情報共有されない職場の原因と改善策について解説
2024.09.03
「職場で情報共有ができていないけど、どうしたら改善できるんだろう・・・」と悩む方は少なくないようです。
情報共有は、業務をスムーズに遂行するのに重要です。
情報共有が共有されてないと、誰がどんな業務を行っているのかわかりません。
そのため、ミスが生じて、トラブルになるおそれがあるため、早急に解決する必要があります。
今回は、情報共有されない職場の原因や改善策について解説します。
情報共有とは？
情報共有とは、業務の進捗や、業務に関連する情報や知識などをチーム全体で共有することです。
情報共有が十分に行われている職場では、業務効率化やコスト削減などの効果を期待できます。
情報共有されない職場の特徴
情報共有がされない職場には、共通する特徴があります。
では、情報共有されない職場の特徴について解説します。
従業員が情報共有の重要性を理解していない
従業員が、情報共有すると、業務が効率化することを知らないため、情報共有の必要性を感じていないことがあります。
また、情報共有していても、抜けている情報があって、業務の進行を妨げていることもあります。
情報共有のルールが決められていない
情報共有に関するルールが統一されていない職場では、従業員がどのように情報共有すればいいのかが分からないので、情報共有に消極的になってしまいます。
各従業員が情報共有をするかどうかを判断してしまうと、質や量、手段にばらつきが出てしまって、共通認識を持てないでしょう。
情報共有しにくい環境である
職場に情報共有をしにくい雰囲気があると、情報共有は行われにくいでしょう。
例えば、「上司や先輩を見て、仕事を身につける」といった社風がある場合です。
また、「質問したら、上司に怒られてしまうのでは？」と部下が恐怖感を抱いていると、情報共有は難しいでしょう。
職場でコミュニケーションがなくて、気軽に声をかけにくい環境だと、情報共有をためらってしまいます。
情報共有の手段が非効率である
職場での情報共有方法として、メール・チャット・社内SNSなど、手段が多すぎると、情報は共有されにくいでしょう。
例えば、情報を見つけるのに、複数の手段をチェックしなければいけないとなると、情報収集に時間がかかります。
職場で情報共有できないことで生じる問題
情報共有が円滑に行われていない職場では、さまざまなリスクが発生します。
では、情報共有ができていないと、どんなリスクがあるのかについて解説します。
生産性が下がる
情報が共有できていないと、職場全体の進捗状況がわからないので、生産性が低下してしまいます。
各チームメンバーの現状が把握できていないと、何かあった時に適切な対処ができないでしょう。
そのため、チームメンバーとの連携がとれず、職場全体の生産性が下がってしまいます。
トラブルが起きやすくなる
情報共有が十分に行われてないと、トラブルが発生するリスクが高まります。
例えば、顧客からクレームがあった際に、担当者が不在で情報が伝わっていないと、クレームが解決されずに放置されてしまい、さらに大きなトラブルに発展してしまうでしょう。
業務が属人化してしまう
情報共有ができていないと、業務が属人化してしまいます。
例えば、ある従業員が特定の業務をしていて、他の従業員が、業務内容や進め方を知らないと、その従業員が休んだり退職すると、ナレッジやノウハウが蓄積されていないので、業務が止まってしまいます。
そのため、情報共有不足が原因で、組織が弱体化してしまいます。
人間関係が悪くなる
情報共有が不足していると、「言った」「言わない」でもめるなど、職場での人間関係が悪化をするでしょう。
人間関係が悪いことは、離職原因にもなります。
つまり、情報共有が不足していると、人材が定着しなくなるリスクがあると言えます。
情報共有されない職場を改善するには？
職場で情報共有がされない場合、どうやって改善をすればいいのでしょうか。
以下で、具体的な施策をご紹介します。
情報共有のルールを決める
スムーズに情報共有するには、情報共有方法についてルールを作るといいでしょう。
いつ、誰に、何の情報を、どうやって共有するのかを決めて、マニュアル化します。
また、重要な情報は口頭で伝え、日常的な情報はメールを使うといったように、連絡手段や手順も決めておくと、漏れを防ぐことができます。
風通しのいい職場を作る
情報共有不足の原因が企業風土である場合、社内に情報共有を周知して改善することは難しいです。
風通しのいい職場を作るには、従業員が気軽になんでも相談できる、コミュニケーション施策をしましょう。
例えば、従業員間でコミュニケーションを取れる社内SNSの導入、1on1ミーティング、ランチタイムの開催などが挙げられます。
情報共有についての従業員の意識を高める
社員が情報共有の重要性を理解し、高めると、スムーズな情報共有が可能になります。
従業員が、業務の中で、積極的に情報共有をしているのかを意識調査して、把握するといいでしょう。
把握できたら、調査結果に基づいて、実践的な演習をしながら社内研修をします。
また、運用方法と重要性を伝えるために、情報共有の目的・方法・責任分担などを規定したガイドラインを作成して配布しましょう。
情報共有を効率化するITツールを導入する
情報共有を効率的にするために、Web会議システムなどのツールを導入しましょう。
多種多様のITツールがありますが、全従業員が、使いやすいツールを選ぶことが大切です。
また、試用期間や無料のサポートの有無を確認して、自社にあったツールを検討しましょう。
まとめ
職場で、情報が共有されないと、ミスが発生したり、従業員間で軋轢が出てしまうことがあります。
そのようなトラブルを防ぐために、情報共有の環境を整えて、情報共有されない職場を改善しましょう。
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