会議と打ち合わせの違いとは？その違いを意識して効率化する方法
2024.09.06
会議と打ち合わせは、ビジネスでよく行われています。
ですが、両者がどう違うのか明確に説明できる方は少ないようです。
実は、会議と打ち合わせには、明確な違いがあるのです。
今回は、会議と打ち合わせについて解説します。
会議と打ち合わせの違いとは
会議と打ち合わせのどちらも、関係者が集まって話し合うという意味です。
ですが、会議と打ち合わせでは、明確な違いがあります。
以下で見てみましょう。
目的の違い
会議は、経営や事業方針についての組織の重要な決定を行うことが目的です。
一方、打ち合わせは、仕事の進め方や情報共有を目的としています。
対象と参加者の違い
会議は、組織の重要な決定を行う場であり、決定権を持つ役員や管理職が参加します。
一方、打ち合わせは、実務者間での情報共有や相談が目的のため、実務に携わる従業員が参加します。
重要度の違い
会議は、重要度の高い公式の場です。
会議で決定をしたら、その後は会議での決定事項に従って、従業員が行動します。
会議では、議事録を必ず作成します。
一方、打ち合わせは、公式であることも非公式であることもありますが、重要度は会議より低く、会議よりも気軽に話し合いができる場です。
会議で話すべき内容とポイント
会議と打ち合わせには、はっきりとした違いがありますので、話すべき内容も異なります。
では、会議で話すべき内容と、会議を効率的にするためのポイントについて解説します。
決定しなければいけない内容
会議は何かについて決定することが目的であるため、決定すべき内容について話します。
そのため、決定不要な内容や、結論を出せない内容を議題としません。
例えば、会議でアイデアを出し合うことはしません。
会議では、複数あるアイデアの中から、一つ決めることについて話し合います。
決定の判断材料になる内容
会議には議題があり、決定すべき課題があります。
したがって、決定の判断材料となる事を話す必要があります。
会議では、議論の趣旨からはずれる内容について話すべきではありません。
資料を事前に配布する
資料を事前に配布して、会議当日までに参加者が資料に目を通せるようにします。
資料を事前に配布すると、会議までに参加者が情報共有ができ、会議の時間を有効に使えます。
最低限の人が参加をする
会議の参加者の人数は、必要最低限にします。
決定をすることに関わっていない人は、会議に参加する必要はありません。
参加者を必要最低限に絞っておくと、会議が無駄なく行えます。
アジェンダを用意する
会議をする際には、アジェンダを用意します。
会議のアジェンダとは、時間配分が設定された進行表のことです。
アジェンダがあると、参加者は時間配分を意識するため、時間を有効に使えます。
打ち合わせで話すべき内容とポイント
では今度は、打ち合わせで話すべき内容と、打ち合わせを効率的にするためのポイントについて見てみましょう。
仕事の進め方についての内容
打ち合わせでは、方法・手段・手順といった仕事の進め方に関する内容を話します。
問題がある場合は、相談することもできます。
打ち合わせには、回数制限がないため、いつでも行えます。
アイデアについての内容
打ち合わせでは、アイデアを出したり、意見を聞くこともできます。
参加者が持っている情報を出し合って、共有することが目的のため、結論を出す必要はありません。
情報収集を事前にしておく
打ち合わせの参加者が、事前に情報収集をしてから、打ち合わせに参加すると、効率的になります。
情報共有は、打ち合わせの目的ですので、参加者が情報を持って来なければ、打ち合わせを進めることはできません。
打ち合わせの目標を決める
打ち合わせでは、何かを決定したり、結論を出す必要はありません。
ですが、どこまで話し合うのかについての目標を設定しないと、打ち合わせが長くなってしまい、時間の無駄になってしまいます。
アウトプットを重視する
打ち合わせには、アウトプットが大切です。
参加者が意見を述べて、新しいアイディアを生み出せれば、有意義な打ち合わせになります。
そのため、違う意見があっても、否定しないで、自由に発言ができる雰囲気作りも必要でしょう。
会議と打ち合わせの共通点とは
会議と打ち合わせは、明確な違いがありますが、会議と打ち合わせを効率化するために、共通する点もあります。
ここでは、共通点を見ていきましょう。
目的を明確にして、事前に共有する
目的を明確にして、参加者と事前に共有することが、会議と打ち合わせの共通点です。
目的を事前に共有すると、参加者は、前もって情報収集ができて、正しい方向性で議論を交わすことができます。
記録を作成する
会議の内容は、議事録で記録されます。
打ち合わせでは、議事録を作成しませんが、打ち合わせの内容をまとめた記録を残しておいた方が、後々役に立つでしょう。
時間が経つと詳細については忘れてしまうことがあるからです。
また、会議や打ち合わせの記録を作成して、参加者と共有すると、内容を理解をしているかを確認できます。
時間を厳守する
会議と打ち合わせの開始時間と終了時間は、あらかじめ決めて進めます。
時間を決めずに、結論が出るまで会議や打ち合わせをしても、参加者の集中力が途切れてしまうでしょう。
また、時間の制限がないと、無駄な議論が生じて、時間がかかってしまいます。
まとめ
会議と打ち合わせの目的は異なりますが、共通点はあります。
会議と打ち合わせの違いをよく理解して、参加すると、効率的な議論ができます。
そのためには、会議や打ち合わせの目的を参加者同士で事前に共有することが大切です。
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