メールを誤送信した時のお詫びや対処法について解説
2024.08.03
ビジネスシーンにおいて、多くの人は、業務上のやり取りをメールで行っています。
メールは人の手によって送信するため、誤送信してしまう可能性があります。
メールの使用頻度が高いほど、メールの誤送信を起こすリスクは高まり、情報漏えいによって、お客様からの信頼を失う可能性もあるため、誤送信した場合はすぐにお詫びし、今後の対策を伝えることが必要です。
今回は、誤送信した時のお詫びのメール作成や対処法について解説します。
メールを誤送信したら、お詫びメールは必要？
メールの誤送信とは、メールを送るべき相手とは違う相手にメールを送ったこと、違うファイルを添付して送信したこと、同じ相手に同じ内容のメールを続けて送った「二重送信」のことを指します。
メールの誤送信によって、誤解やトラブルを生じさせてしまったり、相手に迷惑をかけたら、すぐにお詫びをする必要があります。
また、お詫びだけでなく、トラブルや被害を最小限に抑えるための対応や、二度と同じ過ちを起こさないための防止策を提示することも重要です。
メールを誤送信してしまった時の対応とは
仕事でのやり取りにメールをよく使っていると、注意をしていても、誤送信のミスをしてしまうこともあるでしょう。
ですが、誤送信をしてしまった後に、どんな対応をするかが重要です。
では、メールを誤送信してしまった際にとるべき対応についてご紹介します。
上司に報告をする
ミスの内容や取引先との関係によって、対応方法は異なりますが、まずは、上司に相談しましょう。
上司に相談をする時は、「いつ・どこで・誰に・起こったこと」を話して、会社や上司の方針に従って、対応します。
誤送信によって機密情報が漏れた場合は、法的な側面も考慮して、適切な手続きをする必要があります。
相手に電話で謝罪する
上司に報告したら、相手に電話をして謝罪をします。
重大な情報を誤送信してしまった場合は、すぐに相手に電話をかけ、誠実な態度でメールを誤送信してしまったことを伝える必要があります。
誤送信したメールに個人情報や機密情報が含まれていたら、お詫びだけでなく、誤送信メールの削除を依頼しなければいけません。
ですが、電話がつながらない場合、メールで謝罪をしましょう。
情報漏えいリスクを調べる
誤送信メールによって、情報漏えいリスクがなかったか調べます。
誤送信によって影響が出る範囲を想定して、細かい対応を考えておくと、迅速に対応できます。
個人情報や機密情報のデータが、誤送信メールに含まれている場合、取引先に影響が出るおそれがあるため、情報セキュリティ担当者や法務部に相談をして、法的手段や再発防止策などを検討する必要があります。
お詫びメールを作成する
状況が落ち着いたら、お詫びメールを送信します。
謝罪だけでなく、誤送信が起こった理由や今後の対策も伝える必要があります。
お詫びメールは、上司に確認してもらってから送信しましょう。
誤送信後のお詫びメールの書き方
誤送信後のお詫びメールの書き方をご紹介します。
誤送信後の対応は重要ですので、お詫びメールでミスをしたり、不誠実な対応をすると、相手からの信頼回復が遅れてしまいます。
お詫びメールは、ポイントを押さえて作成しましょう。
【件名】に「メール誤送信のお詫び」「再送」などを記載する
件名に、「メール誤送信のお詫び」や「再送」と記載します。
社外向けメールの宛先を間違えた場合は、情報漏えいに該当するおそれがあるため、重大なトラブルに発展してしまうミスがあったら、「メール誤送信のお詫び」と記載して送信しましょう。
件名に「再送」と記載するには、例えば、社内メールの宛先ミス・ファイルの添付漏れ・社外向けメールにおける誤字脱字・記載内容のささいな間違いをした場合です。
小さなミスをしたのに、「メール誤送信のお詫び」と記載して送信すると、重大な問題があったのかと相手を驚かせてしまうので、件名は、よく考えて記載するようにしましょう。
誤送信の内容とお詫びの気持ちを伝える
本文で、お詫びの気持ちを記載し、誤送信の内容を説明します。
誤送信について言い訳したり、嘘をついてごまかすのはやめましょう。
そういうことをすると、相手は、誤送信ミスの重大性を理解していないと思い、さらに信頼を失ってしまうでしょう。
誤送信したメールや添付ファイルの削除を依頼したい場合、削除依頼も書いておきましょう。
反省と今後の対策を記載する
誤送信をしたことへの反省と、再発防止のための対策を記載します。
重大な誤送信をしてしまった場合、文章の最後で重ねてお詫びを伝えるといいでしょう。
そうすることで、相手の印象に残りやすく、誠実で丁寧な謝罪の気持ちが伝わります。
誤送信後のお詫びメールの例文
誤送信後に送るお詫びメールの例文をご紹介します。
例文を参考して活用してください。
添付ファイルの間違えの例文
件名：再送 添付ファイル誤送信のお詫び
本文：
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先ほどお送りした下記メールに添付ファイルの誤りがございました。
誠に申し訳ございません。
送信日時：〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
差出人：〇〇
件名：〇〇
本メールに、正しいファイルを添付しております。
ご迷惑をおかけしましたことを、心からお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇〇〇（自分の氏名）
本文の間違えの例文
件名：再送 商品Aに関する情報のご送信
本文：
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先ほど〇〇時○○〇〇分にお送りした商品〇〇のメールにつきまして、記載内容に誤りがございました。
誠に申し訳ございません。
〇個入りと記載しておりましたが、正しくは〇〇個入りです。
・誤：〇個入り
・正：〇個入り
記載に誤りがあり、誠に申し訳ございませんでした。
今後は同じようなミスが起こらないよう、送信前のチェックを徹底いたします。
何卒ご容赦いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇〇〇（自分の氏名）
報漏えいに該当する場合の例文
件名：メール誤送信のお詫び
本文：
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先ほどお送りした下記のメールにつきまして、誤ったファイルを添付し送信してしまいました。
誠に申し訳ございません。
送信日時：〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
差出人：〇〇
件名：〇〇
勝手なお願いではございますが、当該メールについては削除していただけますと幸いに存じます。
今後はこのようなことが起こらないように、再発防止に努めてまいります。
この度は、私の不手際でご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
どうか今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇〇〇（自分の氏名）
まとめ
今回は、メールを誤送信した時のお詫びや対処法について解説しました。
ミスは、誰にでも起こりうることですが、大切なのは自分の謝意や今後の対策をしっかりと相手に伝えることです。
お詫びメール作成の手順をしっかり踏んで、真摯な姿勢で相手に謝罪することを心がけましょう。
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