情報共有とは？情報共有の必要性と情報共有が疎かになる原因とは
2024.08.02
情報共有がスムーズに行われると、業務効率が向上しますが、情報共有を怠ると、業務に支障が出るだけでなく、企業経営にも悪影響を及ぼしかねません。
従業員間で情報共有を円滑に行うためには、情報共有の本質を理解し、情報共有を妨げる課題を改善する必要があります。
今回は、情報共有の重要性、情報共有が疎かになる原因とその対策について解説します。
情報共有とは
情報共有とは、組織や従業員が持っている業務進捗状況・経験・知識などを、組織全体や社内チームなどと共有することです。
情報共有することによって、全従業員の業務レベルの底上げされるため、仕事の効率性を高めたり、製品や成果物の品質向上につながります。
昨今、企業としての信頼度を上げるため、社内だけでなく協力会社などと情報共有をする重要度が増しており、情報共有のノウハウ自体にも価値が出てきています。
情報共有の必要性
組織における情報共有は、不可欠です。
では、なぜ情報共有する必要があるのか、以下で見てみましょう。
生産性を向上させるため
従業員個人が業務を通して培った経験やノウハウは、組織にとって重要な情報で、組織が成長する財産です。
ですが、一部の従業員だけが知識やノウハウを持っていると、その知識を持っている従業員しか業務を行えない場合があり、生産性の低下につながります。
情報共有をすることによって、一部の従業員が持っている知識や経験を組織全体に蓄積させ、全従業員で使いこなすことによって、クオリティの底上げが期待できます。
多様な働き方を実現するため
新人スタッフや中途入社スタッフを即戦力にするため
新入スタッフや中途入社スタッフは、業務に慣れるまで時間がかかるため、ベテランスタッフと比較すると、生産性が低いです。
そのため、戦力となる人材に早く育てることは、大きな課題です。
情報共有ができていると、新規加入スタッフが効果的に知識やノウハウを吸収できるため、早い成長が期待できます。
組織力を向上させるため
情報共有が疎かになる原因とは
では、疎かになってしまう原因について解説します。
情報共有ができているという思い込みがある
情報共有ができているという思い込みがあると、情報共有が疎かになってしまいます。
情報共有のルールがないと、情報共有に対する意識が低い従業員は、情報共有を面倒に感じて、少しだけでも情報共有をすれば、情報共有ができていると思い込んでしまう可能性があります。
また、情報共有の重要性を理解して伝えている従業員がいても、相手に情報がきちんと伝わっていなければ、情報共有はできていません。
情報共有ができている状態が定義されていないと、従業員は、情報共有ができているという思い込みをしがちです。
情報共有に対する意識が低い
従業員間の競争意識が強い
適度な競争意識があると、従業員のモチベーションにいい影響を与えます。
ですが、競争意識が強いと、重要な情報を他の従業員に渡したくないという意識が働いてしまいます。
そうなると、情報共有を妨げてしまいます。
情報共有がおこなわれにくい環境である
情報共有をスムーズに行うためのポイント
情報共有をスムーズにするためには、どのようなポイントを押さえるといいのでしょうか。
以下で見てみましょう。
情報共有のルールを設ける
情報共有のルールを設けると、情報共有をスムーズに行えます。
ある従業員にとっては、ささいな情報であっても、他の従業員にとっては、重要なヒントになる情報があります。
そのため、ルールを設けて、共有する情報を個人の主観に任せないようにすることが大切です。
情報共有マニュアルを作成する
情報共有のプロセスをマニュアル化することも、1つの方法です。
情報をどのように共有するかを示したマニュアルがあると、従業員は、情報共有する際に、困ることはないでしょう。
情報の内容に応じて共有マニュアルを作っておくと、効果的です。
オープンスペースの設置
情報共有ツールを導入する
情報共有ツールを導入し活用すると、情報共有がスムーズに行われます。
情報共有ツールを活用すれば、従業員はストレスなく必要な情報を得ることができます。
社内に周知する
社内に周知することで、スムーズに情報共有が行われます。
情報共有のメリット、情報共有の方法、情報の保存場所などについて周知しましょう。
その際には、社内ポータルサイトや社内報を活用してもいいでしょう。
まとめ
今回は、情報共有の重要性、情報共有が疎かになる原因とその対策について解説しました。
テレワークが浸透した現在、従来通りの情報共有では、うまく行かないことが増えています。
情報共有は、従業員が効率よく業務をするのに重要です。
従業員がスムーズに情報共有をし、業務効率を上げながら仕事が進められるように、企業は工夫する必要があるでしょう。
コストを抑えて、自宅住所を知られずに都心一等地住所を使って仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
西新宿は、日本で知名度の高いビジネスエリアなので、そこに拠点を構えると、企業のブランド力になります。
ブルームは、東京都新宿区西新宿の一等地住所を貸し出しているバーチャルオフィスです。
住所貸しの月額利用料は、業界最安値の300円ですので、オフィス代を安く済ませたい方に最適です。
オフィス代の負担を減らして、事業に集中したい方は、ブルームの利用をぜひご検討ください。
