業務フローとは？ メリットや作成のポイントなどを解説
2024.08.26
企業で仕事をしている人は、「業務フロー」という言葉を聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。
仕事でトラブルが起こった時に、業務フローがあると、スムーズに解決できます。
今回は、業務フローのメリットと作成のポイントなどを解説します。
業務フローとは
業務フローとは、業務の流れや手順を、図形や矢印を用いたフロー図で表したもののことです。
フローチャートとも言います。
「いつ・誰が・どこで・どのような作業を、どんな理由で・どのような場合に」行っているかを整理できます。
業務フローは、業務内容、担当者、作業の流れなどを見える化して、従業員間で共有するために作成されます。
また、業務の課題を発見することができるため、新規事業の計画策定や既存業務の課題洗い出しといったシーンでも作成されます。
業務フローのメリット
業務フローを作成するメリットを、以下に挙げてみましょう。
従業員間の情報共有が便利になる
業務フローを作成すると、従業員間の情報共有がスムーズにできます。
文書や口頭による情報は、業務内容や業務の流れがイメージしづらいため、理解するのに時間を要します。
ですが、業務フローがあると、全従業員が業務の流れについて共有できるため、引き継ぎの際などでも、スムーズに進められます。
生産性向上につながる
業務フローを作成すると、業務全体を見直せるようになるので、生産性の向上につながります。
業務を見直すと、不要なプロセスを取り除いたり、より効率のいい業務に変えることができるからです。
また、どの業務に力を入れるべきかが分かるため、パフォーマンスを最大限に発揮できます。
業務の問題点を洗い出せる
業務フローを作成すると、業務の問題点を洗い出すことができます。
業務を進めている時に、小さな問題を放置したり、原因が分からなくても、そのまま進めたりすることはあるのではないでしょうか。
ですが、業務フローによって業務を可視化できると、業務の無駄や問題点を洗い出して改善することができます。
業務フローを作成する方法
業務フローを導入する際には、どのような形で作成をすればいいのでしょうか。
業務フローを作成する際の手順を説明します。
作成目的を明確にする
業務フローを作成する際には、目的を明確にする必要があります。
目的に応じて、業務フローの書き方が違うからです。
例えば、業務引き継ぎのマニュアル内の業務フローの場合、後任者が、業務内容や流れを明確に把握できるようにしなければいけません。
目的が明確でないと、不要な業務フローを作成してしまうことになりかねません。
業務の関係者を洗い出す
誰が誰に対して業務をするのかといった、関係者を洗い出す必要があります。
関係者が判明している場合は、業務フローに書き込みますが、不明であれば、聞き取りをしましょう。
社内で完結する業務の場合、関係者は、社内の担当者や部署などです。
クライアント、ベンダー、官公庁など社外にも関係者がいる場合、リストアップしなければいけません。
作業工程を洗い出す
業務の手順やタスクを洗い出す必要があります。
関係者に、「いつ・どのような作業を・どのような場合にするのか」をすべて書き出しましょう。
業務の開始時期と終了の時期、分岐条件などは、詳細に記述しなければいけません。
抜け漏れがあると、業務フローは完成しないからです。
また、作業を洗い出す中で、生産性を低下させる工程や無駄なタスクが見つかった場合、それらを改善することができます。
関係者への共有方法を検討する
どのような方法で、業務フローを関係者と共有するのかを決める必要があります。
業務フローは、電子化して関係者と共有するといいでしょう。
業務フロー作成のポイント
業務フローを作成する際には、押さえておくべきポイントがあります。
業務フローを最大限に活用するために、以下のポイントを意識しながら作成をしてみましょう。
開始と終了を明確にする
業務フローを作成する際には、業務の開始時と終了時を明確にしましょう。
そうすることによって、全体の始まりと終わりが分かりやすくなります。
例えば、領収書を発行する場合、取引先から問い合わせがあった時を開始時とし、領収書を提出した時を終了時とします。
記号の数を最小限に抑える
業務フローには、できるだけ記号の数を少なくして、配置しましょう。
矢印や特殊記号を過剰に使うと、業務フローが、見づらくなってしまうからです。
また、業務フローで矢印を伸ばす場合、矢印の線が、他の線と交わらないように注意しましょう。
第三者が理解しやすいように業務フローを作成するために、シンプルでわかりやすい図を作成するように心がけましょう。
正しい時系列で適切な記号を配置する
図形記号を使用する場合、時系列順に配置しましょう。
時系列のズレがあると、業務フローが見づらくなってしまうため、揃えて作成しましょう。
業務フローをマニュアルと連携させる
業務フローは、マニュアルと連携させることも大切です。
フロー図は業務の手順やプロセスを可視化したものですが、この図を見て業務を把握することは難しいです。
新人教育や引き継ぎに使う場合は、マニュアルと連携させると、スムーズに業務内容を伝えられるでしょう。
まとめ
業務フローを導入すると、業務の効率化や生産性の向上、トラブル回避など、さまざまなことに役立ちます。
業務フローを活用して、仕事に取り組むために、関係する全従業員に周知しましょう。
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