電話とメールどっちがいいの？ 使い分け方法をご紹介
2024.07.13
ビジネスシーンでは、同僚や取引先とのコミュニケーションが重要です。
仕事で使うコミュニケーションツールというと、電話とメールを思い浮かべる人が多いでしょう。
ですが、その使い分けに悩んでしまう人は少なくないでしょう。
今回は、電話とメールの使い分け方法をご紹介します。
適切に活用して、ビジネスにおける円滑なコミュニケーションと良好な人間関係を築きましょう。
仕事では電話とメール、どっちが多く使われている？
今後、コミュニケーションツールとして、テレビ・Web会議を使う人が増えることが予想されます。
電話を使うべき時とは
メールよりも電話で連絡をした方がいい時は、どのような時でしょうか。
以下で見てみましょう。
トラブルが生じた緊急時
緊急事態が発生した場合、すぐに対応しなければいけないため、相手に状況をすぐに伝えれる電話の方がメールより適しています。
相手が応答できない場合は、以下の方法を試してみましょう。
・留守番電話にメッセージを残す
・ショートメッセージで、「至急連絡ください」と送信する
お願いや謝罪をする時
仕事で使うコミュニケーションツールというと、電話とメールを思い浮かべる人が多いでしょう。
何かお願いをする場合、言葉遣いによって丁寧な印象を与えられるため、電話が最適です。
「ご相談したいことがあるのですが、お時間よろしいでしょうか」と低姿勢で落ち着いて、柔らかく伝えましょう。
また、謝罪の気持ちを伝える時も、電話が適しています。
メールの謝罪は表面的に受け取られがちですが、丁寧で適切な言葉を選んで、誠意を込めて気持ちを伝えることができるからです。
メールを使うべき時とは
では、電話よりもメールで連絡をした方がいい時は、どのような時でしょうか。
以下で見てみましょう。
図表や詳細情報を伝える時
図表を使って内容を伝えたい場合は、メールを使う方が適しています。
メールを使用することで、相手が都合のいい時に内容を確認できるメリットがあります。
また、こうすることによって、情報の共有が円滑になり、誤解によるミスを防ぐことができます。
さらに、メールは図表に直接コメントを書き込んで返信することができるため、フィードバックがしやすくなります。
数値などの詳細情報を伝える場合も、メールを使うといいでしょう。
電話では、相手がメモをする必要がありますが、メールの場合、正確な情報を記録として残せるからです。
履歴を残したい時
トラブルが起こった場合、「言った・言わない」で揉めてしまうことがあります。
また、過去の記憶が曖昧になってしまっていることもあるでしょう。
ですが、メールでのやり取り履歴が残っていれば、それが証拠となって、解決できる可能性があります。
一方、電話では、相手の発言をデータに残すのは難しいです。
複数人に同時に伝えたい時
多忙な人への連絡と業務時間外の連絡をする時
忙しい人に連絡をする場合、電話よりもメールが適しています。
相手が都合のいい時間に確認できるため、効率的なコミュニケーション手段となります。
緊急時以外は、メールやショートメッセージを活用しましょう。
こうすることによって、相手の業務を妨げないで、必要な情報を伝えられます。
また、業務時間外に連絡しなければいけなくなった場合も、メールが有効です。
メールは、時間を気にしないで送ることができるからです。
電話とメールをうまく使い分けよう
電話とメールのどちらを使う方がいいかは、状況や緊急性によって異なります。
相手や状況に応じて、電話とメールの使い分けができることが重要です。
相手にとって都合がいいツールは電話とメールのどちらかなのかを、相手の立場になって考えてみるといいでしょう。
忙しい時間帯には電話を避け、メールを使用するのがマナーとされています。
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