テレワークの普及に伴って、チャットツールを導入する企業が増えています。

テレワークをすると、コミュニケーション不足や、コミュニケーションにタイムラグが生じたりして、コミュニケーションの課題が生じることがあります。

ですが、チャットツールを利用すると、社内外の人とコミュニケーションが取りやすく、業務効率化にも有効です。

そこで、今回は、チャットツールがテレワークに必要な理由や使い方のポイントなどをご紹介します。

チャットツールとは、社内外の人とチャット形式で連絡ができるコミュニケーションツールです。

チャットツールの特徴を、以下に挙げてみましょう。

・会話のようにコミュニケーションができる
・複数人とのコミュニケーションがしやすい
・データや画像の共有ができる

気軽にコミュニケーションができるので、さまざまな定型文が必要なメールと異なり、相手の時間を無駄にすることがありません。

チャットツールがテレワークに欠かせないのは、なぜでしょうか。

以下で見てみましょう。

テレワークをすると、コミュニケーションが不足してしまいます。

というのも、テレワークでは相手の様子が見えないため、「声をかけても大丈夫か？」と思ってしまい、連絡することをためらってしまうことがあります。

ですが、チャットツールは、自分と相手が同時に時間を確保しなくても問題ありません。

気軽でスピーディーにコミュニケーションできる点が魅力です。

非同期コミュニケーションとは、チャットツールやメールなど、自分の都合に合わせてコミュニケーションをすることです。

電話やオンライン会議は、参加者が同時にコミュニケーションをするため、同期コミュニケーションと言われています。

テレワークでは、従業員がオフィスにいないため、コミュニケーションのタイミングを取りにくいという課題が生じます。

チャットツールは、相手のタイミングを気にしないでコミュニケーションができるため、テレワークでのコミュニケーションに役立ちます。

ビジネスでは、さまざまな資料が必要になりますが、テレワークでは、すべての書類をデジタルで共有します。

メールでファイルを共有することはできますが、容量の大きいファイルは添付できないことがあります。

ですが、チャットツールは、容量の大きいファイルも簡単に共有できます。

また、検索機能があるため、後でファイルを探すことになっても、手間がかかりません。

オフィス勤務では、ちょっとした会話や相談が気軽にできますが、テレワークをしていると、メールや電話をするのは気が引けてしまい、コミュニケーションのハードルが高くなってしまいます。

ですが、チャットツールは、手間がかからないため、ちょっとした会話や雑談にも利用できますし、絵文字を使って簡単に返信できます。

チャットツールを使うと、コミュニケーションのハードルが低くなり、テレワークでのコミュニケーション不足の解消につながります。

チャットツールをテレワークで使う時のポイントには、何があるのでしょうか。

以下のポイントを意識してみるといいでしょう。

チャットツールでは、連絡をする相手によってトークルームを作成します。

部署やプロジェクトチームでトークルームを分けると、スムーズなコミュニケーションが可能になります。

トーク内容に関係のない人がトークルームに参加していると、時間が無駄になるだけでなく、情報漏洩のリスクが高まります。

トークルームを適切に分けて、セキュリティを向上させ、生産性を高めましょう。

多くのチャットツールには、メンション機能という、特定の相手を指定してコミュニケーションを投げかける機能が備わっています。

メンション機能を活用して、返信がほしい相手とだけ、コミュニケーションを取ることができます。

ほとんどのチャットツールでは、グループチャットの通知をオフにしても、メンション機能を使ったメッセージには通知がいくため、重要な情報を伝えたい時に便利です。

多くのチャットツールには、リアクション機能がついています。

リアクションとは、相手のメッセージに絵文字で反応できる機能のことです。

リアクションは、文字を入力するより気軽に感情を伝えることができます。

ですが、リアクションで返信すると、失礼だと感じる方がいますので、注意したほうがいいでしょう。

また、連絡事項がフォーマルな場合も、リアクション機能で返信しないほうがいいでしょう。

相手との間柄ややり取りの内容によって、リアクション機能を使うかどうかを判断する必要があります。

チャットツールの機能を活用して、相手が読みやすくなるように意識しましょう。

チャットツールには、引用機能や装飾機能がついていることが多いため、文章を読みやすくできます。

また、複数人とのやりとりでは、どのメッセージに対して返信しているのかが分かるように返信機能を使うといいでしょう。

テレワークをすると、コミュニケーションが不足してしまい、雑談をすることがなくなるでしょう。

仕事をしている時間より、雑談の時間の方が多いのは問題ですが、雑談が全然ないと、かえって業務効率が下がることがあります。

雑談をすると、他の従業員の人柄を知ることができ、そうすることによって、業務連絡でも相手が受け取りやすいメッセージも送ることができるでしょう。

また、従業員同士の仲間意識が高まって、仕事へのモチベーションアップにもつながります。

雑談専用のトークルームを部署ごとで作成して、利用時間を設けて、従業員同士が気軽に交流をもてるように環境を整えてみましょう。

今回は、テレワークでのチャットツールの必要性や活用方法について、ご紹介しました。

テレワークをすると、コミュニケーションが不足になりがちになるので、チャットツールを使って、コミュニケーションの機会を増やし、業務を効率化したり、メンバーとの良好な関係を構築しましょう。

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