日報は、業務の振り返りや進捗管理、成果を報告するために行われています。

テレワークをしている企業では、日報をメールで送ることが一般的になってきています。

ですが、日報をメールで送る場合、どのような点に気をつけたらいいのか、わからないという方は少なくないでしょう。

そこで、今回は、日報メールに記載すべき内容や効率化のポイントなどについて解説します。

日報メールは、業務内容、進捗状況などを電子メール形式で上司や関係者に報告するものです。

すぐに情報共有ができるため、従業員や部下が上司に日常の活動や成果を報告するために利用されます。

日報メールをすることで、業務をあらためて振り返ることができ、仕事の改善策を考える機会につながり、成果をあげる取り組みとして事業に貢献できるメリットがあると考えられています。

日報メールは、会社によって形式が違います。

日報のテンプレートが用意されていることがあれば、メールに直接入力する日報もあります。

では、日報メールに必要な書くべき内容をご紹介します。

業務内容は、日報メールで必須項目です。

どのように業務を進めているかを伝えやすくするためには、業務遂行にかかった時間を時系列で書くことがポイントです。

上司が日報メールを確認するのに手間をかけないようにするために、要点をまとめて書くようにしましょう。

「何を」「どのくらいの時間で」「成果はどうか」という3つのポイントは必ず押さえましょう。

日報メールは、業務内容を羅列するだけではなく、業務に対する振り返りも必要です。

振り返りには、下記の内容を記載しましょう。

・良かった点

・問題点とその原因

・身についた知識やスキル

・反省点と改善策

振り返りを記載すると、今後の業務改善やスキルアップにつながります。

明日の行動を記載することも大切です。

業務内容や進捗、反省点や所感など、日報でまとめた内容をもとに具体的な目標を立てましょう。

「4月5日までに新商品の提案書の作成を終わらせる」「電話営業で1日5件のアポイントを獲得する」のように、数字を入れると具体性が増し、進捗や達成状況の振り返りがしやすくなります。

定量的な目標を立てにくい職種であっても、「いつまでに」「何を」「どのくらいやるのか」をできるだけ明確にすることが重要です。

日報メールを書く際のポイントをご紹介します。

下記ポイントを押さえると、上司に伝わりやすくなるため、日報メール作成時の参考にしてみてください。

件名に「日報」と「自分の名前」を記載しましょう。

そうすることで、メールの一覧を見た上司が、誰からの日報かがわかり、大量のメールの中に埋もれにくくなります。

また、見つからない時にも検索しやすくなったり、振り分け登録や管理がしやすくなります。

日報メールに日付が入っていると、上司が日報メールを管理しやすくなります。

また、過去の日報を確認する際に見つけやすくなるでしょう。

業務の効率化を目的として挨拶文を省略するルールが設定されている場合以外は、丁寧な印象を与えるために、メールの冒頭に「お疲れ様です」といった挨拶文を記載したほうがいいでしょう。

日報メールには、見やすさが重視されます。

そのため、長文をダラダラと書くのではなく、仕事内容や目標、所感などを箇条書きでポイントをわかりやすくまとめましょう。

要点が書かれているため、上司が一読しやすいメリットがあります。

業務内容は、おおまかな時系列を24時制で書きましょう。

時系列で書かなければいけない訳ではありませんが、業務内容が多い場合や概要を説明したい場合に役立ちます。

時系列で業務内容を書いた後、その下に、書けなかったポイントをまとめておくといいでしょう。

「頑張った」などの抽象的な言い回しをすると、上司はよく理解できないため、具体的に記載しましょう。

どれだけの成果があったのかを、数字や固有名詞を入れて、記載しましょう。

例えば、企画書を作成した場合、企画書作成と記載するよりも、夏の帽子に関する企画書作成(5P)というように具体的に記載したほうが、上司も進捗を把握しやすくなります。

営業で取引先に訪問した場合、取引先で誰とどんな話をしたのか記載すると、内容が具体的になります。

日報メールは、必ず結論から記載しましょう。

結論から記載すると、上司は、日報に何が書かれているかを把握しやすいからです。

上司は、業務の合間に複数の部下から届く日報メールを確認するため、上司の負担を軽減するために、結論から記載しましょう。

日報メールに限らず、言葉遣いや誤字脱字のチェックをするのは、ビジネスマナーの基本です。

言葉遣いの間違えや誤字脱字があると、業務内容が正確に伝わらないだけでなく、上司に不快感を与えてしまうでしょう。

そうなると、仕事に対する姿勢に疑問を持たれたりして、低評価をされてしまう可能性があります。

日報メールを送る前に、言葉遣いに問題はないか、誤字脱字はないかを必ずチェックしましょう。

件名:【日報】4月15日　山田翔　(名前を記載)

営業部　鈴木部長(提出先の上司の名前を記載)

お疲れ様です。

営業部の山田翔です。

本日4月15日の業務について、下記の通り報告いたします。

【本日の業務内容】

9:00〜9:15　朝礼
9:15〜12:00　A社を訪問・商談
13:00〜16:00　電話営業50件
16:00〜17:30　新商品の企画会議に参加
17:30〜　　　夕礼

【反省点と今後の課題】

・佐藤さんとB社を訪問し、初めて自分で商談をしました。

　商品の提案はスムーズにできましたが、他社商品との違いを説明できなかった。

　他社商品のリサーチも十分にする必要があると感じた。

・電話営業は35件しましたが、2件しかアポイントにつながらなかった

　明日は、アポイントを4件獲得したい。

【所感】

・B社に訪問をして、佐藤さんが商談を行ったが、クライアントの状況に合わせた提案をしていた。

　他の先輩方からも話を聞きながら、相手に最適な提案ができるようになりたい。
・営業電話によるアポイント獲得数が少なすぎた。

【明日の目標】

・他社商品のリサーチを3件する
・電話営業38件

日報メールは、テンプレートを使いまわせるメリットがありますが、上司と部下の両方に負担がかかります。

また、上司のメールボックスには、日報メール以外の内容が多く届いており、まとめて確認する場合も、探す手間がかかるため、好効率化する必要があります。

日報ツールを使うのもいいでしょう。

日報ツールとは、部署内の日報をわかりやすくまとめて管理できるツールで、上司と部下の手間を削減できます。

上司が日報を一件ずつ確認する手間を削減できるため、他の仕事にかけられる時間が増えます。

日報メールの代わりに日報報告ツールを活用すると、社内全体のコミュニケーション活性化につながり、効率よく報告を伝えられます。

日報の形式にこだわらないのであれば、ビジネスチャットを使うと、上司が部下の報告をまとめて確認しやすいです。

通知機能で誰からメッセージが届いたのか把握しやすく、確認忘れを予防できるタスク管理機能が便利です。

日報メールは、業務内容や進捗、成果を報告するものです。

また、上司への進捗報告だけではなく、良かった点、反省すべき点、次回はどのような行動をするのかなどを記載すると、従業員にとって有効なPDCAツールにもなります。

日報メールの意義をよく理解して、組織全体の生産性向上や業務改善を実現してはいかがでしょうか。

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