返信の際に自動で入る「Re:」も、消さないでおきましょう。
件名に「Re:」を付けて返信することで、そのメールが返信メールであることや、どの件に対する返信なのかを把握できるからです。
ですが、メールのやり取りが多く、「Re:」の数が増えて、件名が見づらくなることがあります。
その場合は、「Re:」を1つだけ残して、残りは削除すると、相手が読みやすくなるでしょう。
日程調整メールの返信方法や書き方とは？返信メールのポイントなどについて解説
2024.07.16
「日程調整メールに、どう返信すればいいんだろう」と考えている方は、少なくないようです。
会議・ミーティング・商談など、日程調整が必要になるシーンは、たくさんあります。
日程調整メールを受け取ったら、お互いの予定調整をスムーズに進めるために、できるだけ早く返信することが大切です。
今回は、日程調整メールの返信方法などについて解説します。
日程調整メールへ返信する時のマナー
日程調整メールを送る時には、マナーがあります。
どんなマナーがあるのか、以下で見てみましょう。
24時間以内に返信する
日程調整メールが届いたら、24時間以内に返信しましょう。
当日中にメールを返せない場合、翌日の正午までに返信しましょう。
個人の携帯電話に通知が来るように設定している人がいるため、深夜や早朝にメールを送信するのは止めましょう。
企業の営業時間内に返信するのがベターです。
件名を変更しない
希望日を尋ねられたら、候補を3～5つほど挙げる
メールで日程調整をする際、相手から都合のいい日時を尋ねられることがあります。
その場合は、候補を3～5つほど挙げるようにしましょう。
そうすると、予定の確認に手間がかからず、必要最小限度のやり取りでスケジュールが確定するからです。
提示した日程以外にも調整可能な場合は、「上記の日程が難しい場合は、他の日程でも調整いたします」と書くと伝わりやすいです。
都合が悪い場合は希望日を伝える
相手から提示された日程で対応できない場合、都合がつかない理由と、具体的な候補日時を3つ以上伝えましょう。
相手が指定する日時での調整が難しいときは、再調整が必要な理由を簡潔に伝えると納得してもらいやすくなります。
日程調整メールに対して、「都合がつかない」と返信してしまうと、アポイントに乗り気でないと捉えられる可能性があります。
返信する時に、候補日時を複数提示して、次につなげる姿勢を見せることが大切です。
お礼の気持ちを伝える
お礼の気持ちを文面に入れると、好印象を与えることができるでしょう。
「面接の日程のご連絡、誠にありがとうございます」という言葉があるだけで、丁寧な印象を与えられます。
日程調整のやりとりが多くなった場合には、「何度も調整していただき、ありがとうございます」と感謝を伝えると、人柄のアピールにもなります。
日程調整メールの返信例
ここでは、日程調整メールの返信例をご紹介します。
提示された日時で承諾する場合
件名：Re: 新製品の商談日時のご相談
本文：
株式会社A
企画部 部長
山田様
いつもお世話になっております。
B株式会社 営業部の佐藤です。
お打ち合わせ日時のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた日時で問題ございません。
4月5日（月）10：00～11：30
当日は、私と営業部の鈴木の2名で伺います。
何卒よろしくお願いいたします。
提示された候補から希望日時を連絡する場合
件名：Re: 新製品のお打ち合わせ日程調整のご相談
本文：
株式会社A
企画部 部長
山田様
いつもお世話になっております。
B株式会社 営業部の佐藤です。
お打ち合わせ日程のご提案ありがとうございます。
それでは、下記日程でお願いいたします。
4月5日（月）10：00～11：30
弊社からは、鈴木1名が参加させていただきます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
候補日を提案する場合
件名：Re:新製品のお打ち合わせ日程調整のご相談
本文：
株式会社A
企画部 部長
山田様
いつもお世話になっております。
B株式会社 営業部の山田です。
「〇〇」お打ち合わせに関するご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記日程のご都合はいかがでしょうか。
・4月5日（月）10：00～15：00
・4月6日（火）13：00～16：00
・4月7日（水）10：00～16：00
・4月8日（木）終日
・4月9日（金）終日
上記日程以外でも調整できますので、ご都合が合わない場合はご遠慮なくお申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
提示された候補日で調整できない場合
件名：Re:新製品のお打ち合わせ日程調整のご相談
本文：
株式会社A
企画部 部長
山田様
いつもお世話になっております。
B株式会社 営業部の佐藤です。
新製品のお打ち合わせにつきまして、日程のご提示をありがとうございました。
申し訳ございませんが、当方のスケジュールの都合でご提示いただいた日程での調整が難しい状況でございます。
大変恐縮ですが、下記日程で再調整していただけますでしょうか。
・4月5日（月）10：00～15：00
・4月6日（火）13：00～16：00
・4月7日（水）10：00～16：00
なお、4月12日（月）以降でしたら、終日空いております。
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
調整した日程を変更したい場合
件名：【日程変更のご相談】新製品のお打ち合わせ
本文：
株式会社A
企画部 部長
山田様
いつもお世話になっております。
B株式会社 営業部の佐藤です。
新製品のお打ち合わせについて、ご相談がございます。
4月2日（金）13時から、商談のお約束をしておりましたが、急な社内事情により、貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
弊社の都合で誠に申し訳ございません。
大変恐縮ではございますが、以下日程の中で再調整していただくことはできますでしょうか。
・4月5日（月）10：00～15：00
・4月6日（火）13：00～16：00
・4月7日（水）10：00～16：00
・4月8日（木）終日
・4月9日（金）終日
上記日程が難しいようでしたら、佐藤様のご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
お忙しいところを恐れ入りますが、何卒、よろしくお願いいたします。
調整した日程をキャンセルしたい場合
件名：【欠席のお詫び】新製品のお打ち合わせ
本文：
株式会社A
企画部 部長
山田様
いつもお世話になっております。
B株式会社 営業部の佐藤です。
4月5日（月）の新製品のお打ち合わせでございますが、急遽対応しなければならない案件が発生してしまいましたため、出席できなくなりました。
日程をご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
ご迷惑をおかけし大変恐縮ではございますが、後日お時間のある時で構いませんので、お打ち合わせの資料をお送りいただけますと幸いです。
内容を確認しまして、不備の無いように対応させていただきます。
ご多忙の折、お手数をおかけして、誠に申し訳ございません。
引き続き何卒、よろしくお願い申し上げます。
日程調整メールでよくある言い回し
日程調整メールでは、ビジネスにふさわしい丁寧な表現をすることが重要です。
使えるフレーズを下記にまとめたので、参考にしてください。
承諾する時→承知いたしました
分かりましたと言いたい時には、「承知いたしました」を使いましょう。
「了解しました」は、同僚や目下の相手に使う表現なので、ビジネスメールで使うのは止めましょう。
断る時→～することが難しい状況です
断らなければいけない時は、ストレートに「できません」と伝えず、「〇〇することが難しい状況です」と言いましょう。
「やむを得ない事情があって希望に沿えない」というニュアンスになるため、否定の表現でも柔らかい印象になります。
予定を尋ねる時→ご都合はいかがでしょうか
相手の予定を聞きたい時に、「教えてください」「知りたいです」といった表現は、配慮に欠けるため、避けた方がいいでしょう。
「ご都合はいかがでしょうか」と尋ねると、相手の都合を尊重する意志を示すことができます。
まとめ
今回は、日程調整メールの返信方法について解説しました。
日程調整が必要になるシーンは、よくあるため、その都度、メールを一から作成するのは大変です。
そのため、パターン別に返信メールをテンプレート化しておくといいでしょう。
テンプレートを利用すると、日程調整のメール対応に時間をかけずに、スムーズに返信できるようになるでしょう。
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