年末挨拶メールの書き方や例文などについてご紹介
2024.08.31
年度末は、ビジネス関係を強化し、過去一年の感謝を伝える絶好の機会です。
そのため、年末挨拶メールは、1年間の感謝を伝え、取引先や上司と翌年以降も良好な関係を築くために重要な役割を果たします。
近年では、環境への配慮や、コスト削減、直接の挨拶が難しい場合の代替手段としても活用されています。
ですが、どのように書けばいいかよく分からない人も多いでしょう。
メールの内容によっては失礼に思われる可能性もあるため、書き方には十分注意したほうがいいでしょう。
今回は、年末挨拶メールの書き方や例文などについて紹介します。
年末挨拶メールを送る目的とは
年度末に挨拶メールを送る目的には、どのようなものがあるのでしょうか。
以下で見てみましょう。
1年間の感謝を伝えるため
今年1年間お世話になった感謝の気持ちを伝える目的があります。
そこには、来年度以降も、ビジネス上で良好な関係を続けていきたいとの思いを伝える目的もあります。
礼儀正しく挨拶をすることによって、信頼感が増すでしょう。
年末年始の営業スケジュールを伝えるため
年末挨拶メールでは、年末年始の営業スケジュールを伝える目的もあります。
年度末・年度初めは、人事異動があることも多く、慌ただしいです。
また、転勤などで担当者が職場にいないこともあります。
担当者が不在だったり、担当者が変わる場合は、事前にその予定などを取引先に伝えておくと、やりとりがスムーズにいきます。
年末挨拶メールを送る時期
年末挨拶メールを送る時期は、年度末から1週間前くらいにしましょう。
転勤や引っ越しで、年度末に有給を取ることがあるからです。
また、年末挨拶メールを社内の従業員に送る場合で、年度末・年度初めの出勤状況が分かっているのであれば、3日前から年度末の最終営業日の午前中までに送りましょう。
年末挨拶メールのポイントとは
年末挨拶メールは、形式的に送るものではありません。
相手への感謝の気持ちや、その年のビジネスでの成功を共有することで、相互理解と信頼関係を構築する手段になるため、個人的なつながりを強化することもできます。
そのため、受け取った相手にとって親切で嬉しくなるような内容を心がけることが大切です。
年末挨拶メールのポイントについて、具体的に見ていきましょう。
個別にメールを送る
良好な関係性を築くための年末挨拶メールは、個別に内容を変えて送りましょう。
一斉送信は、機械的で心がこもっていない印象を相手に与えてしまうことがあるからです。
今年のトピックスを振り返ることや、感謝の気持ちを書くと、相手に気持ちが伝わります。
また、テンプレ―トを利用して、一斉送信メールをする場合にも、CCなどに複数名を入れるのではなく、１人１人にTO宛てで送りましょう。
件名で年末挨拶メールと分かるようにする
年末年始は、業務の連絡など、メールの受信件数が増える時期です。
そのような状況でメールを送る場合、相手に配慮して、要件がすぐに分かる件名にする必要があります。
例えば、「年末年始の営業日につきまして」「年末のご挨拶 ○○株式会社（担当者名）」と記載すると、相手は、タイミングのいい時にメールを確認できます。
年末年始の営業日を記載する
年末年始の営業日や緊急時の対応方法を記載しておくと、何かあった時でも、相手は慌てることがなく対処できます。
業務連絡も合わせて送るといいでしょう。
年末挨拶メールの例文：社外編
取引先に送る一般的な年末挨拶メールをご紹介します。
件名：年末のご挨拶 会社名＋名前
本文：
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
本年も残りわずかとなりましたので、年末のご挨拶をさせていただきたくご連絡差し上げました。
今年度も格別のご愛顧を賜り、心から御礼申し上げます。
〇〇様には、〇〇企画で多大なるご協力をいただきまして、本当に感謝しています。
今後とも、より一層尽力してまいりますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。
また、弊社の年末年始の営業日をご案内させて頂きます。
年内最終営業日：20〇〇年12月◯日（〇）〇〇時まで
新年営業開始日：20〇〇年1月◯日（〇）〇〇時から
休業中の緊急のご連絡先は、[メールアドレス] または [電話番号] です。
休業期間中につきましては、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、年末のご挨拶とさせていただきます。
貴社のますますの発展を心よりお祈りいたします。
来年も変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
年末挨拶メールの例文：社外編 取引先が先に年末挨拶のメールを送った場合
こちらが送る前に、取引先が先に年末挨拶のメールを送ることもあるでしょう。
その場合、メールを受信したら、すぐに返信することが大切です。
では、先に年末挨拶メールを受け取った場合の例文をご紹介します。
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
この度は、ご多忙にもかかわらずご丁寧に年末の挨拶をいただき、まことに恐れ入ります。
本年のご厚情に心より感謝するとともに、来年も変わることなくお付き合いいただきますようよろしくお願い申し上げます。
弊社の年末年始の営業日をご案内させて頂きます。
年内最終営業日：20〇〇年12月◯日（〇）〇〇時まで
新年営業開始日：20〇〇年1月◯日（〇）〇〇時から
休業中の緊急のご連絡先は、[メールアドレス] または [電話番号] です。
休業期間中につきましては、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、年末のご挨拶とさせていただきます。
貴社のますますの発展を心よりお祈りいたします。
来年も変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
上司に年末挨拶メールを送る場合の例文
会社の上司に送る年末挨拶メールの例文です。
同じオフィスにいる場合、メールで挨拶をする必要はありませんが、上司または自分が早めに休暇を取った場合は、メールで年末の挨拶をしましょう。
件名：年末のご挨拶
本文：
休暇中に失礼いたします。
今年も残すところあと少しとなりましたので、年末のご挨拶をさせていただきます。
今年度も大変お世話になり、ありがとうございました。
〇〇プロジェクトのマネージャーを任せていただき、マネジメントの大変さや重要性をあらためて学ぶことができました。
〇〇プロジェクトが成功に終わったのも、〇〇部長のご指導のおかげです。
来年度は今年度以上に成果を出し、成長できるよういっそう業務に励む所存です。
引き続きご指導ご鞭撻のほどお願いいたします。
年始は〇日から出勤いたします。
翌年も精一杯業務に励みたいと思います。
〇〇部長におかれましては、新しい年度を迎える支度でお忙しい毎日かと思われますが、ご自愛ください。
直接ご挨拶ができなかったため、メールにて失礼いたします。
まとめ
年末挨拶メールは、1年の感謝を伝え、今後の関係を良好に保つために重要です。
メールには、相手との具体的なエピソードを盛り込んだりして、相手を思う気持ちや感謝を表現しましょう。
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