仕事が遅い原因とは？その理由と改善方法について解説

コラム

2024.07.14

「仕事を早く終わらせるには、どうすればいいんだろう」と悩んでいる方は、少なくないようです。

仕事は、適切に処理しなければいけませんが、ある程度のスピード感が求められるため、仕事が遅いと、部署全体の業務に影響を及ぼす可能性があります。

今回は、仕事が遅い原因や問題を改善する方法について解説します。

なぜ仕事が遅いことを改善しなければいけないのか

会社の仕事は、ほとんどの場合、一人の従業員だけで完結しないため、従業員同士が、目的に向けて連携を取って成果につなげています。

仕事が遅いと、納期が遅れて、取引先の信用を失ってしまうおそれがあるため、長期にわたって、安定的なビジネスを構築するには改善しなければいけません。

また、一人の従業員の労働時間が増えただけで、仕事量の調整が難しくなり、他の従業員にも負担をかけてしまうことがあります。

仕事が遅い従業員だけでなく、部署全体の作業効率化を妨げないために、仕事が遅いことを改善することは重要です。

仕事が遅い原因とは

なぜ仕事が遅いのでしょうか。

その原因を確認して、解決していきましょう。

仕事の目的を理解していない

仕事の目的を理解しないで、仕事をすると、仕事が遅くなってしまいます。

仕事の目的を理解していないと、不要な作業をしてしまって、余計に時間がかかります。

また、やるべき作業をしないで、やり直しをすることになり、余計に時間がかかるという問題が生じます。

管理者は、時間がかかりすぎているのに、依頼内容ができていない従業員に対して、低い評価をすることになるでしょう。

完璧主義で細かい点が気になる

仕事に完璧を求めることは、悪いことではありません。

ですが、完璧に仕上げようとすると、たくさんの時間が必要になります。

また、自分が考える完璧と管理者が求める完璧が同じとは限らないため、自分がした完璧な仕事が無駄になってしまう可能性もあります。

丁寧な仕事をすることは大切ですが、締め切り日を守ることはより大切です。

他の従業員に協力を頼めない

部署全体の作業効率化を図るためには、他の従業員に仕事を協力してもらうことが必要な場合があります。

自分の仕事を他の従業員にしてもらうことを、申し訳ないと思って、自分で抱え込んでしまうと、締め切り日に間に合わず、逆に他の従業員に迷惑をかけてしまうでしょう。

報告・連絡・相談が少ない

仕事をスケジュール通りに進めるには、上司に、定期的に報告・連絡・相談をすると、トラブルを減らせます。

このような確認が少ないと、コミュニケーション不足によるミスが起きてしまい、処理の対応に追われて労働時間が増えてしまいます。

同じミスを繰り返す

同じミスを繰り返すと、仕事が遅くなります。

防げたはずのミスをしてしまって、やり直しをすることになり、予定以上に時間がかかってしまうのです。

ミスは、誰にでも起こりえますが、ミスを反省して次に生かし、繰り返さないことが大切です。

仕事が遅いことを改善しないリスク

仕事が遅いことを改善しないと、どんなリスクが生じるのでしょうか。

以下で見てみましょう。

仕事が増える

1つの仕事だけをすることは、ほとんどないため、一定速度の速さで仕事をしないと、予定内に仕事が終わらず、労働時間が増えるリスクが生じます。

スケジュールの進行を把握しながら仕事量を調整しないと、1つの仕事が終わってないのに、別の仕事を抱える悪循環につながってしまいます。

仕事の負担や残業時間が増えると、従業員はストレスがたまるなど、心身に負担がかかってしまうでしょう。

取引先からの信頼を失う

どんな仕事も、締め切り日に、商品やサービスを提供する必要があるため、締め切り日を過ぎてしまうと、取引先からの信用が失われます。

そうなると、リピーターになることもなくなり、会社や商品・サービスの評判が悪くなってしまうでしょう。

業務効率化ができないことによって、生産性が下がる

仕事が、スケジュール通りに進行できないと、他の従業員や取引先に影響が出てしまう可能性があります。

トラブルが起こると、その対応に追われて時間がなくなるため、締め切り前になって他の従業員を頼ることになってしまいます。

仕事が遅いことを改善しないと、本人だけでなく、他の従業員に負担をかけてしまう懸念があります。

仕事が早くなるため改善方法

仕事の進め方を工夫すれば、効率よく仕事を完結できます。

では、仕事が早くなるため改善方法には、どのようなものがあるのか、以下で見てみましょう。

目的を明確にする

目的を明確にしましょう。

そうすることによって、やるべきことと不要なことが明確になり、無駄な仕事がなくなり、仕事を早く終わらせれます。

目的がはっきりしない場合は、上司などの管理者に確認することが必要です。

迷いながら仕事をすると、やり直しになる可能性が高くなるため、注意しましょう。

細かいことにこだわらない

細かいことにこだわりすぎないようにしましょう。

依頼者が求めている仕事をすることが重要ですので、依頼者が欲しい内容が欠けていると、やり直しになってしまいます。

依頼者の内容と自分のこだわりが合っていれば、質の高い仕事をしたことになりますが、そうでないと、時間や手間がかかったわりに、低い評価になってしまいます。

報連相をする

仕事には、上司や同僚との報連相が欠かせません。

日頃から、報連相をして、コミュニケーションを取っていると、ミスやトラブルが起こる前に上司に相談しやすくなります。

報連相を心がけて、仕事の対応をスムーズに進める工夫をするといいでしょう。

優先順位を決める

優先順位を決めることは重要です。

仕事には、絶対的に必要なことや、できる場合にやってほしいことなど、さまざまな要望があります。

まずは、依頼者が絶対にしてほしい仕事をしましょう。

それが終わって、時間に余裕がある場合、それ以外の仕事をしましょう。

仕事の優先順位を決めると、より質の高い仕事ができます。

注意点としては、好きな仕事ややりやすい仕事を優先的にするのは、止めましょう。

締め切り日直前に、嫌いな仕事ややりにくい仕事が残ってしまい、限られた時間の中で、気が進まない仕事をするのは焦って、スムーズに仕事が進まず、ミスもしやすくなります。

業務の進捗管理を見える化する

従業員同士が進捗管理を見える形で共有してないと、ミスやトラブルに気づかないで、作業が進行してしまっている場合があります。

ホワイトボードやカレンダー、進捗管理ツールを使って、部署全体の進捗をわかりやすい形で可視化しましょう。

まとめ

仕事が遅くても、仕事をスピードアップする方法はたくさんありますので、上記の内容を意識しながら、仕事に取り組むといいでしょう。

自分の弱点を改善しすることによって、効率よく仕事に取り組みましょう。

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