転職挨拶メールを送る時期やポイントについて解説
2024.08.30
転職する時には、お世話になった人や取引先に挨拶をするのがビジネスマナーです。
仕事ができる人ほど、配慮に長けていて、思いの伝わる挨拶メールを送って、転職後も良好な関係性を築いています。
今回は、転職挨拶メールを送る時期やポイントについて解説します。
転職挨拶メールを送る目的とは
なぜ転職する時に、転職挨拶メールを送るのでしょうか。
その理由を以下で見てみましょう。
感謝の気持ちを伝えるため
上司や同僚、取引先など、お世話になった人に感謝の気持ちを伝えるために、転職挨拶メールを送ります。
転職の時に、きちんと挨拶をしておくと、好印象が残り、今後一緒に仕事をする機会があった場合、スムーズに仕事を進めることができます。
後任や引き継ぎを伝えるため
後任者や引き継ぎ内容を伝えることも、転職挨拶メールの目的の一つです。
転職後の後任者を関係者に伝えておくと、その後も、取引先と後任者がスムーズに仕事を行えます。
ですが、転職挨拶メールに後任者や引き継ぎ事項を記載する場合は、必要最小限の事だけを記載しましょう。
良好な関係を保つため
相手と良好な関係を保つために、転職の挨拶メールを送ります。
別の業界に転職したとしても、今後一緒に仕事をする機会があるかもしれません。
また、転職前の縁を大切にすると、転職後のビジネスに役立つことがあるかもしれないでしょう。
転職挨拶メールを送る時期とは
転職挨拶メールを送る時期は、メールを送る相手との関係性で変わってきます。
シーン別に見ていきましょう。
社外に転職挨拶メールを送る時期
社外の取引先に転職挨拶メールを送る場合、転職が決まって、後任者への引き継ぎの必要が生じた時に、転職挨拶メールを送りましょう。
ですが、その際には、事前に上司に許可を取っておく必要があります。
上司に相談して、取引先に転職を伝える時期を決めるといいでしょう。
社内の同僚や先輩に転職挨拶メールを送る時期
お世話になった先輩や同僚に転職挨拶メールを送る際には、上司に許可をもらったり、辞令が下りた後にしましょう。
正式な発表がある前に、転職の噂が広まってしまうと、上司の管理責任能力が問題になったり、人事に影響が出てしまうおそれがあります。
元上司に転職挨拶メールを送る時
転職後に元上司に転職挨拶メールを送る場合、転職後しばらくしてから送るといいでしょう。
同じ業界で転職をする場合、転職後すぐに挨拶メールが届いたら、元上司は複雑な気持ちになるでしょう。
転職してから時間が経っていれば、「上司に教えてもらったことが転職先で役に立っている」といった内容を転職挨拶メールに盛り込むことができるでしょう。
転職挨拶メールを作成する時のポイントとは
転職挨拶メールを作成する時には、いくつかのポイントを押さえるといいでしょう。
では、どのようなポイントがあるのか見ていきましょう。
分かりやすい件名にする
転職挨拶メールの件名を分かりやすく記載しましょう。
例えば、[転職のご報告]のように、ひと目で転職挨拶メールだと分かるようにする必要があります。
相手が、件名を見て、転職挨拶メールだと分かれば、他のメールに埋もれず、読んでもらいやすくなるでしょう。
退職日を記載する
転職挨拶メールに、退職日を明記しておきましょう。
例えば、「〇月〇日付けで退職します」と明記すると、相手に伝わりやすいです。
また、退職前に、有給休暇の消化をするのであれば、最終出勤日を書いておきましょう。
分かりやすく簡潔な文面にする
転職挨拶メールは、簡潔に書いて、相手に分かりやすい文面を心がけましょう。
長文を書いてしまうと、相手は、読んで返信することが負担になってしまいます。
愚痴と不満を記載しない
転職挨拶メールには、職場の愚痴と不満は記載しないようにしましょう。
また、愚痴ではなくても、「キャリアを広げるため」などと記載すると、「この職場ではキャリアを広げられなかった」と不満を言うのと同じですので、止めましょう。
退職理由は、「一身上の都合」として、余計なことは記載しないようにしましょう。
転職先の記載には注意する
転職挨拶メールを送る場合、転職先を記載することには注意したほうがいいでしょう。
多くの企業では、人事情報は、社外秘の情報です。
そのため、転職挨拶メールに、転職先の会社名などを記載することは、規約違反になる可能性があります。
転職挨拶メールを送る際には、転職先の業界を記載する程度にしておいた方が賢明でしょう。
転職挨拶メールの例文
転職挨拶メールの例文をご紹介します。
相手との関係に合わせて調整しながら、転職挨拶メールを作成してください。
社内の上司や先輩への転職挨拶メールの例文
件名：退職のご報告 〇〇（名前）
本文：
山田部長
お疲れ様です。
営業部の佐藤です。
突然のご報告で恐縮ですが、〇月〇日をもって、〇〇社（今の勤務先）を退社することになりました。
長い間、本当にお世話になり、ありがとうございました。
新入社員として入社し、成果がなかなか出なかった私に、知識やノウハウを教えてくださり、励まし続けてくれたことが、今の私の礎となっています。
私が、商品開発マネージャーとしてここまでやって来られたのは、すべて山田部長のおかげです。
〇月からは、これまでの経験を活かして、〇〇業界で挑戦する予定です。
新しい職場でも、山田部長の教えを胸に、頑張っていく所存です。
退職後も、定期的に情報交換させていただけると幸いです。
今後ともお付き合いのほど、どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
後輩や部下への転職挨拶メールの例文
件名：退職のご連絡 〇〇（名前）
本文：
加藤さん
お疲れ様です。
営業部の鈴木です。
異動後、一緒に仕事をする機会がありませんでしたが、お元気ですか？
突然の報告になりますが、〇月〇日をもって、〇〇社（今の勤務先）を退社することになりました。
加藤さんには、立ち上げたばかりのチームを支えてもらい、心から感謝しています。
この事業が成長し、収益柱として軌道に乗ったので、私はキャリアを見直すことにしました。
〇月からは、〇〇業界で働くことになっており、気持ちを新たに、新しい挑戦をしようと思っています。
加藤さんも、新しい部署で頑張っているとのことで、持ち前のバイタリティで、突き進んでくださいね。
今後ともお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
（署名）
取引先など社外への転職挨拶メールの例文
件名：退職のごあいさつ 〇〇（名前）
株式会社〇〇〇
鈴木様
いつも大変お世話になっております。
△△社の佐藤です。
突然のご報告で恐縮ですが、〇月〇日をもって、△△社を退社することになりました。
至らないところも多々あったかと思いますが、いつも鈴木様の配慮に助けられて、感謝の気持ちでいっぱいです。
本当にありがとうございました。
〇月からは、〇〇業界で心機一転、頑張りたいと思っています。
鈴木様にもまたお世話になる機会がございましたら、その節はぜひ、よろしくお願いいたします。
（署名）
まとめ
転職する際には、上司や同僚、取引先に対して感謝の気持ちを伝えるメールを送ることが一般的です。
メールの内容は、会社の慣習や状況によって、柔軟に対応しましょう。
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