タスク管理とは？
2023.03.09
タスク管理がうまくできないと思っている方は少なくないようです。
タスク管理が上手くできると、業務がスムーズに進められるようになり、周囲からの信頼度が上がります。
今回は、タスク管理について解説します。
タスク管理の方法やコツを覚えて、効率よく仕事を進めていきましょう。
タスク管理とは？
タスク管理とは、仕事を効率的に進めるために、業務を細かい「やること」単位で分解し、優先順位や量、担当者を決めて、進捗管理することです。
タスク管理は、個人単位やチーム単位で行うもので、仕事を効率的に進めたり、課題をスムーズに解決するという目的があります。
それをすることによって、優先順位の高い業務から取り組んだり、、業務を忘れないようにすることが可能になります。
なぜタスク管理が必要なのでしょうか？
では、なぜタスク管理が必要なのでしょうか。
タスク管理が必要な理由を見てみましょう。
仕事の漏れを防ぐ
複数の仕事を同時にこなさなくてはいけないことがあります。
ですが、一度に複数の仕事をしなければいけなくなると、仕事を忘れてしまうことがあります。
そのため、いつまでに、どの仕事をどの順番でやるのかといった作業工程や期日を明確にしなければいけません。
タスク管理をすることによって、仕事の優先順位と期日を決め、スケジュールと業務量が把握できるので、仕事の漏れや納期遅れを回避することができます。
複数人でタスク管理をする場合、誰がどの業務を担当して、何をすべきなのかが明確に把握できます。
マネジメントに有効
タスク管理は、チームをマネジメントする時にも役立ちます。
業務ごとに担当者を決めておけば、仕事の進捗状況の把握やスケジュール管理が円滑に進みます。
進捗が遅れている担当者に指示を出したり、重要度の高いタスクをメインに管理することができます。
こうすることによって、納期を守り、成果を出すことができるため、取引先の満足度の向上や社内で評価が上がることが期待できます。
タスク管理を行うメリットとは？
では、次に、タスク管理を行うメリットには、どんなものがあるのか解説します。
仕事の全体像が把握できる
業務の優先順位を可視化できる
タスクの優先度が可視化できることも、タスク管理のメリットです。
タスク管理をしていると、どの業務が優先順位が高く、いつまでに作業を終えなければいけないかが明確になるため、どのタスクから着手すればいいかが一目で分かります。
タスクの優先度が可視化できれば、スケジュール通りに仕事が進められるため、チームにとっても大きなメリットとなるでしょう。
作業の漏れを防ぐ
タスク管理をすると、抱えている複数のタスクを忘れずに処理することが可能になります。
仕事の抜け漏れがなくなることによって、納期を未然に回避できます。
また、タスクを一元管理すると、いつでも一覧で確認できるため、完結したタスクにチェックをつけると、どのタスクが完了していないかが一目で把握できます。
同時進行している多くのタスクを抱えているビジネスパーソンにとって、タスクのやり忘れは、大きな問題に発展してしまうリスクがありますので、タスク管理は必要不可欠です。
マネジメントが楽になる
タスク管理をすると、マネジメントがスムーズに運びます。
チームの進捗を確認するには、各従業員の詳細な進捗状況を随時把握しなければいけないため、大変です。
ですが、タスクの進捗状況をリアルタイムで共有できるタスク管理ツールを活用すれば、手間が省けて、業務効率が向上します。
タスク管理の方法とは？
では、タスク管理の方法には、どんな方法があるのか解説します。
タスク管理ツールを使った方法
タスク管理ツールを使えば、複雑な工程表やメンバーが多いことによって管理が難しいプロジェクトの進捗表を作成できます。
さまざまなツールがありますが、費用や特徴などは異なるため、比較検討して、自社にあったツールを導入することが重要です。
表計算ソフト（エクセル・スプレッドシート）を使った方法
表計算ソフトを使って作業リストを作成するのもいいでしょう。
各セルにタスクを入力し、タスクごとに作成した日付や現在の状態、担当者などを項目を入れていくことで、一覧性の高いタスク管理表が作成できます。
簡単に削除したり、追記できるため、タスクの追加や完了したタスクの削除にも、時間や手間がかかりません。
紙とペンで手書きでする方法
従来からある、ノートに書き出したり、付箋に書いて貼っておく方法です。
優先順位の番号を付けたり、重要度の高いタスクを赤字にすると管理しやすいでしょう。
完了したタスクは、二重線で消したり、付箋を剥がしたりすることで簡単に管理できます。
まとめ
今回は、タスク管理の概要、メリットなどについて解説しました。
適切なタスク管理をすることによって、仕事の優先順位をつけられ、仕事を忘れずに納期内に作業を完了させられる効果が期待できます。
自社にあったツールの導入を検討して、タスク管理を適切にして、業務の効率化を進めましょう。
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