ミスをすると、評価が下がってしまうため、ミスをしないよう業務を行いたいものです。

ですが、ミスをしてしまったら、まず迅速に報告をし、対応をすることが先決です。

ミスをメールで報告することは、ビジネスマナーにふさわしくありません。

ですが、今後の対応を迅速にするために、メールでミスを報告して、謝罪することが必要な場面があります。

今回は、メールでミス報告をする必要性や注意点について解説します。

ミス報告メールとは、ミスが起きた時に、ミスの内容を報告し、謝罪するメールのことです。

ミス報告メールには、以下の内容を記載します。

ミス報告メールを送る時に、ミスの原因や今後の対応策が分からない場合は、「現在調査中です」や「現在協議中です」と記載し、事後報告をします。

ミスを報告するには、電話などさまざまな連絡手段がありますが、どんな時にメールで連絡するといいのでしょうか。

ミス報告メールを送るシーンを見てみましょう。

緊急性が高い場合は、迅速に対応しなければいけないため、対面や電話など口頭で報告をする必要があります。

ですが、出張中などで対面できなかったり、電話がつながらない場合は、すぐにメールで報告と謝罪をして、今後の対応策を伝えます。

メールが埋もれて見落とされないようにするために、件名に、【重要】【要確認】などを記載しておくといいでしょう。

電話と違って、メールは、1回の送信で、複数人に用件を連絡することができます。

そのため、複数人にミスの報告をする場合は、メールを使いましょう。

ミスの内容の漏れを防ぐために、宛先ミスやBccとCcの間違いなどのメールの誤送信に注意しましょう。

ミスを報告する時に、文字や口頭では表現しづらい場合、表や図、動画などのデータを添付したメールでミスを報告する必要があります。

メールにデータを添付する際には、件名に「添付ファイルあり」と記載したり、本文に、「添付データをご覧ください」と記載して、相手が添付ファイルに気づきやすくするように配慮することが大切です。

同音異字を含む内容や数字を報告する時は、口頭では聞き間違いが起きるおそれがあります。

そのため、そのような場合は、文字の方が正しく伝わりやすいため、ミス報告メールをする必要があります。

ミスをしてしまった場合、どのようにミス報告メールを書くといいのでしょうか。

ここでは、ミス報告メールの書き方をご紹介します。

ミス報告メールでは、「数量の記載間違えの報告」「納期の記載間違えのお詫び」のように、件名にミスの内容を明記します。

件名にミスの内容を簡潔に記載すると、相手はメールを開封しなくても、ミス報告メールと判断できます。

なお、取引先など社外の相手にミス報告メールを送る際には、件名に「〇〇の報告」ではなく、「〇〇のお詫び」としましょう。

ミス報告メールでは、ミスの内容を正確にわかりやすく明記する必要があります。

まず、ミスを起こしてしまったという結論を記載し、その後に、原因や対応策を記載します。

相手は、ミス報告メールの情報によって、迅速に判断や決定をしなければいけないため、結論を先に伝えることが大切です。

5W1Hを使うことと、わかりやすく具体的に説明することができるでしょう。

また、長文はわかりにくいため、箇条書きをしたり、「（✖）→（〇）」を使って、相手が読みやすいように配慮することも重要です。

ミスの程度に関係なく、丁寧な謝罪の言葉を記載します。

お詫びの言葉は、ミスの大小によって、使い分けをしましょう。

軽度のミスの場合は、「申し訳ございませんでした」とし、重度のミスの場合は、口頭で謝罪した後に、再度メールで「謹んでお詫び申し上げます」と記載します。

お詫びの言葉は、同じフレーズを何度も繰り返すと、未熟な表現になってしまうので、違うフレーズを使うようにしましょう。

再発防止を伝えないと、相手は、仕事を任せていいのか、今後も取引を続けていけるのか不安になります。

そのため、上司にアドバイスや指示をもらい、チーム内で共有して、再発防止策を掲示しましょう。

再発防止策を記載する際には、専門用語は使わず、わかりやすい言葉で具体的に何をどうするのかを相手に伝えましょう。

ミス報告メールを送信する際には、ミスをさらに大きくしないためにも注意をする必要があります。

ミス報告メールを送る際の注意点について、見てみましょう。

ミスをしてしまったら、自分の評価は、マイナスになってしまいます。

ですが、言い訳をしてしまうと、さらに評価が下がってしまいます。

メールに言い訳を記載しないで、ミスに対して真摯に向き合っていることを伝えましょう。

重大なミスをして、被害がすぐに拡大してしまうと判断した場合は、メールではなく、対面や電話などでミスを報告する必要があります。

電話で伝える時には、まずミスが起こってしまった事実と現状を伝えてから、今後の対応策を伝えましょう。

報告手段が、電話とメールのどちらがいいのか判断できない場合は、上司に指示を仰ぐといいでしょう。

ミス報告メールは、事実を正確に報告する必要があります。

事実をねじ曲げたり、肝心な部分を隠したりしてしまうと、それらが明らかになった時に、周囲を混乱させてしまいます。

そうなると、信用が失墜してしまい、上司や会社にまで被害が及んでしまうことになりかねません。

ミスでトラブルがあった時に、上司が責任を取らなければいけないので、必ず正確に報告しましょう。

社内向けのミス報告メールの例文を見てみましょう。

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

〇〇の納品でスケジュールの確認のミスをしてしまい、納期に間に合いませんでした。

誠に申し訳ございません。

〇〇株式会社のご担当者様からのお電話で、私が納期の確認ミスをしてしまったことが発覚いたしました。

私の不注意によって、関係者の皆様にご迷惑をおかけしてしまったことを猛省しております。

すぐに製品発送の依頼をし、明後日の午前中に、製品が〇〇株式会社に到着いたします。

製品が納品されましたら、あらためてご報告いたします。

納期遅れの詳細は以下のとおりです。

納品日：〇月〇日
製品名：〇〇
納品番号：〇〇〇
納品先：〇〇株式会社

納品予定日：〇月〇日午前中

〇〇株式会社ご担当である〇〇様には、明後日の午前中に製品が到着することを先ほどお伝えいたしました。

このような事態を招いたことを重ねてお詫びいたします。

今後は、スケジュール管理の見直しと部署内で共有をし、納期を再確認するように努めてまいります。

よろしくお願いいたします。

今度は、社外向けのミス報告メールの例文を見てみましょう。

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。

株式会社△△の△△でございます。

先日ご注文いただきました〇〇の商品につきまして、弊社の確認ミスにより、数量を間違えて工場に発注してしまいました。

弊社の不手際により、〇〇様をはじめ、関係者の皆様にご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

心より深くお詫び申し上げます。

現在、ご注文手続きを完了いたしましたが、〇〇の商品のお届けにつきまして、予定しておりました〇月〇日に間に合わず、△月△日のお届けとなります。

再発防止策としまして、社内でのチェック体制とツールの見直しをして、今後、二度と同じことを繰り返さないように努めていく所存でございます。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんが、何卒、よろしくお願い申し上げます。

ミス報告メールでは、迅速にミスの詳細を明確に伝えることが重要です。

また、軽度なミスにもかかわらず、メールや電話で報告をするのは、相手の時間を奪ってしまい、相手の迷惑になることがあります。

ミスの重要度に応じて、ミス報告メールで伝えるのかを判断しましょう。

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