「取引終了お礼メールに何を書けばいいか分からない」という方は少なくないようです。

ビジネスでは、予算の都合や更新の見直しなどで、取引先との取引を終了することがあります。

ですが、新規契約とは異なり、取引終了は伝えにくいものです。

今回は、失礼のない取引終了お礼メールの書き方のポイントや例文をご紹介します。

取引終了お礼メールとは、自社の都合によって、契約を解除する際に、取引先に送るメールのことです。

取引終了お礼メールでは、「取引終了の意思」と「感謝の気持ち」を伝えます。

取引終了お礼メールは、相手にとってはネガティブなことなので、言葉の使い方やメールの内容に十分配慮をしましょう。

取引終了お礼メールでは、取引終了の意思をはっきりと伝えなければいけませんが、言葉使いに注意したり、感謝の気持ちを表す必要があり、相手に配慮しなければいけません。

ここでは、取引終了のお礼メールのポイントについてご紹介します。

取引終了お礼メールでは、言葉使いに注意して、相手を不快にしないようにする必要があります。

例えば、「中止」、「解除」、「お断り」、「終了」、「中止」、「停止」、などの言葉はきつく感じるので、「ご遠慮」、「ご辞退」、「見送り」やなどのソフトな表現にしたほうがいいでしょう。

また、「誠に残念ですが」や、「遺憾ではございますが」、「不本意ながら」といった言葉を、文面の冒頭につけましょう。

柔らかい表現をすると、不躾な印象を与えないため、取引終了の意思を伝えやすくなります。

これまでのお礼を伝えましょう。

そうすることによって、取引が終了となっても、相手のネガティブな気持ちを緩和することができるからです。

また、今後取引を再開する可能性がなくはないため、いい印象を残して取引を終了したほうがいいでしょう。

取引終了の意思をはっきりと相手に伝えましょう。

取引終了の意思を濁してしまうと、相手は、交渉の余地があると勘違いしてしまうかもしれません。

結びのフレーズに社交辞令を記載するかどうかについては、今後また取引を再開する見込みがある場合、「またお声をかけさせてもらう」などと記載するのもありですが、相手や案件によって判断するほうが賢明です。

ですが、軽い気持ちで、今後の可能性を示唆すると、「その後どうでしょうか？」と、営業されるかもしれません。

そうなると、断ることが面倒なため、慎重にしましょう。

取引を終了することになった理由には、「他社製品を使うことになった」、「予算上の都合」など、さまざまな理由があるでしょう。

ですが、取引終了の理由を、取引終了お礼メールに詳しく記載する必要はありません。

「売れなかったため」、「評判が悪いので」「よりよい取引先を見つけたので」などと記載してしまうと、品格や知性を疑われてしまうだけでなく、相手を不快にさせたり、怒らせたりすることがあるかもしれません。

そのため、取引終了の理由は記載せず、「予算の都合上」、「業務の見直しに伴って」、「諸般の事情によって」と記載するといいでしょう。

件名：契約終了のお礼とご挨拶

本文：

株式会社〇〇
〇〇様

平素より大変お世話になっております。

この度は、長年にわたるご契約をありがとうございました。

貴社との取引を通じて、多くの学びと成長の機会を得ることができましたことを、心より感謝申し上げます。

契約終了による手続きにつきましては、別途ご連絡させていただきます。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
〇〇

件名：今後のお取引につきまして

本文：

株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

諸般の事情によって、社内で検討を重ねてまいりました結果、貴社とのお取引を見送らせていただくという結論にいたりました。

誠に勝手ではございますが、事情をご賢察いただければ幸いでございます。

貴社には長年のご厚意を賜り、心から御礼申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

取引終了お礼メールでは、言葉選びに配慮しながら、取引終了の意思を明確に伝えることが重要です。

また、今後、相手との関係を良好に保つために、感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。

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