仕事で、相手からの返事がないと、催促メールを送ることもあるでしょう。

ですが、上司に催促メールを送らなければいけないこともあります。

立場上、催促メールを上司に送りづらいですが、注意点を把握していれば、上司を不快に感じさせず、きちんと対応してくれるでしょう。

今回は、上司に催促メールを送るタイミングや注意点について解説します。

上司への催促メールとは、返事や対応をしていない上司に、返事や対応を催促するメールのことです。

催促とは、相手に何かを早くするように要求することです。

ですが、相手が上司の場合、不快感を与えないように注意しなければいけません。

また、メールで催促する場合、上司が迅速に対応できないことがあるため、催促メールを送る時には、期日までに時間の余裕を持たせる必要があります。

また、催促メールを送るタイミングが早いと、急がせているのではないかと上司に思われてしまうことがあるため、催促メールを送るタイミングに注意したほうがいいでしょう。

では、上司に催促メールを送る場合、どのようなシーンがあるのでしょうか。

以下でご紹介します。

返信期日を設けているメールの場合、その期日を超えたら催促メールを送っても問題ありません。

一般的には、2～3日待ってから、催促メールを送ります。

月曜日、週末、終業前など、相手が忙しいと思われるタイミングは避けたほうがいいでしょう。

催促メールをできるだけ送らないようにするためには、メールを送る時に、「お忙しいところを恐れ入りますが、水曜日の午前中までにご返信いただきますようお願いいたします」といったような期日を設けると、返信をもらえやすくなります。

見積書への回答など、仕事を依頼したにもかかわらず対応がない場合、メールで催促します。

上司から回答が来ないと、仕事が中断してしまいますが、上司を責めるような文面を書いてはいけません。

早く対応してほしいという感情を出してしまうと、人間関係が悪化してしまうおそれがあるため、上司を気づかう表現を使うといいでしょう。

健康診断、年末調整など、さまざまな書類を提出することがあります。

その中には、公的機関へ提出しなければいけない書類もあるため、提出期限があります。

そのため、いつまでに提出してほしいのかを明記する必要があります。

郵送で提出する場合は、行き違いが生じることがあるため、先に、行き違いに対するお詫びの一言を添えておきましょう。

会議や商談などの出欠連絡をしていない上司に対し、メールで催促することがあります。

会議室を借りたり、資料の準備が必要といった理由とともに、いつまでに出欠に対する返事をしてほしいかを明記しましょう。

上司に催促メールを送る場合、今後の人間関係を良好に保つために、さまざまな点に注意する必要があります。

では、上司に催促メールを送る時に注意すべき点について見てみましょう。

午前中に催促メールを送りましょう。

午前中に、上司に催促メールを送ると、その日に対応してもらえる可能性が高くなるからです。

逆に、緊急時を除いて、終業時間の直前に催促メールを送ることは止めましょう。

終業時間の直前に催促メールを送ると、上司が、慌てて対応することになり、場合によっては、残業になってしまうかもしれません。

催促メールを送る際には、一目で内容がわかるような件名にすることが重要です。

隅付き括弧【】を使うと、上司に重要度や緊急度が伝わりやすく、スピーディーに対応してもらえる可能性が高まります。

・【重要】見積書のご確認

・【再送】次回ミーティング日程について

・【至急】納品ミスについて

【要返信】　【締切厳守】といった催促表現は使うのをやめましょう。

上司が状況をすぐに確認できるように、催促メールの本文に「前回、いつ・どんな用件でメールを送付したのか」という詳細を明記しましょう。

そうすると、上司は、確認のための手間が軽減されます。

前回送ったメールがある場合は、「〇月〇日にお送りしましたメールについて」と記載しましょう。

送信した日時を記載すると、上司は該当メールを探しやすくなります。

行き違いがある場合を想定して、催促メールを作成することも大切です。

上司がメールを送ったのに、行き違いで催促メールを送ってしまうと、上司は不快な気分になってしまいます。

メールの締めくくりに「行き違いになった場合は、何卒ご容赦いただけますと幸いです。」といった一文を添えると、行き違いになった場合でも、上司に不快感を与えずに済むでしょう。

上司に不手際があったとしても、責めるような強い文面は避けなければいけません。

すぐに対応できなかったやむを得ない事情があったのかもしれないという配慮をしながら、クッション言葉を使って、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

クッション言葉とは、そのまま伝えるときつい印象を与えかねない言葉を、やわらかく伝えるために添える言葉のことです。

クッション言葉には、以下のような文面があります。

・その後いかがでしょうか
・念のため、ご確認させていただきました
・〜していただけると幸いです

上司に催促メールを送る前に、メールの受信フォルダと迷惑メールフォルダを確認しましょう。

上司からのメールが迷惑メールフォルダに入ってしまったり、他のメールに埋もれて気づかなかったということがあるからです。

上司からの返事が来ないからといって、すぐに催促メールを送ることは避けましょう。

上司が依頼に対応しないまま期日を過ぎそうな場合、催促メールを送って、状況を確認しなければいけません。

ですが、上司に催促メールを送る際は、上司を不快にさせないようにクッション言葉を用いたり、送信前にメールの行き違いがないかを確認する必要があります。

上司と良好な関係を維持できるように、上司に配慮した催促メールの作成を心がけましょう。

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