添付漏れのお詫びメールの書き方とその必要性について解説
2024.07.26
メールに書類などのファイルを添付し忘れてしまった時、どうしたらいいか困っていませんか？
添付漏れは、メールを送る時に多いミスの1つです。
添付漏れは、よくあるミスですが、繰り返してしまうと、業務を遂行するのに悪影響を及ぼしてしまいます。
添付し忘れてしまった場合、添付漏れのお詫びメールを送って謝罪し、迅速に対応しましょう。
今回は、添付漏れのお詫びメールの書き方と添付漏れお詫びメールの必要性について解説します。
添付漏れを起こさないように、再発防止策を検討することも重要です。
添付漏れのお詫びメールとは
添付漏れのお詫びメールが必要になるシーンとは
メール送信後に気づいた場合
相手から添付漏れを指摘された場合
CcやBccで送った人から指摘を受けた場合
添付漏れのお詫びメール作成のポイント
添付漏れに気づいたら、迅速にお詫びと追加のメールを送ることが重要です。
メール作成の際には、以下のポイントに気をつけましょう。
件名に「訂正」や「再送」の言葉を使う
メールの件名に「訂正」や「再送」を使って、先に送ったメールに添付漏れがあることを、件名を見ただけで相手がわかるようにしましょう。
また、こちらのミスであるのに「ご確認ください」「要確認」とつけることは、失礼にあたるため、」注意しましょう。
添付漏れに対するお詫び
メールの文面には、先のメールでファイルを添付し忘れていたことを説明し、お詫びの言葉を伝えましょう。
「大変失礼いたしました」「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」といった、丁寧な謝罪の言葉を用いましょう。
添付し忘れたファイルを添付する
再送するファイルを間違えてしまったら、本末転倒です。
添付ファイルが正しいものであるかを十分に確認してから、送信しましょう。
添付漏れのお詫びメールの例文
ここでは、具体的な例文をご紹介します。
添付漏れのお詫びメール
件名：添付漏れ訂正：［元の件名］
本文：
株式会社A
山田様
お世話になっております。
株式会社Bの鈴木です。
先ほどお送りしたメールに、データを添付しておりませんでした。
大変失礼いたしました。
本メールの添付にてお送りいたします。
添付●●●●.pdf
お手数をおかけし恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
添付漏れを指摘された場合のお詫びメール
件名：【訂正】 ［元の件名］の資料添付漏れ
本文：
株式会社A
山田様
お世話になっております。
株式会社Bの鈴木です。
先ほどのメールの添付漏れについて、ご指摘いただきまして、ありがとうございました。
重要な資料を添付するのを、失念しており、誠に申し訳ございません。
改めてファイルを添付しましたので、内容をご確認いただき、ご不明な点がございましたらお知らせください。
今後このようなことがないよう、より注意深く業務を進めてまいります。
何卒、よろしくお願いいたします。
添付漏れの防止策
データの添付を忘れないようにするには、どうすればいいのでしょうか。
添付忘れを防ぐための対策方法について解説します。
本文を書く前にファイルを添付する
メールを書く前にファイルを添付すると、添付忘れを防げるでしょう。
メール本文を書き終えると、メール作成完了と錯覚して送信ボタンを押してしまいやすいため、書き終わる前にファイルを添付済みの状態にしておきます。
または、添付したいファイルを右クリックして、メール受信者を選択すると、ファイルが添付された新規メール画面が開きます。
この方法で新規メールを作成するのも有効です。
チェックリストを作成する
メール送信前に確認すべきことを記載したチェックリストを見て、送信前の確認作業をするのもいいでしょう。
本文にファイル名を書く
メール本文に、添付するファイル名を書いて、そのタイミングでファイルを添付する流れを習慣づけることも1つの手です。
このようにメールを作成すれば、添付忘れを防ぐだけでなく、ファイル名の誤字・脱字や異なるファイルを添付するミスをしていないかの確認もできるでしょう。
本文には、「○○を添付してお送りします」と記載することがポイントです。
「添付して」と書くと、相手は、送信者がそのメールに添付ファイルをつけていることを理解できます。
もし添付し忘れても、相手から指摘してもらえる可能性が高まるでしょう。
オンラインストレージでデータなどのやり取りをする
メールを使う以上、データの添付忘れを完全に防ぐことはできません。
そこで、メールを使わないで、オンラインストレージを使って、データのやり取りをする方法もあります。
オンラインストレージはオンライン上のスペースで他の人とデータを共有することができるサービスです。
データを直接送るのではなく、データの場所を示すURLを知らせるデータを共有するため、添付という作業がありません。
したがって、添付忘れが発生しないデータ共有方法と言えます。
まとめ
今回は、添付漏れのお詫びメールの書き方とその必要性について解説しました。
データなどを添付し忘れてしまったら、早急なお詫びと報告が必須です。
件名や本文、言葉遣いに十分に注意してお詫びメールを送信しましょう。
また、添付漏れを防ぐために、対策を考えることも大切です。
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