オンライン打ち合わせのメリットと効果的に進めるポイントについて解説
2024.08.21
オンライン打ち合わせという言葉をご存じでしょうか？
テレワークが導入されたことで、オンライン打ち合わせをする機会が増えています。
多くの企業で導入されるようになった、オンライン打ち合わせには、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。
今回は、オンライン打ち合わせのメリットと効果的に進めるポイントについて解説します。
オンライン打ち合わせとは？
オンライン打ち合わせとは、インターネット回線を使って、映像や音声をやり取りする会議のことです。
従来は、対面で打ち合わせを行うのが一般的でした。
ですが、オンライン打ち合わせをすると、自宅から参加できるため、遠方にある支社、海外のクライアントなど、どんな場所にいる相手とも打ち合わせをすることができます。
場所を用意し、移動する必要がないオンライン打ち合わせは、気軽な手段として活用できます。
なぜオンライン打ち合わせが必要なの？
では、なぜオンライン打ち合わせが必要なのでしょうか？
以下で解説します。
テレワークに対応できるから
新型コロナウイルスの流行によって、テレワークが急速に普及したため、オンライン打ち合わせの必要性が高まっています。
対面での打ち合わせは、感染リスク、開催場所の確保、移動の手間などがかかります。
ですが、オンラインでの打ち合わせでは、インターネット環境が整っていれば、いつどこでも打ち合わせができるため、重宝されています。
また、テレワークをすると、オフィス勤務と比べて、コミュニケーション不足が課題になります。
そのため、気軽に打ち合わせができるオンライン打ち合わせを用意することは大切です。
多様な働き方に対応できるから
多様な働き方が必要とされているため、オンライン打ち合わせが求められています。
働き方改革によって、テレワークを実施する企業が増えましたが、オンライン打ち合わせは、場所の制限がないというメリットがあります。
インターネット環境があれば、自宅など、どこでもオンライン打ち合わせはできるため、多様な働き方を実現することができます。
時間を効率的に活用できるため
オンライン打ち合わせをすると、時間を効率的に使えます。
対面での打ち合わせと異なり、オンライン打ち合わせでは、移動時間や会場の準備が不要になります。
そのため、限られた時間をより効率的に使うことができ、生産性が向上します。
人手不足が課題となっている企業では、時間の使い方を見直す必要があります。
オンライン打ち合わせのメリット
では、オンライン打ち合わせのメリットには、どのようなものがあるのか、見てみましょう。
スケジュールの調整がしやすい
オンライン打ち合わせは、移動したり、打ち合わせ場所を用意する必要がないため、日程調整がスピーディにできます。
時間の制約が無いため、参加者の都合に合わせやすいメリットがあります。
参加者の顔を見ながら打ち合わせができる
オンライン打ち合わせは、Web会議ツールを使って、顔を見ながら話ができるので、対面での打ち合わせと同じような安心感があります。
複数人で打ち合わせをする場合、画面を分割表示できるため、参加者全員の話している様子を見ることもできます。
最小限の準備で始めることができる
オンライン打ち合わせでは、Webカメラ、マイクが内蔵されたパソコンやタブレット端末が必要になります。
また、オンライン打ち合わせで使用するツールは、ZOOM（ズーム）など、設定が簡単で無料で使えるものがあります。
対面での打ち合わせには、会議室の予約、資料のコピー、プロジェクターの設定などの準備が必要でしたが、オンライン打ち合わせでは、それらが不要なため、最小限の準備で始めることができます。
オンライン打ち合わせを効果的に進めるポイント
ここでは、オンライン打ち合わせを効果的に進めるポイントについて解説します。
リモートならではの難しさもあるので、ポイントを押さえておくといいでしょう。
画面と適度な距離感を保つ
画面との距離によって、相手に与える印象は大きく変わります。
距離が遠いと、表情が読み取りにくく、意思疎通が難しくなってしまいます。
一方、距離が近いと、画面を見ながら話すことによって相手を見下ろすような視線になってしまいます。
オンライン打ち合わせの前にカメラテストをして、適切な距離を確認しておくといいでしょう。
カメラに視線を合わせる
パソコンのカメラは画面の上部に設置されている機種が多いため、相手に映る自分はうつむき加減になりやすいです。
そのため、カメラに目線を合わせるようにしましょう。
メモを取っている時など、目線が外れてしまう場合は、その旨を伝えると、相手はきちんと話を聞いてくれていることがわかり、安心できるでしょう。
内容を簡潔に伝える
伝えたい内容は簡潔に伝えましょう。
オンライン打ち合わせでは、通信環境のエラーやタイムラグの問題が生じることがあり、発言の合間を読み取ることが難しいからです。
まず結論を話して、その後に、理由を話すと、相手に自分の意図が伝わりやすくなります。
話出しのタイミングをわかりやすくする
オンライン打ち合わせでは、話を始めるタイミングが掴みにくいため、話出しのタイミングが他の参加者と被ってしまうことがあります。
そのため、発言する時には、挙手をするなどのルールを作って、話し出すタイミングを相手に伝えると、スムーズにコミュニケーションが取れます。
また、相手の話が終わったかどうかを確認してから話しましょう。
大きく相槌をする
オンライン打ち合わせでは、相手の表情やリアクションが分かりにくく、話し手が不安になりやすいので、聞き手は大きく相槌を打つなどの工夫をしましょう。
大げさと思うくらいの相槌がいいので、大きなリアクションをするといいでしょう。
バーチャル名刺を作る
対面での打ち合わせの場合、名刺交換ができますが、オンライン打ち合わせでは、名刺交換をする機会が持てません。
そのため、バーチャル背景に名刺画像を設定するといいでしょう。
名刺画像の作成ができるツールを利用して、背景設定でプロフィールやQRコードを入力すれば表示されます。
雑音カットの設定をする
オンライン打ち合わせでは、キーボードを打つ音やタッチペンで操作する際の音がマイクに拾われてしまい、イヤホンから伝わってしまうことがあります。
そのため、雑音を抑制する設定をしておきましょう。
まとめ
今回は、オンライン打ち合わせのメリットと効果的に進めるポイントについて解説しました。
オンライン打ち合わせは、時間を有効に活用できるため、今後も高い需要があるでしょう。
記事でご紹介したポイントを参考にして、効果的なオンライン打ち合わせをしましょう。
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