仕事中に電話があったのに、電話に出られなかったという経験をしたことはありませんか？

電話に出られなかったら、すぐに折り返しの電話をすることがビジネスマナーとされています。

電話をかけてきた相手に、メールで連絡をすることはマナー違反だと思われがちです。

ですが、かけ直した電話に相手が出なかったり、電話がつながらず営業時間外になってしまった場合は、折り返しにメールをすることもあるでしょう。

今回は、電話をもらったのに出られなかった時のメールの書き方について解説します。

電話がかかってきても、会議中だったり、他の電話などに出ている、外出しているといった場合、電話に出られません。

こちらに非はありませんが、相手が電話をかけてくれたのに、電話に出られないと、相手には、タイムロスが生じています。

このタイムロスを謝罪するために、電話に出られなかった時に、メールを送ります。

ですが、このメールは必須ではありません。

折り返し電話をかけても、相手が電話に出なかった場合に、メールを送りましょう。

メールの文頭で、「折り返しお電話をいたしましたが、お忙しいようでしたので」と、相手を気遣う一文を添えます。

このようなメールのやりとりをすることで、相手は、電話がつながらないわだかまりを軽減することができるでしょう。

電話に出られなかった時に折り返しメールを送ると、どのようなメリットがあるのかを見てみましょう。

電話に出られなかったので、折り返し電話をかけても相手が不在だったという電話の行き違いは、よく起こります。

電話がすぐにつながらないと、無駄なやりとりになってしまい、ストレスを感じてしまうこともあるでしょう。

それを避けるために、折り返しメールで電話のアポをとっておくと、次回の電話をつなげやすくできます。

折り返しの電話をかけた時に、相手の電話が留守番電話に切り替わったら、メッセージを残すことができますが、短い時間で伝えたい要件を縮約してメッセージを伝えるのは、なかなか難しいことです。

ですが、メールに、伝えたかった用件を記載して送信すれば、相手と共有できます。

また、折り返しメールを送信しておくと、大体の内容をお互いが把握できるため、次回の電話で話す時に、話がスムーズに進むでしょう。

電話がつながらなかった時に、「後で電話をかければいい」と思って、メッセージを残さないと、相手は、「電話をかけたことを知っているのだろうか」と不安になってしまいます。

ですが、折り返しメールを送ると、「あなたからの電話を認識しています」という意思表示ができます。

折り返しメールに、電話に出られなかったお詫びの言葉や、次に電話をかける時の相手の都合を重んじる文章を記載すると、相手は「尊重されている」と感じて、より信頼関係が深まるでしょう。

メールは、自分の都合のいいタイミングで確認できます。

そのため、メールを受け取った相手は、仕事の手を止める必要がありません。

ですが、メールを読むタイミングは相手に委ねられているので、緊急の場合は、メール以外の手段でやり取りをしましょう。

電話に出られなかった場合、折り返し電話をすることが、ビジネスマナーと考えている人がいます。

そのため、折り返しメールを送ることになったら、失礼のないように気をつけて送りましょう。

では、折り返しメールを送る時の注意点について見てみましょう。

メールを送る時は、できるだけ早く送信しましょう。

後回しにすると、相手に伝わって、「無視されている」と不信感を抱いてしまいます。

また、時間が経つほど、このような不信感を解くのは難しくなるため、できるだけ早くメールを送りましょう。

メールの冒頭で、電話に出られなかったことに対するお詫びの言葉を記載しましょう。

会議中など、やむを得ない事情があっても、お詫びのひと言を添えると、相手は、電話がつながらないことへのストレスを軽減することができます。

折り返しの電話に相手が出なかった場合、「何度もかけ直しました」といった表現をすると、相手は自分が責められているように感じるでしょう。

そのような場合は、「お忙しいようでしたので」という表現を使うといいでしょう。

折り返しメールに、「会議中でしたので」といったことを記載すると、相手には、言い訳のように思われてしまうかもしれません。

そのため、折り返しメールでは、電話に出られなかった事実とお詫びの言葉を記載して、言い訳を記載するのはやめましょう。

メールを送ったのに、相手がメールを読まないで、また折り返し電話がかかってきて、再び電話に出られなかったということも起こりえます。

そのため、留守番電話や相手の会社の電話を取った方に「詳細はメールで送る」という伝言を残しておくといいでしょう。

そうすることによって、その後のやりとりがスムーズに進められます。

電話に出られず、折り返しメールを送ることになった場合の例文をご紹介します。

電話に出られず、電話をかけ直したのに、相手が不在で電話に出なかった場合は、以下のようにしてみましょう。

「電話をもらったのに出られず申し訳ない」とお詫びし、「電話をかけ直したが、つながらなかったのでメールをしました」と伝えます。

それから、「何時から何時までなら電話がつながる」など、電話がつながる時間帯でアポイントを取る文面にします。

メールの最後に、「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」と締めくくります。

例文）

本日10時頃に、お電話をいただきましたが、外出中で出られず、申し訳ございません。

先ほど、お電話をかけ直しましたが、お忙しいようでしたので、不躾ながらメールでご連絡しました。

大変恐縮ではございますが、本日○時以降に改めてお電話くださいますようお願いいたします。

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

夕方を過ぎると、営業時間外のアナウンスが流れる企業があります。

その場合、翌営業日に電話をかけ直すしますが、時間が経つと、折り返し電話を忘れてしまうケースもあります。

メールで連絡できるのであれば、お詫びをしながら改めて連絡することを伝えておきましょう。

例文）

お電話をいただきましたが、会議中で出られず、申し訳ございませんでした。

お電話をかけ直しましたが、業務時間外でしたので、明日○時以降、改めてお電話いたします。

ご都合のよろしい時間帯を教えていただけるとありがたく存じます。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

相手がメールでのやり取りを希望していることもあります。

その場合は、折り返し電話をかけず、メールで返答しましょう。

メールで返答したら、相手の状況に応じてメールでやり取りをしたり、改めて電話をかけるなど、柔軟に対応しましょう。

例文）

○時ころお電話をいただきましたが、お受けできず申し訳ございませんでした。

メールでのお返事をご希望でしたので、メールでご連絡いたします。

よろしければ明日改めてお電話を差し上げたいと思っていますが、ご都合はいかがでしょうか。

候補日と時間帯を、3つほどお知らせくださいますと助かります。

お手数をおかけしますが、お返事をお待ちしております。

相手から「折り返し電話はいらない」と言われることもあります。

そのような場合、相手にとって緊急性の低い要件であることが多いため、こちらから電話をかけ直す必要はありません。

ですが、電話をかけてくれた相手にお礼のメールを送るといいでしょう。

例文）

本日は、お忙しい中をお電話いただきまして、ありがとうございました。

お電話を受けられず、申し訳ありませんでした。

ご伝言いただいた件につきまして、承知いたしました。

また何かございましたら、お気軽にお申し付けください。

電話に出られなかった時に、電話でコンタクトをとることが基本的なマナーです。

ですが、状況によっては、折り返しメールを送ることがあります。

相手とスムーズなコミュニケーションをするには、折り返し電話にこだわらずに、メールを活用するのも一つの手段です。

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