「電話をとってもらえない」「忙しいからと、すぐに電話を切られてしまう」と悩む営業担当者は少なくないようです。

営業は、ビジネスにとって重要な要素であり、営業電話が重要な役割を果たしています。

ターゲット顧客に適切なタイミングで電話をかけることは、高い成功率をもたらす可能性があるでしょう。

逆に、営業電話をかける時間やタイミングを間違えてしまうと、相手に迷惑をかけてしまうことや印象の悪化に繋がることがあります。

今回は、営業電話をかけるのに最適な時間帯や避けるべき時間帯などをご紹介します。

営業電話をかける場合、電話をかけるのに適切な時間帯にしましょう。

時間帯を間違えてしまうと、相手に負担をかけるだけでなく、印象が悪くなります。

営業電話をかけるのに適切な時間帯について、法人営業と個人営業に分けて、以下で解説します。

法人に営業電話をかける時は、営業時間中にしましょう。

営業時間外に電話をかける際は、事前の許可がないと、マナー違反となるため、注意する必要があります。

また、営業時間外に電話をすると、相手は時間外に対応をしなければいけないため、営業電話をかけた会社に対して、印象が悪くなります。

営業時間内の中でも、午前中の早い時間帯と夕方の時間帯に、営業電話をするといいでしょう。

始業直後以外の午前中の早い時間帯としては、朝礼やミーティングが終わった後の時間がいいでしょう。

また、夕方の時間帯は、外出していた担当者が戻ってくることが多いため、営業電話をするのに適しています。

個人営業で電話をかける場合は、午前8時から午後9時の時間帯が適切な時間帯と言われています。

午前8時より前の時間は、出勤などさまざまな身支度で忙しく、また、午後9時以降はプライベートな時間でリラックスしているため、この時間に電話をかけても、取り合ってもらえず、時間の無駄になるでしょう。

個人営業で相手が働いている場合は、午後5時から午後7時頃に電話をするのがいいでしょう。

営業電話をすることが禁止されている時間帯が、法律で定められています。

特定商取引法の「第４節 電話勧誘販売 」に、以下のように記載されています。

「電話勧誘販売に係る売買契約若しくは役務提供契約の締結について迷惑を覚えさせるような仕方で勧誘をし、
又は電話勧誘販売に係る売買契約若しくは役務提供契約の申込みの撤回若しくは解除について迷惑を覚えさせるような仕方でこれを妨げること。」

また、「特定商取引に関する法律等の施行について」という通達の中で「具体的には、正当な理由なく不適当な時間帯に（例えば午後９時から午前８時まで等）勧誘をすること、長時間にわたり勧誘をすること、執ように何度も勧誘をすること等はこれに該当することが多いと考えられる。」と、具体的に時間が記載されています。

以上のことから、午後９時から午前８時の時間帯は、法律上も営業電話をかけるには適切でない時間にあたります。

この時間帯は、就寝準備の時間であるため、この時間帯に営業電話がかかってきたら、相手は気分が悪くなるでしょう。

法人営業の場合、相手の営業時間内に電話をかけるべきですが、営業時間内であっても、避けた方がいい時間帯があります。

避けるべき時間帯に電話がかかると、好ましく思わない人は多いため、避けるべき時間帯を把握しておきましょう。

始業前は、従業員が、メールのチェックやスケジュールの確認をしていることが多く、仕事の準備をする時間帯です。

この時間帯に電話をかけると、相手が仕事の準備を整えていない可能性が高いため、取り合ってもらいにくいでしょう。

始業から30分以内の時間帯は、朝礼、当日の予定の確認、朝のミーティングなど、やるべきことが多く、慌ただしい時間帯です。

この時間帯に電話をしても、電話に出てもらえない可能性が高いでしょう。

落ち着く時間帯まで待って、営業の電話をする方が効果的で、好印象を与えることができるでしょう。

昼休みは、食事や休憩をして業務から離れている時間帯です。

一般的には、正午から午後2時の間に、1時間の昼休憩があることが多いです。

相手の携帯電話に電話をかければ、出てもらえるかもしれませんが、食事中に営業の電話を受けるのでは、落ち着いて食事ができないですし、人によってはオフィスから出ていることもあります。

担当者が不在で、折り返しの対応になると、手間をかけさせてしまうことになります。

また、電話の内容によっては、話が長引く可能性もあるので、昼休みが取れなくなってしまうでしょう。

終業30分前の時間帯に電話をするのは控えましょう。

仕事をまとめたり、次の日の準備をしたり、1日の業務報告をする時間帯のため、忙しい時間帯です。

この時間帯に電話をかけると、相手の作業を中断させることになり、迷惑と感じるかもしれません。

また、終業間際にパソコンの電源を落として、帰る支度を始めている人に、電話がかかってくると、パソコンを再起動する手間をかけてしまう恐れがあり、迷惑がられるでしょう。

さらに、相手は終業時間を確認しながら、電話対応することになるため、落ち着いて用件を聞いてもらえないこともあります。

終業時間後は、業務時間外となるため、電話をかけないほうがいいでしょう。

仮に相手が電話に出ても、常識がないと思われてしまうでしょう。

就業時間を過ぎると電話対応しないという規定がある企業や、留守番電話に切り替わる企業もあるため、翌日に電話するようにしましょう。

取引先にすぐに連絡をしなければいけない場合は、電話を避けるべき時間帯に電話をかけても問題はありません。

「お忙しいところ恐れ入ります」と一言添えて、用件を簡潔に伝えましょう。

緊急性がそこまで高くない場合は、電話をかける前にメールなどで連絡を入れるといいでしょう。

電話対応してもらえる時間帯を伺い、その時間帯に電話で用件を伝えるといった相手の立場を考えられる行動が大切です。

相手の了承を得た上で行動することで相手を尊重し、信頼関係を保つことができます。

営業電話をかける際は、時間帯に注意するだけではありません。

電話をかける前にマナーを把握したり、言葉遣いに気をつけましょう。

では、営業電話の際、時間以外で大切なことを見てみましょう。

電話をかけて相手が出たら、「お忙しいところ恐れ入ります」と一言添えましょう。

電話をかける時は、まず、自社の名前と自分の名前を明確に名乗ることが重要です。

こうすることによって、相手は誰から電話があったのかが分かり、その後の会話がスムーズに進みます。

担当者に電話を取り次いでもらう場合も、担当者が電話に出た時点で、再度、社名と自分の名前を名乗りましょう。

電話に出た相手が、担当者であるとは限らないでしょう。

相手が電話に出たら、本題を話さず、何のために電話をしているのか用件を伝えて、適切な相手と話ができるようにします。

その時に、担当者が所属部署や名前を名乗った場合、メモをしましょう。

もし名乗ってもらえなかったら、こちらから聞いて教えてもらいましょう。

用件を明確で簡潔に伝えましょう。

相手が忙しかったり、予期せぬ電話に戸惑う場合があるため、短時間で重要なメッセージを伝える必要があります。

忙しい中を対応をしてもらっているのに、何を言いたいかを伝えられないと、相手をイライラさせてしまうかもしれません。

スクリプトを用意するなど、適切に要点をまとめて伝えることで、相手の理解と協力を得やすくなるでしょう。

営業電話では、話す速さと声のトーンに注意しましょう。

早口だと、相手は情報を把握しづらく、ゆっくりすぎると会話が退屈に感じられることがあります。

一方、優しく落ち着いた声のトーンは、相手をリラックスさせ、相手に友好的な印象を与えます。

自分だけが話し続けるようなことはしないで、相手の都合にも配慮しながら、話を進めましょう。

相手が忙しい場合は、電話をかけ直す約束をして、後日、電話をかけた方が、相手からの印象もよくなります。

電話を切る時は、相手が電話を切ったのを確認してから、電話を切りましょう。

電話をかけた際に、担当者が不在の場合があります。

その場合は、担当者が対応できる時間帯を聞いて、折り返します。

戻ってくる時間がわからない場合は、用件を簡潔に伝えて、折り返しの電話をしてもらうように伝えましょう。

連絡手段は、電話以外にも、メールなどのコミュニケーションツールがたくさんあるため、相手の状況を考慮しながら、選択することが重要です。

今回は、営業電話に最適な時間帯についてご紹介しました。

営業電話は、ビジネスには欠かせない効果的な手段です。

ですが、電話をかける際の適切な時間帯やマナーをを把握していないと、相手に悪印象を与えてしまいます。

営業電話に最適な時間帯やマナーなどを身につけて、業務の生産性を向上させましょう。

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