやアプリを使用した通話が挙げられます。

電話は、使いなれているツールのため、操作方法に慣れていないといった人は少ないため、誰でも利用できる点が大きなメリットです。

急いでいる場合や、文章では伝えにくい内容の場合は、直接話をするボイスコミュニケーションが向いています。

ビデオコミュニケーションは、ビデオ電話やWeb会議など音声と動画でコミュニケーションを取る方法です。

1対1のコミュニケーションだけでなく、複数人で同時にコミュニケーションを取ることが可能です。

お互いの顔を見て会話をするため、テキストや声でのやり取りと違って、相手の表情がわかることがメリットです。

オンラインコミュニケーションをすると、相手の声だけでなく、相手の表情やしぐさからも印象を受けていて、これらを総合的に判断しながら、話をします。

同じ会社の従業員でも認識がないことは多々あるため、そのような状況でオンラインコミュニケーションをすると、相手の考えや状況がよくわからず、コミュニケーションがうまくいかないことがあります。

テキストコミュニケーションは文字で情報を伝えるため、確認漏れのミスを防ぐことができますが、微妙なニュアンスを伝えることは難しいです。

例えば、対面での会話で「それ」と言っただけで相手が理解できても、テキストでは「それ」という文字だけでは伝わりませんし、誤解を生んでしまう可能性もあります。

また、対面での会話のように、相手の雰囲気や状況から内容を読み取りにくいため、感情を伝えることも難しいです。

相手に正確に伝えるために、細かく説明したら、長文になってしまい、文章作成に長い時間がかかってしまうこともあります。

では、オンラインコミュニケーションを円滑にするにはどうすればいいのか、改善方法について解説します。

テキストコミュニケーションは、文字だけで情報を伝えるため、相手に冷たい印象を与えてしまうかもしれないというデメリットがあります。

もし相手が十分に理解をしてない場合、トラブルに発展してしまい、後々の業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。

そのため、テキストコミュニケーションで相手にやわらかい印象を与えるために、話の語尾を工夫したり、肯定的な言葉を使ったり、相手に感謝を伝えるといいでしょう。

ビデオコミュニケーションをすると、お互いの顔が大きく映し出されるため、リアルの会議よりも相手の表情をよく見てとれます。

そのため、無表情でいると、目立ってしまい、会議の他の参加者に、あまりいい印象を与えないため、笑顔でいるようにして、表情を意識する必要があります。

ビデオコミュニケーションでは、会議の雰囲気が掴みにくいため、感情を入れながら、コミュニケーションをするようにするといいでしょう。

今回は、オンラインコミュニケーションがうまくできないときの解決方法について解説しました。

オンラインコミュニケーション前や途中に、雑談の時間を作って、参加者が自由に話ができる雰囲気を作っておくと、会議の本題に入ったときに、参加者が躊躇なく率直な意見を言うことができます。

また、会議中に誤解やすれ違いがあった場合、雑談の時間があると、リカバリーするのに有効です。

オンラインコミュニケーションは、自社にあった機能がついたツールを選んで、活用するとよりよい効果が出るでしょう。

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