納期を守ることは、取引先との信頼関係を崩さないためにも、ビジネスマナーの基本です。

自社や自分のミスでなかったとしても、何らかの事情で納期に間に合わないこともあるでしょう。

ですが、信頼関係を維持するために、不測の事態に備えて、冷静な対応ができるような準備が必要です。

今回は、納期遅延のお詫びメールの書き方と例文をご紹介します。

納期遅れメールとは、約束していた期日に、商品やサービスを提供できない時に送るメールのことです。

納期遅れのメールでは、期日を守れなかったことへのお詫びだけでなく、納期遅れの原因や、新たな納品日を明記する必要があります。

また、納期遅れによる影響が広範囲であったり、重大な過失の場合は、すべての関係者にメールを送らなければいけません。

メールの文末には、メール連絡になってしまったことへのお詫びも記載しましょう。

では、どんな時に、納期遅れメールを送るのでしょうか。

以下で見てみましょう。

商品やサービスの不備などの人的ミスが原因で納期が遅れる場合、丁重なお詫びの言葉だけでなく、同じミスを繰り返さないという再発防止策を提示する必要があります。

また、いつ納品できるのかも明記します。

取り急ぎメールでの報告になってしまったが、あらためてお詫びに伺うなど、最大限の誠意を見せることが重要です。

自然災害や事故、大規模な感染症といった不測の事態で納期遅れになってしまった場合、できるだけ早く納期遅れのメールを送ります。

自然災害は誰にも予測できず、自分に非もないため、「ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどお願いいたします」と、納期遅れに対して理解を求める文章を書きましょう。

商品が予想以上に売れてしまい納期遅れになった場合、納期遅れが予想された段階でメールを送ります。

その場合、「工場での生産が追いついていない」、「部品調達ができない」といった原因も記述しておきましょう。

また、相手が今後のスケジュールの見通しを立てれるようにするために、現在の稼働状況や納期予定日を記述するといいでしょう。

海外に工場をもつ企業では、海外工場でストライキが発生したことが挙げられます。

ストライキが起こっている現状を伝え、「国内製造をフル稼働させて対応している」といった状況と納品予定日を具体的に提示しましょう。

ストライキによって納期遅れが生じて、相手に迷惑をかけているため、丁寧にお詫びをして、できるだけ早く納品できるよう最大限努力している姿勢を見せることも必要です。

納期遅延によるトラブルを回避するためには、以下のポイントに注意して、メールを作成する必要があります。

納期に間に合わないことがわかったら、すぐに連絡しましょう。

早急な連絡をすることによって、取引先が状況を理解し、スケジュールを再調整するための時間を持てます。

逆に、納期遅れの連絡を先延ばしにすると、取引先は、不満や不信感を高めてしまうでしょう。

納期遅延に対して、自分や自社に非がなくても、言い訳をしないで、誠意を持って謝罪しましょう。

自然災害や第三者の過失によって、納期遅延が起こった場合、取引先からすると、納品されない不便さの方が大きな問題です。

遅延理由を言い訳にして責任逃れをするのではなく、「どんなトラブルが起こって、どのように解決に向けて動いているか」を伝えることが重要です。

納期遅れのお詫びをする際には、誠意を持って謝罪しなければいけません。

丁寧な謝罪の言葉を選んで、取引先に深い配慮と理解を示すと、取引先の不満や怒りを和らげることができるでしょう。

取引先の不便や損害を真摯に受け止める姿勢を見せましょう。

納期遅れが生じたら、遅延の原因を具体的に取引先に伝える必要があります。

自然災害や事故など納得のいく事情であれば、納期が遅れても容認してくれる可能性があります。

情報量が少ないと、取引先は、状況を把握できず、不安を感じてしまうため、現状を詳しく説明することも大切です。

5W1Hを意識して、正確で簡潔な情報を伝えましょう。

納期遅れをお詫びする時には、謝罪だけでなく、調整された納期を伝えましょう。

この納期は実現可能なものである必要があります。

同じ納期遅延を繰り返さないように、慎重に新たな納期を決めましょう。

取引先が、新たな納期を承諾したら、「納期調整にご理解いただき、誠にありがとうございます。ご期待に添えるように、一層努力してまいります。」と感謝の気持ちを伝えましょう。

そうすることで、今後も良好な関係を維持することが期待できるでしょう。

納期遅れの問題を真摯に解決して、今後の信頼性を確保するために、再発防止策を伝えましょう。

再発防止策を伝えることによって、取引先に対して問題に対する責任感と、同じ問題を未然に防ぐ積極的な姿勢を示せます。

納期遅れのお詫びを伝えるメールの例文をご紹介します。

件名：【重要】納期変更とお詫び

本文：

◯◯株式会社　

△△様

いつもお世話になっております。

 〇株式会社の△でございます。

〇〇の納期が予定より遅れているため、ご連絡をさせていただきます。

先ほどもお電話でお話しさせていただきましたが、「〇〇」の納期が遅れましたことを心からお詫び申し上げます。

今回の納期遅延の原因ですが、商品が予想以上の売れ行きでして、工場での生産が追いついていない状況になっておりました。

現在は、他工場も稼働し、生産体制は整いましたので、○月○日（○曜）までには納品できる予定でございます。

今後は、このような状況が発生しないよう、在庫管理と供給体制を見直す予定でおります。

新しい納期について、ご都合が合わない場合やご要望がございましたら、お申し付けください。

このたびの遅延について、改めて深くお詫び申し上げます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

件名：【重要】納期変更のお知らせとお詫び

本文：

◯◯株式会社　

△△様 

いつもお世話になっております。

〇株式会社の△でございます。

〇〇の納期が予定より遅れ、◯月◯日（◯）になる見込みのため、ご連絡をさせていただきます。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

心からお詫び申し上げます。

納期遅れの原因は、先日の地震による機材の故障で、現在は復旧作業を急いでおります。

今後はこのような状況にも対応できるよう、災害対策を強化する予定でおります。

今後のスケジュールについて、お打ち合わせをさせていただきたいのでございますが、お時間を頂戴できますでしょうか。

お忙しいところを恐縮はございますが、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

件名：【重要】納期変更のお知らせとお詫び

本文：

◯◯株式会社　△△様 

いつもお世話になっております。

〇株式会社の△でございます。

〇〇の納期が予定より遅れ、◯月◯日（◯）になる見込みのため、ご連絡をさせていただきます。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

深くお詫び申し上げます。

現場での伝達ミスによって、各工程の進行が遅れてしまい、全体に遅延が生じたことが原因になります。

今後はこのようなミスが起こらないように、社内のコミュニケーション体制を見直す予定です。

弊社のミスによる納期遅れのため、早急に対応させていただき、納期に間に合うように進めてまいります。

追加料金は必要ございません。

今後とも、品質と納期の両面でご満足いただけるよう努めてまいります。

何かご不明な点やご質問がございましたら、お知らせください。

このたびの納期遅延につきまして、重ねてお詫び申し上げます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

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