適切な電話の折り返し時間とは？注意点と基本マナーについて解説
2024.09.05
さまざまな事情で電話に出られないことはよくあります。
その際、電話を折り返すことはマナーですが、折り返しの時間についてのマナーをご存じでしょうか。
適切ではない時間に折り返し電話をしてしまうと、相手に不快感を与えてしまう可能性があるため、基本的なマナーを知っておくと安心です。
今回は、電話の折り返し時間のマナーや注意点をご紹介します。
いつ電話の折り返しをしたらいいの？
電話の折り返しの時間は、勤務状況によることが多いです。
ですが、電話がかかってから、あまり時間をあけずに、折り返し電話をするのがいいでしょう・
電話の折り返しで適切な時間がいつなのかを確認してみましょう。
折り返しの電話の時間指定がある場合
「〇時までに折り返し電話をください」と連絡があった場合は、緊急性が高い可能性があります。
折り返し電話の時間指定がある場合は、指定された時間までに、必ず折り返しの電話をかけるようにしましょう。
指定の時間の直前にかけるのではなく、できるだけ早く折り返しの電話をかけると、相手との信頼関係が構築できるでしょう。
折り返し電話の時間指定がない場合
折り返し電話の時間指定がないと、折り返し電話を後回しにしてしまうこともあるでしょう。
ですが、折り返しの電話をかける時間が遅くなるほど、相手からの印象が悪くなり、信頼を失ってしまうおそれがあります。
時間指定がなくても、できるだけ早く折り返し電話をするように心がけましょう。
電話を折り返す時の流れとは
折り返し電話で、相手からの印象が悪くならないように、折り返し電話をする前に、内容を確認しておく必要があります。
電話を折り返すときの流れについて、見てみましょう。
相手の情報を確認する
「どの案件のやりとりをしている相手なのか」といった電話をかけてきた相手の情報を、電話をかけ直す前に把握します。
残されたメッセージに要件が述べられている場合は、それに対する回答をまとめて、折り返し電話をするといいでしょう。
メッセージの内容を確認しないで電話を折り返してしまうと、話が円滑に進まなくなってしまい、時間が無駄になってしまいます。
電話をかける環境を整える
静かな場所を選んで、折り返し電話をします。
周囲が騒がしい環境で、折り返し電話をすると、相手は話が聞き取りにくくなってしまいます。
また、人が多い場所では、周囲に話を聞かれてしまうと、情報漏洩のリスクが生じるおそれがあるため、注意しましょう。
謝罪をする
折り返し電話をする際には、まず最初に、「先ほどはお電話に出られず失礼いたしました」と、お詫びをします。
電話がつながらず、相手の業務が停滞したことも考えられるため、謝罪をすることは、ビジネスマナーです。
重ねてお詫びしすぎると、かえって相手に不自然に思われてしまうので、臨機応変に、お詫びの言葉を伝えましょう。
相手が不在の場合はかけ直す
折り返し電話をしたら、相手が外出中だったり、不在のこともあるでしょう。
折り返し電話に対して、再度、相手に折り返し電話を依頼することは失礼に当たります。
緊急を要しない場合は、かけ直すようにしましょう。
電話を折り返す際のマナー
電話を折り返す際には、相手に不快に思われないように、マナーに注意しましょう。
では、電話を折り返す際にこころがけるべきマナーを見てみましょう。
相手の都合に合った時間に折り返し電話をする
折り返し電話をする時は、相手の都合のいい時間を考えましょう。
始業開始直後やお昼休み、終業前の時間帯を避けて、迷惑に思われない時間帯を意識する必要があります。
聞き間違いがないように復唱して確認する
電話で話す時は、数字の「1（いち）」が「7（しち）」に聞こえてしまうように、聞き間違いが起こりやすいです。
日時や場所、金額、数字などは正確に把握する必要があります。
したがって、相手が言ったことを復唱して、間違えていないか確認しましょう。
アルファベットは聞き取りづらいので、例えば「b」や「ｖ」と聞こえた場合は、「britishのb／denmarkのdですね」と、簡単な英単語とあわせて復唱すると、聞き間違えを防ぐことができます。
聞き取れない場合は丁寧に聞き返す
相手の声がよく聞こえない場合は、「申し訳ございません。お電話が少し遠いようですので、もう一度おっしゃっていただけますか？」と丁寧に聞き返すようにしましょう。
相手が不在の場合は、あらためてかけ直す
折り返し電話をしても相手が不在の場合は、しばらくしてから再度電話をかけます。
電話に出た相手の会社の方が「こちらから折り返しましょうか？」と申し出てくれても、「ご配慮いただきありがとうございます。ですが、こちらからあらためてお電話します」と伝えたほうがいいでしょう。
一度電話をかけてくれた相手に、再度電話を依頼することは失礼にあたるからです。
相手が戻ってくる時間を聞いたり、こちらが再度電話をかける予定時間を伝えると、すれ違いが少なくなります。
笑顔で話すことを心がける
笑顔を意識して折り返し電話をすると、相手の印象が良くなります。
声も自然に明るくなるため、意識的に笑顔を作って電話対応をしましょう。
折り返し電話で避けるべき時間帯
すぐに折り返し電話をすることは必要ですが、電話をかける時間帯に注意しましょう。
では、折り返し電話をかける際に、配慮すべき時間帯をご紹介します。
始業直後
始業直後に、折り返し電話をかけるのはやめましょう。
その日のスケジュール確認や、届いたメール対応などで忙しい時間帯だからです。
10時以降に折り返し電話をするといいでしょう。
お昼休み
12時～13時はお昼休みの時間帯であることが多いため、この時間帯は避けましょう。
お昼休みに電話がかかってくると、しっかりと休憩ができないので、相手に悪い印象を与えてしまうことがあります。
終業直前
終業直前に折り返し電話をすることは避けましょう。
終業時刻ギリギリに電話を折り返してしまうと、相手は業務時間外に対応しなければいけなくなってしまうからです。
相手が対応できる時間帯を選びましょう。
まとめ
折り返し電話はよくあるので、マナーを守って適切な対応をすることが大切です。
電話を折り返してもつながらないこともありますが、丁寧に対応して相手の印象を良くすることが重要です。
相手の都合を考慮しつつ、適切な折り返し電話をしましょう。
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