会議で発言できない理由とそれを改善する方法
2024.09.07
会議をしていると、発言できないことで自分に自信をなくしたり、発言できない従業員が気になることもあるでしょう。
会議で発言できない状態を改善するには、従業員と管理者の双方が対策をする必要があります。
今回は、会議で発言できない理由や、会議で発言できない状態を改善する方法について解説します。
会議で発言できないとどうなるの？
会議で発言をしないと、意見を言わない、何も考えていない人だと思われてしまいます。
そうなると、意見を求められることもなくなって、発言したくても聞いてもらえなくなってしまうこともあります。
会議で発言権がなくなると、面倒な仕事を押しつけられることもあるかもしれないでしょう。
また、発言できないと、会議に出席する意欲がなくなってしまいます。
会議で発言をして、自分の意見を述べることは非常に重要なことです。
なぜ会議で従業員が発言できないのか？
会議で発言できない理由には、さまざまあります。
では、なぜ会議で発言できないのか、ご紹介します。
緊張する
たくさんの参加者の前で緊張してしまって、意見を発言できない人がいます。
場数を踏むと慣れることがあるので、友人やカメラの前で練習してみるといいでしょう。
発言を否定されてしまうのではと不安がある
発言を否定されたり、大したことのない意見と思われるのではないかと気にして、発言ができないこともあります。
心理的安全性が確保されていない職場では、従業員同士の信頼関係が築けていないため、発言することに非常に勇気がいることがあります。
議題について理解が足りない
議題についての知識がないと、質問できないため、会議で発言できません。
会議の議題は、自分が携わっている事業に関わる内容であるため、事前に十分な知識をつけておく必要があります。
発言する隙がない
会議で発言する人がいつも決まっていたり、経営層と管理職だけが発言の機会を与えられていると、発言する隙がありません。
発言機会を平等に設けなければいけないでしょう。
従業員が会議で発言できないことを改善する方法
会議で発言できない従業員は、どうしたら発言できるのでしょうか。
その改善に向けて取り組める方法をご紹介します。
事前に準備をしておく
自信があれば、あまり緊張をしなくなります。
そのため、事前の準備をしっかりして、自信をつけましょう。
アジェンダを確認して、議題についての理解が足りない場合は、事前に予備知識をつけるといいでしょう。
自分の意見を持つ
自分の意見をしっかりと持っていると、意見を求められた時に、発言できます。
会議で話を聞いている際も、自分の意見をよく考えておく必要があります。
他の従業員と同じ意見だった場合、「〇〇さんの意見に同意します。その理由は・・・」と、理由を言えるようにしましょう。
話を聞き逃さないようにする
会議の内容を聞き逃してしまうと、話題についていけず、発言できなくなってしまいます。
聞き逃しを防ぐには、メモをとりながら聞いたり、疑問があったらその都度確認するといいでしょう。
無駄な発言はないと考える
会議中に、疑問が出た時、聞くことに躊躇してしまう人もいるでしょう。
疑問があるのに議論が進んでしまうと、話についていけなくなります。
疑問や意見などを発言しても無駄にはならないと考えて、発言しましょう。
クッションことばを使う
自分の意見を率直に言いづらい場合は、「間違っていたら申し訳ございませんが」「個人的には」といった、言葉をやわらかくする、クッションことばを使ってみましょう。
他の人とは意見が違うかもしれないという不安を伝えてから意見を述べると、相手は、不安な気持ちを汲み取って話を聞いてくれます。
上司による部下が会議で発言しやすくなる方法
上司が、どうやったら部下が会議で発言しやすくなるかを考えて、環境を作ることも必要でしょう。
では、部下が会議で発言しやすくなる方法をご紹介します。
話を最後まで聞いて一度肯定しておく
部下が会議で発言をした時、的外れなことを言ってしまうこともあるでしょう。
ですが、途中で話を遮ったり、否定的な意見を言うと、トラウマになって発言できなくなってしまいがちです。
会議で発言するには、勇気がいるため、最後まで話を聞いて一度肯定してから、自分の意見を伝えるといいでしょう。
話を理解しているかを確認しながら進める
部下が、話を聞き逃していたり、話が理解できていない場合、ほったらかしにするべきではありません。
会議中に、部下が会議内容を理解しているかを確認したり、「今までの中で、わからないところありますか？」と質問しつつ会議を進めれば、部下は、内容を理解し、発言できるようになるでしょう。
進行役が声かけをする
進行役が声かけをすると、発言する機会が平等に与えられます。
自主的に発言できない参加者には、声をかけて、発言するように促すといいでしょう。
会議で宿題を出して、次回の会議で発表をしてもらうのも一つの方法です。
日頃からコミュニケーションをとる
どんな意見を述べても否定されることがないと思えれば、会議で発言しやすくなります。
そうなるためには、日頃からコミュニケーションを取って、話しやすい関係を築くことが重要です。
始業前やお昼休みなどに雑談の機会を作って、仕事以外の話を気軽にできる信頼関係を築けることが望ましいでしょう。
まとめ
会議で発言できない原因には、緊張や理解不足などがあります。
会議の前に、準備をしっかりとして、発言に自信が持てると、会議で発言できるようになるでしょう。
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