毎日たくさんのメールが届くと、メールを見落としてしまうことがあります。

もし見落としに気がついても、謝罪を後回しにしたり、返信しないでいると、相手からの心証が悪化したり、思いもよらないトラブルに繋がるリスクがあります。

また、お詫びメールを書くだけでは誠意が伝わらず、信用を回復できないかもしれません。

そこで、今回は、メールを見落としてしまった際に送るお詫びメールの書き方やポイントなどをご紹介します。

メールを見落としていることで返信や対応が遅れると、相手は不快感や不安を感じます。

また、返信しなければならないメールを見落とした場合は、相手の業務が一時的にストップしたり、スケジュールに遅れが生じたりする可能性もあります。

相手に不安や不快な思いをさせてしまったり、迷惑をかけてしまった場合、ミスの大きさに関係なく、お詫びをすることがビジネスパーソンとしての基本です。

緊急を要する用件の場合、相手は締め切りが迫っていて早く返事が欲しいことも予想されるため、電話で直接お詫びするのが好ましいでしょう。

メールの見落としをしてしまった時、お詫びが必要になるのは、どんなシーンなのでしょうか。

見落としたすべてのメールに対してお詫びが必要になるのではないため、お詫びの必要性があるものを把握することは大切です。

相手が返信を待っているのに、メールの見落としによって返信が遅れてしまった場合、お詫びメールが必要になります。

返信が来ないと、相手は業務が滞ってしまっていることが考えられるからです。

また、相手から催促メールを受け取った場合、相手は、催促メールを作成するのに、手間や時間をかけています。

メールの見落としにより、相手の業務が滞ってしまったり、手間や時間をかけさせてしまったことに対して、丁寧にお詫びする必要があります。

メールを見落としたことによって、スケジュールに間に合わなかったりして、相手に迷惑をかけたり、トラブルが生じた場合、丁寧なお詫びをし、迅速に対応する必要があります。

特に、メールの見落としのせいで大きな損失が出たり、社会的信用を失墜させてしまうような多大な迷惑や損失を出してしまうことは絶対に避けなければいけません。

メールの見落としが原因で、大きなトラブルに発展してしまった場合、迅速で誠意のある謝罪をして、信用を回復させるようにしましょう。

メールの見落としによってお詫びをする場合、ポイントを押さえてメールを作成する必要があります。

以下で見てみましょう。

メールの見落としに気づいたら、すぐに対応する必要があります。

優先順位の高い案件ではないと思って、対応を後回しにしても、相手にとっては非常に重要なメールだった場合、信頼性が低下してしまいます。

メールの内容にかかわらず、見落としに気づいた時点でお詫びすることが重要です。

メールの見落としに気づいた時、受信してから何日も経過していても、放置しないでお詫びする必要があります。

対応が遅くなるほど、見落としたことを言いにくくなりますが、見落としていたことを正直に伝えて、お詫びをしたほうが、相手からの心証もよくなり、信頼回復を期待できます。

メールを見落としてしまったら、相手はその理由を知りたく思いますので、お詫びをする時に、見落としの原因を伝えましょう。

見落としの原因を伝えないで、お詫びをするだけでは、相手は、「ミスをごまかそうとしているのでは？」という不安感を抱くかもしれないでしょう。

相手との関係が悪化しないためにも、原因を伝えることが重要です。

今後の対応策を伝えることも大切です。

ミスをしたらどのように対応するのか、再発を防ぐために何をするのかといったことを具体的に伝えましょう。

こうすることによって、見落としによる被害を最小限に抑えられます。

お詫びをする時に、「忘れていました」「見落としていました」といった、相手を軽んじる言葉を使わないようにしましょう。

「確認を怠っていました」「メールを失念しておりました」といった丁寧な言葉で謝罪する必要があるでしょう。

怒っている相手にお詫びをしても、相手の心情によってはお詫びの気持ちが7割程度しか伝わらないかもしれません。

そう考えると、相手を軽んじる言葉は使うべきではなく、相手の心情を慮る言葉を使うことが賢明です。

お詫びメールを送る際には、ビジネスメールのマナーにしたがって、相手に失礼がないように注意して作成する必要があります。

以下の項目は、必ず記載しましょう。

・相手の社名と名前

・「いつもお世話になっております」などのあいさつ

・自分の名前

・なぜ連絡したのかの理由

・どのようなミスが起こったのか

・お詫び、ミスの原因や今後の対策

・最後のあいさつ

・自分の名前と社名

メールによる謝罪は必要最低限のものであるため、重要案件の場合、電話で謝罪したり、直接お詫びに行かなければいけないケースもあります。

その場合、最後のあいさつの前に電話や訪問をすることを、一言添えておきましょう。

ここでは、見落としによるお詫びメールの例文をご紹介します。

件名：
Re:発注書のご確認のお願い

本文：
株式会社A
山田様

いつも大変お世話になっております。

株式会社Bの鈴木です。

先ほどお電話をさせていただきましたが、ご不在でしたため、取り急ぎメールにてご連絡いたします。

先日は、発注書をお送りいただきまして、ありがとうございました。

早々とお送りいただいたにもかかわらず、お返事が遅れてしまい、誠に申し訳ございません。

現在、早急に確認を進めております。

発注書の有効期限を2日過ぎてしまいますが、3月1日までに回答するよう準備をしておりますため、今しばらくお時間をいただけますでしょうか。

この度は私の確認不足により、山田様に大変ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

重ねてお詫び申し上げます。

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

———
署名

件名：
Re: 新製品のサンプルについてのご回答のお願い

本文：

山田さん

お疲れ様です。

営業部の佐藤です。

先日ご案内いただいた新製品のサンプルの件ですが、回答が遅れてしまい、申し訳ございません。

期限を2日も過ぎてしまいましたが、もしまだ間に合うようであればと思いまして、添付の通り回答させていただきました。

この度は私の不手際でご迷惑をおかけしましたことをお詫びいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

———
署名

件名：
Re: セミナーのご案内／【返信遅延のお詫び】

本文：
株式会社A
山田様

お世話になっております。

株式会社Bの鈴木です。

4月1日にご案内いただいたセミナーの件でございますが、回答が遅れてしまい誠に申し訳ございません。

申し込み期限は3月15日までと承知しておりますが、可能であれば参加させていただきたく、ご連絡を差し上げた次第です。

勝手なお願いではございますが、ご検討いただけますでしょうか。

貴社からのご案内が、迷惑フォルダに振り分けられてしまっており、メールを見落としてしまい、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。

お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———
署名

今回は、メールを見落としてしまった際に送るお詫びメールの書き方やポイントをご紹介しました。

メールの見落としによって対応が遅れてしまった場合は、早急なお詫びと報告が不可欠です。

言葉遣いなどに十分に注意してお詫びメールを返信し、重大なトラブルへと発展した場合は、電話や訪問によって丁寧に謝罪しましょう。

また、メールを見落とさないよう対策を考えることも大切です。

ブルームは、できるだけ費用を抑えたい方に人気のバーチャルオフィスです。

東京都新宿区西新宿の一等地住所を、月額300円～の業界最安値でレンタルしています。

ブルームの住所を、会社や店舗の特商法表記に使うことができます。

また、会員様宛に到着した郵便物の画像を無料で送付し、週に1回郵便物を転送しており、サービスが充実しています。

必要なサービスを安く利用したい方は、ブルームの利用をぜひご検討ください。