報連相の目的とは？必要性と効果的に報連相をするポイントについて解説
2024.09.11
報連相は、業務をスムーズに行うためのビジネス上のコミュニケーションの基本です。
報連相が適切にできていないと、業務効率が低下したり、取引先に大きな迷惑をかけることになってしまいます。
今回は、報連相の目的や必要性、効果的に報連相をするポイントについて解説します。
報連相とは？
報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったビジネス用語です。
「報告」とは、部下が上司に指示された業務の進捗や成果を伝えることです。
「連絡」とは、上司やチームメンバーなどに、業務の進捗や関連情報を知らせることです。
「相談」とは、業務を進めていく中で、課題やトラブルなどを共有して、アドバイスを求めることです。
報連相の目的とは
報連相は、以下の目的で行われます。
スムーズに業務遂行できる
報連相がうまく行われていると、業務に関する必要な情報が共有されるため、業務効率の低下やミス・トラブルの発生を防ぐことができます。
報連相をすることによって、進捗が把握しやすいため、上司は、次の業務を準備したり、進捗が遅い業務をフォローすることができます。
人間関係が良好に保たれる
報連相をすると、コミュニケーションの数が増えます。
したがって、お互いの認識のずれを解消できるため、良好な人間関係や顧客満足度の向上が期待できます。
問題に迅速に対応できる
報連相をすると、トラブルを未然に防げたり、問題が発生した時に迅速に対応できます。
トラブル発生時にすぐ報告すれば、すぐに対応をすることができ、被害を最小限に抑えることができるでしょう。
チームワークを円滑に進められる
チームメンバー間で報連相をすると、各従業員のタスクの進捗状況がわかります。
そのため、手が空いているメンバーが、他のメンバーのサポートをすることができます。
報連相を正しく行うためのポイント
ここでは、報連相を正しく行うポイントをご紹介します。
ポイントを押さえて、正しい報連相をしましょう。
結論を先に述べる
報告をする際は、時間を無駄にしないためにも、まず結論を伝えて、その後で原因や経緯などを述べましょう。
結論を先に伝えると、上司はすぐに状況が把握ができ、次の指示を出しやすくなります。
客観的な事実を正確に伝える
報連相をする時は、客観的な事実を伝えましょう。
自分の感想を述べてしまうと、情報の客観性を損なう可能性があるので、注意する必要があります。
ミスやトラブルはすぐに報告する
ミスやトラブルが起こったら、被害を最小限に食い止めるために、すぐに上司に報告しなければいけません。
報告が遅れると、被害が大きくなってしまい、取り返しがつかなくなることがあります。
相談や報告をする際は、メモを持っていく
部下が上司に相談や報告をする場合、メモを持っていくといいでしょう。
相談の場合、上司からアドバイスをもらいますが、話の内容すべてを暗記できないため、メモにアドバイスを書いておくと、アドバイスを振り返ることができます。
また、報告する時に、焦ってしまい、何を言ったらいいのかわからない時がありますので、自分が伝えるべき内容をメモに書いて、報告しましょう。
伝えるタイミングを見極める
情報を共有するには、報告や連絡は、決まったタイミングに、メールなど事前に決めた方法で伝えましょう。
また、トラブルやミスの場合は、迅速に共有しましょう。
報連相の関連語「おひたし」「かくれんぼう」とは
報連相の関連語である「おひたし」と「かくれんぼう」について解説します。
「おひたし」とは
「おひたし」とは、以下の言葉の頭文字をとったビジネス用語です。
お：怒らない
ひ：否定しない
た：助ける
し：指示する
部下が遠慮なく伝えることができるよう、上司にも「おひたし」という対応のポイントがあります。
上司が部下から「報連相」を受けたら、部下の言葉を「おひたし」しながら、サポートしましょう。
「かくれんぼう」とは
かくれんぼうは、以下の言葉の頭文字をとったビジネス用語です。
・かく：確認
・れん：連絡
・ぼう：報告
かくれんぼうと報連相との違いは、「報告」が「確認」になっている点です。
かくれんぼうは、部下が上司に対して提案をして、上司は、それを「確認」して、問題がなければ承認します。
まとめ
「報連相」は、ビジネスの基本のスキルです。
報連相を適切にすると、業務効率がアップしたり、人間関係を良好にできるなど、さまざまなメリットがあります。
報連相を効果的に行うには、ポイントを押さえて、スキルを身につけることが求められます。
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