納期催促メールの書き方とは？マナーとポイントについて解説
2024.07.20
納期催促メールとは？
納期催促メールを送る時のマナー
納期催促のメールを送ることになった、相手を尊重することを忘れないようにしましょう。
では、納期催促メールを送る時には、どんなマナーを意識したらいいのでしょうか。
以下で見てみましょう。
納期催促メールを送る時期
文面の冒頭に感謝の気持ちを記載する
納期催促メールを送る時に気をつけることとは
納期催促メールを送る時には、威圧的な態度を取らないようにして、こちらがどうしてほしいかをしっかりと伝えることが大切です。
納期が遅れることによって生じる問題を伝える
商品が届いたら、その商品をエンドユーザーにすぐに発送しなければいけないといった、タイトスケジュールになっていることがあります。
そのような時に、納期が遅れてしまうと、注文キャンセルなどの問題が起こりうることを、取引先に伝えると効果的です。
納期催促メールには、取引先が状況を理解して、納期に間に合うように動いてもらえるように促す目的があります。
納期を確認する
取引先のの意見を尊重する
自分の要望を伝える場合、理由を明記する
納期催促メールの書き方
納期催促メールを作成する時には、以下のポイントを押さえることが重要です。
・件名を明確にする
・冒頭で要件を伝える
・納期について明記する
・納期遅延の影響を伝える
・代替案を提示する
・丁寧な言葉遣いを心がける
・署名を付ける
上記以外には、以下の点に気を付けましょう。
・納期が大幅に遅れている場合は、そのことを強調する
・納期遅延によって発生する損害について、明記する
・取引先に感謝の言葉を伝える
納期催促メールの例文
以下で納期催促メールの例文をご紹介します。
納期になっても、商品が納品されていない場合
A株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
B株式会社の佐藤です。
表題の件につきまして、進捗状況はいかがでしょうか。
4月5日が納期でしたが、納品を確認できておりませんでしたのでご連絡をさせていただきました。
納期が遅延したことによって、弊社のスケジュールに影響が出ています。
明日までに納品が難しい場合は、代替案を提示していただけますでしょうか。
弊社としましては、先方との都合の事情があるために、遅くとも4月7日までにいただけることを希望いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
行き違いがございましたら、大変申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。
書類の確認をしてもらいたい場合
平素よりお世話になっております。
A株式会社の山田と申します。
弊社より、4月7日までに見積書の確認をお願いさせていただいていた件ですが、まだメールの返信をいただけていないため、メールをさせていただきました。
お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、その後の進捗はいかがでしょうか。
お困りや疑問に感じる点がございましたら、気兼ねなくお申しつけください。
至急、この件についてお話しさせていただきたいため、ご連絡をいただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
納期催促メールを送る際には、今後の取引のことも考えて、相手を尊重しながら、自分の要望を伝えるといいでしょう。
メールでやりとりをすると、時間がかかってしまったり、相手からの返事に時間がかかることが多い時には、電話など他の方法をとることも考えておきましょう。
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