上司への依頼メールの書き方とは？上司にお願いする時のポイントなどについて解説
2024.07.08
上司にメールを送る際に、メールの書き方や言葉遣いが気になる方は少なくありません。
上司へのメールは、業務を効率よく進めるための重要な仕事ですので、上司宛てのメールを作成するときに気をつけておくべきポイントなどを把握しておいた方がいいでしょう。
今回は、上司にメールを送る際の注意点や言葉遣いなどについて解説します。
上司へのメールがなぜ重要なのか
仕事をする上で、部下の仕事に対して全責任を持つ上司との関係を良好に保つには、報告・連絡・相談、つまり「報連相」が重要です。
報連相を怠ると、大きなトラブルに発展し、上司の信頼を失ったりすることがあるからです。
上司へのメールは、業務上の報告・連絡・相談をするためのコミュニケーションを取るために必要な手段の1つです。
そのため、上司へのメールの書き方などを把握しておくことは不可欠です。
上司への依頼メールが必要になる場合とは
どんな時に、上司への依頼メールが必要になるのでしょうか。
具体的なシーンについて考えてみましょう。
書類をチェックをしてもらう場合
仕事のアドバイスをしてほしい場合
仕事量に対する相談をする場合
担当している仕事の量が多すぎて、締め切り日までに終わりそうにない場合、上司へ相談メールを送ることがあります。
締め切り日になって仕事が終わっていないと、上司や同僚などに迷惑をかけてしまうことがあります。
そのため、そのような事態を防ぐため、事前に上司にメールで相談しましょう。
また、その時に、締め切り日の延長や、他の従業員への仕事の分担などについて、メールを送るといいでしょう。
上司へのメールを作成する時のポイント
ここまでで、上司にメールを送ることは、重要であることがお分かりになったと思います。
では、次に、上司にメールを作成する時に、気を付けるべきポイントについてご紹介します。
メールか口頭で伝えるべきかを判断する
メールは、相手の状況を考慮しないで、必要事項を伝えることができます。
ですが、テキストでは伝わりにくい話をする場合は、メールよりも口頭のほうが、コミュニケーションを取りやすいことがあります。
そのため、上司にメールを送る時には、メールで内容が十分伝わるのかどうかを判断する必要があります。
返事を後回しにされたり、他のメールに埋もれたりしてしまう場合もあるため、上司に、メールを確認したかどうかを口頭で聞いてみる必要もあるでしょう。
依頼内容と重要度が一目でわかる件名にする
【重要】〇〇社とのミーティング日時の変更
【ご報告】〇〇プロジェクトの進捗状況について
役職名や敬称を使い分ける
上司へのメールを送る際には、正しい宛名を記載する必要があります。
例えば、メールを送る人数が1人〜2人の場合は、宛名には、「名前＋役職名」を記載します。
メールを送る人数が3人以上の場合は、宛名には、「各位」と記載します。
各位は、複数人に対して使用する言葉で、「皆様」よりも丁寧な表現です。
書き出しと締めくくりの書き方
上司への依頼メールの書き出しは、件名や宛名を記載したら、「お疲れ様です」と「自分の名前」を記載します。
メール文面の締めくくりには、「よろしくお願いいたします」という文面を使います。
締めくくりの文面がメールに記載されていないと、上司にいい印象を与えないため、注意しましょう。
内容と期日を明記する
正しい敬語を使う
上司への依頼メールでは、正しい敬語を使うことがマナーです。
ですが、「重ねてお詫び申し上げます」「心からの感謝を申し上げます」といった取引先に向けた、丁寧な表現をすると、大げさだと思われるでしょう。
メールでよく使う間違いやすい敬語をご紹介します。
・〇お疲れさまです ×ご苦労さまです
「ご苦労さまです」は、目上から目下へ使う表現です。
- ・〇承知しました、かしこまりました ×了解しました
- 「了解しました」には、相手を尊敬する気持ちは込められていません。
- ・〇拝見しました ×確認しました
- 「確認しました」は、「見ました」という意味で、相手を敬っていない表現です。
・〇申し訳ありません ×すみません
- 「すみません」は、口語表現で、目上の人に使うのは失礼な言葉です。
簡潔に書く
上司は、たくさんのメールを受け取っているので、簡潔なメールを作成しましょう。
「PREP法」でメールを作成しますが、「PREP法」とは、以下のやり方のことです。
まず、「Point（要点や結論）」を伝えて、「Reason（理由）」を添えます。「Example（事例）」を補足情報として記載し、最後に「Point（要点や結論）」で締めくくりましょう。
文章は、長文で書かずに、適度に箇条書きを使いましょう。
上司への依頼メールの例文
ここでは、上司への依頼メールの例文をご紹介します。
依頼メールの例文
山田課長
お疲れ様です。
鈴木です。
A株式会社さんとの商談の候補の日時は、下記になりますが、ご都合はいかがでしょうか。
・4月1日
・4月2日
・4月4日
会議室の予約をする必要がございますので、今週中にお返事いただきたく存じます。
お忙しいところをお手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
謝罪メールの例文
山田課長
お疲れ様です。
鈴木です。
4月1日に、A株式会社の加藤様より、納品した商品の色違いについてご指摘を受けました。
ご指摘いただいた色違いは、すでに交換対応が完了しております。
今回の色違い納品について深く反省し、今後同様の問題が起きないように対策を講じて参ります。
この度は大変申し訳ございませんでした。
進捗報告メールの例文
山田部長
お疲れ様です。
営業部の鈴木です。
A株式会社加藤様の夏のTシャツですが、受注に至りましたので取り急ぎメールにてご報告いたします。
受注内容
取引先名：A株式会社様
内容：7月販売のレディースTシャツ
受注金額：〇〇万円
納期；〇〇年〇月〇日
進展がありましたら、再度ご報告いたします。
報告メールの例文
山田部長
お疲れ様です。
表題に記しました5月の会議に参加しましたので、以下のとおり報告します。
課題：今月の売上げ減少に対する要因と来月の対策
日時：〇〇年〇月〇日 13時～15時まで
場所：会議室A
参加者：佐藤課長・中野係長・佐久間・横井・長澤
目的：今月の売上げ減少の要因を確認して、来月の取り組みをどうするのかを決める
決定事項
1. ・・・
2. ・・・
3. ・・・
以上
今後の進捗については、あらためてご報告いたします。
ご確認をよろしくお願いいたします。
鈴木
上司に送るメールで使えるフレーズ
上司に送るメールで使えるフレーズをご紹介します。
フレーズを覚えて使用すると、上司へのメールも書きやすくなるでしょう。
メール文頭のクッションに使えるフレーズ
・お手数をおかけしますが
・大変恐縮ですが
・誠に勝手なお願いにはなりますが
メールの締めに使うフレーズ
・引き続きよろしくお願いいたします
・お力添えのほどお願い申し上げます
・早急にご対応いただきますようお願い申し上げます
・ご検討くださいますようお願いいたします
・お忙しい中お手数をおかけしますがお願いいたします
まとめ
上司にメールを送る際は、上司が忙しいことを気に留めて、PREP法を活用した簡潔な文面で、尊敬語などの言葉遣いに注意をしましょう。
また、状況にあった宛名や書き出し、文末のフレーズを使い分けて、メールを作成するように心がけましょう。
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