異動や退職などによって、営業担当が変更になる際に、取引先へのご挨拶を兼ねた営業担当変更メールを送る必要があります。

担当変更の連絡をメールでする場合、普段あまり送ることがないメールですので、どのように書けばいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。

営業担当の変更メールは、今後の関係性のことも考えて、マナーを守って送ることが大切です。

今回は、担当変更をする際のメールの書き方とポイントなどについて解説します。

担当変更メールを送る時に、押さえておきたいポイントについて、以下でみてみましょう。

担当変更メールはできるだけ早く送ることが基本ですが、現在進行中のプロジェクトなど業務に支障をきたす可能性があるため、適切なタイミングを見計らうことも重要です。

そうしないと、取引先が、「担当が勝手にいきなり変わってしまった」と不信感を持ってしまうでしょう。

また、担当変更を伝える時はあらかじめ会社が決めている場合があるので、一度上司に相談しましょう。

遅くとも担当変更の前日までには送るようにしましょう。

担当者が変わっても、今後の取引には影響がないことが伝わる安心感のある文面を作成しましょう。

「担当を外された」「他の案件が忙しくなった」といったネガティブな表現は避けたほうが無難です。

担当変更の理由をそのまま書いてしまうと、マイナスの印象を与えることがあるため、前向きな言葉に置き換えて表現して、引き続き安心して取引できるということを印象づけることが大切です。

担当変更の理由を明確に伝えましょう。

担当変更の理由を詳しく伝える必要はありませんが、異動が退職なのかを相手に伝えるようにしましょう。

また、後任者が決まっている場合は、後任者の紹介も忘れずにする必要があります。

後任者の名前や役職、連絡先などを明記し、簡潔に紹介すると、関係者に後任者への信頼や期待を持たせることができます。

担当変更のメールは、一斉送信ではなく、個別で送りましょう。

一斉送信をすると、関係者への配慮や感謝が伝わりにくくなりますが、個別に送ると、関係者とのコミュニケーションを深めることができます。

ですが、あまり関係性が深くない相手に対しては一斉送信でも問題ありません。

急いで伝える必要があり、一斉送信せざるを得ない場合には、その旨を謝罪する言葉を添えて送るといいでしょう。

後任者が決まっている場合は、後任者の紹介もしておきましょう。

氏名や連絡先などの事務的な情報だけでなく、スキルやキャリア、人柄などを伝える一文を添えると、今後の後任者の対応もスムーズになります。

また、担当変更メールで挨拶を終えるのではなく、できるだけ後任者を連れて訪問で挨拶をしましょう。

担当変更メールは、前任者が送信した後に、後任者が挨拶メールを送ることが一般的です。

担当変更メールを、後任者ではなく前任者が送ることで、自分が担当していた業務に対する責任感を示すことができます。

ですが、前任者が送れない事情がある場合や相手との関係性が強くない場合は、後任者が送ることもあります。

ここでは、前任者から担当変更メールを送る時の例文をご紹介します。

以下の点を記載しましょう。

・変更の理由

・担当者が変わる日付

・後任者の情報や連絡先

・お礼の言葉

件名：＜担当者変更のお知らせ＞株式会社A　山田（自分の名前）

本文：

いつもお世話になっております。

株式会社Aの山田でございます。

大変急なことでございますが、3月1日をもちましてB営業所に異動となります。

今後は、同じ課の鈴木が貴社を担当させていただくことになりましたので、ご連絡を差し上げます。

鈴木は、入社以来、長らく営業業務に携わっており、建設業界の知識も豊富な人物です。

本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところを、メールでのご連絡となりましたこと、大変申し訳なく、お詫び申し上げます。

後日あらためまして、後任の鈴木からご連絡いたします。

加藤様には新人のころから温かなご指導をいただき、深く感謝しております。

責任を持って引き継ぎを行いますので、今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

件名：＜担当着任のご挨拶＞株式会社A　佐藤（後任担当者の名前）

本文：

お世話になっております。

株式会社Aの佐藤でございます。

先日、前任者の山田からご連絡いたしました通り、3月1日より私佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎメールで着任のご挨拶をさせていただきます。

近日中にご挨拶に伺い、面談のお時間をいただければ幸甚でございます。

担当者が変更となりましても、貴社にご不便やご迷惑をおかけしないよう精進し、よりいっそう貴社のご期待にお答えしていく所存です。

今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

営業担当変更のメールは、これまでの信頼関係が途切れないようにするためのものであるため、重要で丁寧に送付する必要があります。

そのため、担当変更メールで、取引先に安心感を与えることが大切です。

ポイントを押さえた担当変更のメールを送って、継続的な信頼関係を構築するように心がけましょう。

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