ペーパーレス化の方法は？メリット・デメリットや進め方について解説
2024.07.12
昨今、テレワークの導入や業務効率化などによって、ペーパーレス化を推進している企業が増えています。
ですが、紙による業務をしている企業もたくさんあります。
そのような企業がペーパーレス化推進を促すには、どうすればいいのでしょうか。
今回は、ペーパーレス化の方法、メリットやデメリットについて解説します。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙の使用をやめることです。
紙の資料や文書を減らして、生産性向上を図る取り組みのことです。
紙の資料や文書を削減して、デジタル化すると、業務効率が上がる効果があります。
ペーパーレス化の必要性とは
では、なぜペーパーレス化が必要なのでしょうか。
その理由を以下で解説します。
コスト削減
ペーパーレス化をすると、紙の書類がなくなるため、以下のコストを削減できます。
・書類を印刷するコスト
・書類を配布したり郵送するコスト
・書類を保管するスペースにかかるコスト
・書類を管理する従業員にかかるコスト
働き方改革への対応
ペーパーレス化をすると、業務のシステム化が進みます。
それは、働き方改革にもつながり、多様な働き方を実現できます。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化のメリットには、どのようなものがあるのか、見てみましょう。
コスト削減
紙を使って仕事をすると、多くのコストが発生します。
例えば、紙代、印刷代、印刷機器のメンテナンス費用、文書の郵送費、保管スペース費用などが挙げられます。
文書をデジタル化して情報共有すると、印刷や配布といった手間を省くことができ、端末で文書を確認できます。
情報漏えいのリスクが減らせる
ペーパーレス化は、文書の紛失や盗難の防止にも効果があります。
情報漏えいは、事業存続にかかわるリスクがあるため、ペーパーレス化をすると、情報漏えいのリスクを低減させ、セキュリティの強化につながります。
また、文書をデジタル化すると、アクセス権限や閲覧権限を設定できるため、不正な持ち出しや文書の改ざんといったリスクをなくすことができます。
環境保護に取り組むことで企業イメージが向上する
ペーパーレス化は、環境の保護になります。
オフィスで使用される紙は、森林破壊の原因の1つです。
また、森林破壊は、野生動物の絶滅や温暖化など問題を生じさせています。
そのため、ペーパーレス化をすると、環境や資源に配慮している企業として、企業のイメージアップにつながります。
多様な働き方のサポート
ペーパーレス化の導入の手順
どうやってペーパーレス化を進めればいいのでしょうか。
ペーパーレス化を導入する際の手順をご紹介します。
目的を明確にする
ペーパーレス化は、紙媒体を電子化するだけではなく、業務プロセスを変えることになります。
そのため、ペーパーレス化の目的を明確に定めて、全社的な取り組みとして推進していくことが大切です。
目的の例としては、業務効率化・コスト削減・セキュリティ強化・テレワーク推進などが挙げられます。
ペーパーレス化の目的を明確にして、導入すべきシステムを検討する必要があります。
ペーパーレス化の対象を決める
すべての書類をペーパーレス化すると、混乱を招くでしょう。
まず、目的ごとに対象を決めて、徐々に範囲を広げていきましょう。
取り組みやすい部分からペーパーレス化を進めると、従業員への影響を抑えられます。
会議用資料や稟議書など社内調整がしやすい書類から始めるのがいいでしょう。
ペーパーレス化のツールを決める
ペーパーレス化を推進するには、目的にあったツールを選定することが重要です。
業務効率化が目的にもかかわらず、違う目的のツールを導入してしまうと、効率が下がってしまいます。
ペーパーレス化で使用するツールは、課題を効率よく解決できるものを選びましょう。
また、従業員がツールを使いこなせるかどうかも大事なポイントです。
ペーパーレス化の効果測定
ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化をすると、さまざまなメリットがあることが分かりましたが、デメリットもあります。
どんなデメリットがあるのか、見てみましょう。
導入コスト
ペーパーレス化を推進するには、ツールを導入して、デジタル化をする必要があります。
そのため、ツール導入費用がかかります。
また、ツールを使うのに慣れるまでは、時間と手間もかかります。
電子データの見づらさ
紙の資料は、広げて全体を見ることができますが、電子データは、そのようなことはできません。
また、モニターのサイズがかかわってくるため、スクロールが必要な資料の場合、全体像が把握しにくいでしょう。
セキュリティ対策をしなければいけない
紙の資料は、シュレッダーにかけて廃棄することが、セキュリティ対策になります。
ですが、ペーパーレス化をする場合、紙とは違ったセキュリティ対策をしなければいけません。
まとめ
ペーパーレス化は、ツールの導入ではなく、アナログからデジタルへの大きな変化のため、すぐに簡単にできるものではありません。
ですが、無駄な業務を排除すると、そのコストを新規事業や既存事業の拡大に割り当てることができます。
そのため、ペーパーレス化を進めるにあたって、適切な方法を取りながら自社に浸透させることが大切です。
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