営業事務を効率化する方法と進め方について解説
2024.07.15
働き方改革や人材不足が叫ばれる昨今、企業は業務の効率化が求められています。
営業事務の業務には判断力や処理能力などのスキルが必要ですが、仕事の進め方は、個人に任せられていて業務効率化をしにくい面があります。
ですが、営業事務の仕事を効率化できれば、担当者の負担を軽減できたり、売り上げアップ、コスト削減や顧客満足度の向上といった多くのメリットが得られます。
今回は、営業事務を効率化する方法と進め方などについて解説します。
営業事務の仕事とは
営業事務とは、営業をバックアップする仕事をおこなう事務職のことです。
具体的には、顧客との電話やメールによる連絡対応、ExcelやCRなどのデータ管理、見積書などの書類の作成、他部署との連携の窓口を担うといったことです。
業務全体を見ると事務作業の割合が多いのですが、営業・顧客・社内などとコミュニケーションを取る機会が多いという特徴があります。
仕事の進め方は、各従業員に任せられていることが多く、業務効率化がしづらい状況があります。
ですが、営業事務が一人しかいなくて、欠勤により業務の進捗に影響が出ると、営業の仕事や会社の売り上げにまで影響を及ぼす恐れがあります。
営業事務の業務の遅れのリスクを減らして、売り上げを伸ばしていくために、営業事務は効率化をした方がいいでしょう。
営業事務の効率化によるメリット
営業事務を効率化すると、さまざまなメリットが期待できます。
営業事務を効率化すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
以下で見てみましょう。
担当者の負担を減らせれる
営業事務担当者は、多くの業務に携わっています。
営業事務を効率化できれば、マルチタスクを迅速に処理しやすくなるため、担当者の負担を減らすことができます。
担当者の負担が減ると、ミスが起こりにくくなり、ヒューマンエラーの削減にもつながります。
また、労働時間の削減や、休暇を取りやすくなり、労働環境改善の効果も期待できるでしょう。
コストが削減できる
業務効率化によって、残業時間が短縮されるため、人件費が減り、利益率が向上します。
また、従業員の定着率が上がると、新人の採用や教育にかかるコストを下げることができます。
売上アップや企業の成長につながる
営業事務を効率化できると、案件対応や商談のスピードが上がるため、受注するまでの期間が短くなって、多くの商談の機会を設けることが可能になります。
したがって、売上アップにつながるでしょう。
売上が上がると、事業の拡大が期待できます。
営業事務は、売上を上げる仕事ではありませんが、企業の成長にとって重要な役割を担っています。
顧客満足度の向上
労働時間の短縮によって生まれた時間を、顧客サービスの時間にあてて、顧客の悩みを解決すると、顧客満足度を高めることができます。
また、顧客満足度を高めるためのアイデアを創出する時間を取ることもできます。
こうすることによって、売上アップが期待できたり、新規の事業に取り組むこともできます。
営業事務を効率化する方法とは
営業事務を効率化すると、多くのメリットがもたらされることをお伝えしましたが、具体的にはどのように効率化を推し進めていけばいいのでしょうか。
以下で見てみましょう。
業務の棚卸
業務棚卸をしましょう。
業務棚卸とは、不要な業務を廃止したり、簡素化するといった業務の仕分けをすることです。
業務内容や業務量がどれくらいあって、それに対して、何人の人材と時間をかけて行われているのかを把握します。
そうすることで、繁忙期と閑散期の見極めができ、業務の効率化されます。
書類や資料のデジタル化
紙媒体や人の手でしていたことを、デジタル化しましょう。
AIのシステムを導入しなくても、エクセルなどの基本ソフトを使えば、作業が効率化します。
また、携帯から入力できるシステムを導入すれば、どこにいても仕事をすることができます。
情報をクラウド化すると、特定の従業員しか知らないようなノウハウを、詳しい説明をしなくても、別の従業員が作業を進めることができます。
そうなると、有給休暇の取得率も高まります。
アウトソーシング
単純作業や専門的な作業をアウトソーシングするのもいいでしょう。
例えば、記帳が必要な業務やデータ入力業務などです。
そうすることによって、作業時間を減少させて、業務の生産性を上げることができます。
営業事務の仕事を効率化する方法
営業事務の効率化をうまく進めるためには、作業の無駄を明確にする必要があります。
では、営業事務の仕事を効率化する方法について見てみましょう。
マニュアルの作成
業務の進め方や業務上のルールをまとめたマニュアルを作成しましょう。
マニュアルがあると、事務作業を効率化でき、特定の担当者のスキルに依存しないで、品質の均一化を図れます。
図や表を入れると、分かりやすくなるでしょう。
営業支援ツールの活用
営業支援ツールを活用しましょう。
営業支援ツールとは、営業活動のデータを一元管理することによって、営業活動を効率化するITツールのことです。
例えば、以下のような営業支援ツールが挙げられます。
・顧客情報の一元管理
・営業活動の履歴管理
・営業担当者のスケジュール管理
・収支予測
ですが、営業支援ツールを導入すると、初期費用とランニング費用がかかるため、費用対効果を考慮して導入するかどうかを判断したほうがいいでしょう。
コミュニケーションツールの導入
チャットツールは、受信者の都合がいいタイミングで対応でき、送信者が既読かどうかを確認することができます。
また、チャットツールは、スマホでも利用できるため、移動中に活用できます。
業務の優先順位を決める
業務の優先順位を決めることも大切です。
業務の優先度を決めていく場合は、予定表を確認して、「10時～11時まではデータ入力業務」といったように、時間ごとに業務を区切りましょう。
業務が複数ある場合、先に時間がかかりそうな仕事を進めます。
まとめ
営業事務の業務効率化は、企業の収益に大きな影響を与えるため、すべての企業にとって重要な課題です。
営業事務の仕事は多岐にわたっており、コミュニケーション能力や、情報共有のスピードなどが求められます。
営業事務の仕事を効率化するためには、業務の棚卸やデジタル化をして、業務のマニュアル化や営業支援システムの導入を進める必要があります。
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